Betalen & Incasseren - Een incassorun maken

Een nieuwe incassoronde maken

1. Ga naar Kas & Banken > Betalen & incasseren.
2. Klik op [Nieuw] om een nieuwe ronde te starten.
3. Kies vervolgens voor incasseren (SEPA incasso Nederland)
4. Klik op [Openen].
   
    

De incassoronde begint met enkele instellingen en criteria voor het selecteren van de facturen die worden voorgesteld voor betalen.

• Incassodatum: selecteer de datum waarop de bank de betalingen dient uit te voeren.
   
• Periode: selecteer de periode die volgens de periodetabel in de administratie hoort bij de incassodatum. 

De andere beschikbare opties zijn afhankelijk van instellingen op het SEPANLDD betaaltype.

Als op het betaaltype de optie 'Vragen' is aangevinkt, dan kan deze optie bij een nieuwe incassoronde worden aangepast. Zie ook: Instellingen om te kunnen incasseren

• Criteria: Bij het aanmaken van een nieuwe ronde kunnen de criteria naar wens worden ingevuld, of laat de velden leeg.

• Relaties: Als alleen de facturen van één of een paar klanten moeten worden meegenomen in de incassoronde, dan kan het klantnummer van de betreffende relatie hier worden ingevuld.
  • Moeten alle klanten met openstaande posten worden meegenomen? Laat het veld dan leeg.
• Factuurnr. Als slechts één factuur moet worden geincasseerd, vul hier het factuurnummer in.
   
• Vervaldatum: Alleen facturen die een vervaldatum hebben die kleiner is dan of gelijk is aan de vervaldatum die in dit veld wordt ingevuld, zullen worden geselecteerd.
   
• Afwijking dagen betalingskorting: Bij de stamgegevens van de klant (debiteur) wordt een eventuele betalingskorting vastgelegd, het kortingspercentage en het aantal dagen waarbinnen het kortingspercentage geldig is. Gebruik dit veld om het aantal dagen voor de betalingskorting te verhogen.
  • Voorbeeld: als de waarde 3 wordt ingevuld, dan wordt het aantal kortingsdagen dat bij de stamgegevens van de klant staat verhoogt met 3.
  • Deze optie wordt toegepast voor alle facturen die in deze incassoronde worden geselecteerd.

De 6 fasen van een incassoronde

Elke incassoronde bestaat uit zes fasen:

1. Facturen selecteren om te incasseren
2. Geselecteerde facturen bewerken
3. Goedkeuring geven voor het betalen van de geselecteerde facturen
4. Financiële boekingen maken voor de geselecteerde facturen
5. Een incassobestand aanmaken voor de bank
6. De incassoronde beëindigen

Fase 1: Facturen selecteren om te incasseren

• Ga naar Kas & Banken > Betalen & incasseren
• In het overzicht staat de aangemaakte incassoronde
• Het veld 'Status' toont in welke fase de ronde zit: Geselecteerd (1/6)
  • De incassoronde heeft ook een uniek nummer gekregen. In het voorbeeld hieronder is het SEPANLDD/3.

• Rechts zijn drie blauwe knoppen beschikbaar:
  • Een potlood, om de lijst te kunnen bewerken, zie fase 2.
  • Een vierkantje: klik hier op voor het overzicht van de geselecteerde facturen.
    • Deze lijst kan niet worden aangepast, maar wel worden geëxporteerd naar PDF.
  • Een vinkje, voor het goedkeuren van de ronde, zie fase 3.

Goed om te weten: als een factuur niet wordt meegenomen in de incassoronde, controleer dan de volgende punten en instellingen.

1. Boekingstatus: De factuur heeft de status definitief of in het betaaltype moethet vinkje "Inclusief conceptboekingen" aan staan.
2. Afletterstatus: De factuur staat open en is beschikbaar, zie hiervoor eventueel het rapport debiteurenkaart.
3. Stamgegevens debiteur: Op de debiteur zijn instellingen gemaakt voor incasseren. De datum van ondertekening ligt voor de datum van de opgegeven incassodatum en het juiste incassoschema, B2B of Core, wordt gekozen bij een nieuw incassovoorstel.
4. Incassotype: Het incassotype zoals ingesteld op de debiteur komt overeen met het incassotype van de aangemaakte incassorun.
5. De verkoopboeking: Er staat geen vinkje op de factuur bij "Niet in betaalrun".
6. Alle posten moeten zijn geboekt in het dagboek Verkoop of Memoriaal. 

Fase 2 - Geselecteerde facturen bewerken

Het is mogelijk om wijzigingen aan te brengen in het incasso voorstel. Dit is niet verplicht.

• Klik op het potlood voor een overzicht van de geselecteerde facturen en de lijst te kunnen bewerken.
   
  • Als de ronde is opgevraagd met het potlood, dan verandert de status naar 'Bewerkt (2/6)'.
• Is op het betaaltype gekozen voor Groeperen: de facturen worden per klant getoond.
  • Klik op de blauwe button met het vergrootglas om alle geselecteerde facturen van de klant te bekijken.

• Betaalwaarde: Het bedrag kan naar wens worden aangepast, bijvoorbeeld als alleen een deelbedrag moet worden geïncasseerd. 
  • Wordt er een korting gegeven: Vul dan het bedrag van de korting in bij het veld Kortingsbedrag. Dit kortingsbedrag wordt in de administratie verwerkt op de kortingsgrootboekrekening. Zie ook: Instellingen om te kunnen incasseren
• Een factuur uit de incassoronde verwijderen: Verwijder het vinkje voor de gewenste factuur. 
   

Fase 3 en 4 - Facturen autoriseren en financiële boekingen aanmaken

• Fase 3, autoriseren: Klik op het blauwe vinkje om toestemming te geven voor het incasseren van de geselecteerde facturen.
• Automatisch zal opvolgend de financiële boekingen worden gemaakt in de administratie.
• Fase 4: De incasso heeft nu status: Geboekt (4/6).
   
  • De boekingen voor  incasso's worden geboekt in het dagboek INCASSO-OW.

Afhankelijk van de instellingen op het betaaltype, zullen de facturen na het uitvoeren van fase 4 zichtbaar blijven als openstaande post of automatisch worden afgeletterd. 

Een geselecteerde factuur wordt nu ook gemarkeerd als onderdeel van de incassoronde, inclusief het unieke nummer SEPANLDD/3.

• In fase 4 veranderen de blauwe buttons:
  • Een diskette, voor het aanmaken van het incassobestand, zie fase 5.
    • In sommige situaties is er geen diskette, maar een envelop. Zie fase 5
  • Een vierkantje: Het vierkantje heeft dezelfde functie als hiervoor: het opvragen van de betaaladvieslijst.
  • Een draaiende pijl: de incassoronde terugdraaien.
    • Moet de ronde nog worden gewijzigd: dit is alleen mogelijk door de huidige incassoronde terug te draaien en deze opnieuw aan te maken.
    • De ronde wordt dan ongedaan gemaakt, de boekingen worden gecorrigeerd en de status van de ronde gaat meteen over naar fase 6. Nu kan een nieuwe ronde worden gestart.
    • Let op: Houd er rekening mee dat er extra boekingen worden gemaakt in de administratie tijdens het terugdraaien. Dit kan geen kwaad, maar voor de overzichtelijkheid van de administratie raden we aan de noodzaak voor het terugdraaien van rondes zoveel mogelijk te vermijden.

Fase 5 - Incassobestand aanmaken voor de bank

Er zijn verschillende opties voor het doorgeven van het incassobestand aan de bank:

• Het bestand handmatig exporteren en doorgeven
• Het bestand direct versturen - beschikbaar voor de Rabobank en ABN AMRO

Het bestand handmatig exporteren en doorgeven

• Klik op de diskette om een incassobestand te aan te maken.
• De ronde gaat over naar fase 5.
• Het aangemaakte incassobestand kan worden gedownload vanuit het Bestandsbeheer.
  • Belangrijk: In het incassobestand staat technische informatie over alle facturen die worden geïncasseerd. Wijzig het betaalbestand niet zelf. Dit kan fouten veroorzaken bij de bank.
• Log vervolgens in bij het internetbankieren-portaal van de bank.
• Uploadt dan het incassobestand. De bank zal de incasso-opdrachten vervolgens uitvoeren.
  • Bij vragen over het uploaden van het incassobestand, neem contact op met de desbetreffende bank.
     

De incassoronde kan op dit moment nog worden teruggedraaid met het draaiende pijltje. Houd er hier ook rekening mee dat er extra boekingen worden gemaakt in de administratie tijdens het terugdraaien.

Belangrijk: als de incassoronde wordt teruggedraaid, raden we aan het incassobestand niet up te loaden bij de bank. Dit kan gevolgen hebben voor het kunnen boeken en afletteren van de facturen.
 

Het bestand direct versturen - Rabobank en ABN AMRO 

Als er een actieve bankkoppeling met de Rabobank of de ABN AMRO beschikbaar is, dan wijzigt de diskette in een envelop.

• Klik op de envelop om een incassobestand direct door te sturen naar de Rabobank of ABN AMRO.
• Er wordt een expliciete bevestiging gegeven zodra het bestand succesvol is verstuurd: "incassobestand voor incassorun xx is naar de bank verstuurd".

Let op: Het incassobestand is alleen naar de bank verstuurd. Deze opdracht wordt pas uitgevoerd nadat deze in het portaal van de bank geautoriseerd is door de bankrekeninghouder.

Fase 6 - Incassoronde beëindigen

Belangrijk: We raden aan om een incassoronde pas af te ronden nadat het bankafschrift met daarin de geïncasseerde facturen verwerkt in de administratie. 

Mocht de bank de incasso's niet kunnen uitvoeren, dan kan de incassoronde nog worden teruggedraaid. Na het terugdraaien kan een factuur eenvoudig opnieuw worden meegenomen in een nieuwe incassoronde. 

Nadat het incassobestand is aangemaakt, verschijnt er links een extra knopje in de incassoronde:

• De blauw knop met een vlaggetje: door op het vlaggetje te klikken, wordt de incassoronde afgerond.
• De status van de incassoronde naar fase 6. De incassoronde wordt hierdoor beëindigd.
   
  • Let op: als de incassoronde is beëindigd kan deze niet meer worden teruggedraaid.

 
Zodra de incassoronde op fase 6 staat, is de ronde beëindigd en zal de ronde uit het ronde-overzicht verdwijnen. Het is niet mogelijk om een beëindigde ronde te heropenen. Je kunt beëindigde rondes nog wel bekijken door het vinkje 'Toon afgeronde betaalrun's aan te vinken: dit toont afgeronde betaalruns en incassoruns.