Betalen & Incasseren - Instellingen om te kunnen betalen

Stamgegevens van crediteuren instellen

De bankgegevens worden vastgelegd in de stamgegevens van de relatie.

Let op: Zonder deze bankrekening kan de bank de betalingen niet verwerken en daarom kan er geen betaalbestand worden gemaakt zonder deze gegevens.

1. Ga naar Inkoop > Crediteuren.
2. Kies de specifieke crediteur.
3. Ga naar de tab 'Banken'.
4. Stel het betaaltype in.
   • Als het betaaltype 'SEPA betalingen Nederland' is geselecteerd, dan geeft het systeem middels een sterretje aan welke velden in de sectie 'Instellingen per bank' verplicht zijn

De sectie 'Instellingen per bank' bevat de velden die van toepassing kunnen zijn voor de bank van de crediteur. Let op: Voor betalingen aan buitenlandse leveranciers dienen alle velden te worden ingevuld.

• Rekeninghouder (Tenaamstelling): Naam van de relatie zoals deze bekend is bij de bank.
• Rekeningnummer: Oude notatie van het rekeningnummer, alleen de cijfers (BBAN). Dit is niet verplicht.
• IBAN: Standaard notatie van het rekeningnummer.
• BIC (ook bekend als SWIFT-code): De Internationale identificatiecode van de buitenlandse bank.
• Nationaal bank ID-nummer (Nationale bankcode): Filiaalcode van de bank. Ook bekend als Switch-code.
• Banknaam: de naam van de bank
• Adresregel 1 (Adres) / Huisnummer (Nr.) / Postcode / Staat: Geef hier de adresgegevens op van de (buitenlandse) bank.
• Plaats: De vestigingsplaats van de bank.
• Land: Het land van de bank. Bij de selectie 'Netherlands' controleert het systeem of het rekeningnummer (BBAN) en IBAN voldoen aan de voorwaarden voor een geldige Nederlandse bankrekening.
• Meerdere bankrekeningen: Gebruik de oranje knop [Toevoegen] om meerdere rekeningnummers voor de crediteur vast te leggen.
  • Let op: Markeer welke rekeningnummer de standaardrekening is. De standaardrekening van de crediteur wordt vervolgens gebruikt voor incasso-opdrachten. 

Betalen naar een G-rekening:

• Voeg de G-rekening toe op dezelfde manier als een bankrekening,
• Vink de optie 'Geblokkeerde rekening' aan,
• De verdere betaalcondities kunnen worden ingesteld onder de tab 'Betalingscondities'.
  • Instellingen geblokkeerde rekening: 
    • Geblokkeerde rekening: Het nummer van de g-rekening.
    • Ratio voor de geblokkeerde rekening: stel in welk percentage van de inkoop naar een g-rekening van de leverancier moet worden overgemaakt
    • Btw incl/excl: bepaal of de berekening van dit deel in- of exclusief btw is

Instellingen op het betaaltype

De instellingen van het betaaltype bepalen hoe er geïncasseerd wordt. 

Voor de instellingen: 

1. Ga naar Kas & Banken > Betalen & incasseren > Typen.
2. Open het type SEPANLCT.
3. Gebruik de schermafdruk en de toelichting hieronder om je keuzes vast te leggen.

Goed om te weten: Bij elke instelling in de schermafdruk hieronder staat het vinkje 'Vragen'. Staat het vinkje aan, dan kan bij een nieuwe incasso ronde deze optie alsnog worden aangepast. Als altijd dezelfde instellingen moeten worden gebruik, zet het vinkje dan uit. 

De opties die hieronder niet worden beschreven, kunnen op de standaard waarde blijven staan.

• Betaalwijze:
   
  • Detail: elke factuur wordt individueel betaald.
  • Groeperen: alle facturen op de relatie worden als één bedrag betaald.
  • Groeperen en verrekenen: alle facturen op de relatie worden als één bedrag betaald, nadat eventuele creditfacturen zijn verrekend.
  • Let op: de opties Detail en Groeperen houden dus geen rekening met eventuele creditfacturen.
• Inclusief conceptboekingen: mogen conceptboekingen worden betaald: zet deze optie aan.
• Bank: Kies hier het bankdagboek dat hoort bij de bankrekening waar vanaf je de betalingen wilt uitvoeren.
• Betaling creditfactuur toestaan: Is het uitbetalen van creditfacturen toestaan? Zet het vinkje dan aan.
  • Belangrijk: Creditfacturen van klanten worden alleen getoond als het betaaltype SEPANLCT ook (tijdelijk) op de klant wordt ingesteld.
• Geblokkeerde selectie: Bij de stamgegevens van de leverancier wordt ingesteld in welk percentage er moet worden overgemaakt naar de G-rekening van de leverancier.
  • Zowel de standaard als de geblokkeerde: er wordt apart betaald naar de standaard rekening en naar de G-rekening.
  • Ja: er wordt alleen betaald naar de G-rekening.
  • Nee: er wordt alleen betaald naar de gewone rekening.
• Betaalspecificatie: het is mogelijk om een betaalspecificatie te versturen. Zie hiervoor: Betalen & Incasseren - Betaalspecificatie
• Dimensies: deze instelling bepaalt hoe de openstaande posten worden afgeletterd:
  • Moeten de facturen zichtbaar blijven als openstaande post om zelf af te letteren: vul dan een sterretje (*) in bij het veld Relatie/kostenplaats.
    • Tip: zet hierbij de betaalwijze op 'Detail', zodat de betaalde bedragen overeenkomen met het factuurbedrag en tegen elkaar kunnen worden afgeletterd,
  • Moeten de facturen automatisch worden afgeletterd, en het totaalbedrag van alle facturen bij elkaar naar een tussenrekening worden overgeboekt? Vul dan de gewenste tussenrekening in bij het veld Grootboekrekening.
  • Let op: Vul slechts één veld in. Grootboekrekening of relatie/kostenplaats.
    • Wanneer beide velden een waarde bevatten, dan zal Twinfield crediteurboekingen buiten de hoofdrekening om boeken en kan er een foutmelding plaatsvinden dat het formaat van de dimensies niet overeenkomt

De omschrijving bepalen

Het is mogelijk om de omschrijving te bepalen wanneer de bank een factuur betaalt. Dit is de omschrijving die zichtbaar is op het bankafschrift van de leverancier. 

1. Ga naar Kas & Banken
2. Klik naast Betalen & incasseren op 'Formaten'.
3. Open het type SEPANLCT.
4. Klik naast 'Omschrijving van de betaling' op het veld om de beschikbare opties in een lijst te zien:
5. De volgende opties zijn beschikbaar:
   • Leeg:  De omschrijving wordt leeg gelaten.
     Omschrijving: De omschrijving die in de boeking van de inkoopfactuur staat, zal gebruikt worden als omschrijving.
     Relatie- en factuurnummer: De code van de leverancier en het factuurnummer zal gebruikt worden als omschrijving. Als er meerdere facturen zijn, wordt er een schuine streep tussen de factuurnummers geplaatst.
     • Let op: de bank kan een beperking stellen aan het aantal tekens dat gebruikt mag worden in de omschrijving van een bankafschrift. Als veel facturen tegelijk worden betaald, is er risico dat de code wordt afgekapt. Overweeg in dat geval om een betaalspecificatie te versturen.
   • Factuur: Alleen het factuurnummer zal als omschrijving worden gebruikt. Als het meerdere facturen zijn, wordt er een schuine streep tussen de factuurnummers geplaatst. Let hierbij ook weer op mogelijke beperkingen in het aantal tekens.
   • Vrij tekstveld 1, 2 of 3: Aan het inkoopdagboek kan een vrij tekstveld worden toegevoegd. De tekst die hier wordt ingevuld, kan ook worden vermeld in de omschrijving.
     • Ga hiervoor naar Instellingen > Administratie-instellingen > Dagboeken > Inkoopfacturen. Of kijk bij: Dagboeken
6. Als de omschrijving is aangepast, klik op [Opslaan].