How To
Betalen & Incasseren - Betaalspecificatie
TwinfieldTwinfield Classic
Binnen Twinfield is het mogelijk om een betaalspecificatie aan te maken wanneer er een betaalronde aangemaakt wordt. Deze specificatie kan met de relatie worden gedeeld.
Een betaalspecificatie ontwerpen
Het Twinfield voorbeeld sjabloon voor de betaalspecificatie is bijgesloten als bijlage onderaan dit artikel.
De layout van het voorbeeldsjabloon kan naar eigen inzicht aangepast worden.
Let op:
- In het voorbeeld sjabloon zijn 'mergevelden' (samenvoegvelden) opgenomen die verwijzen naar velden binnen Twinfield zoals factuurnummer. Deze velden dienen niet aangepast te worden.
- Velden kunnen wel worden toegevoegd, verschoven of verwijderd.
- De eigen ontworpen betaalspecificatie moet opgeslagen worden als een Word 97-2003 bestand, een .doc formaat.
De ontworpen betaalspecificatie moet in Twinfield worden ingelezen:
- Ga naar Verkoop > Word-sjablonen (oranje tegel)
- Voer een code in voor het sjabloon, bijvoorbeeld betaalspecificatie
- Klik op [Volgende]
- Vul de naam voor het sjabloon in
- Upload het betaalspecificatiesjabloon door op [Choose file] te klikken en het bestand te selecteren
- Klik op [Opslaan]
Wanneer er nu een betaal- of incassorun aangemaakt en geautoriseerd wordt, dan kan met de tweede button, rechts naast het icoon om het betaalbestand te maken, gekozen worden voor 'Betaalspecificatie aanmaken'. Door op dit icoontje te klikken wordt de betaal- of incassospecificatie aangemaakt in het bestandsbeheer.
Een betaalspecificatie instellen en versturen
Voor het verzenden van de specificatie per e-mail moeten er twee instellingen gemaakt worden.
- In het betaaltype moet worden ingesteld,
- De instellingen op de relatie moeten worden aangepast.
Het betaaltype instellen
- Ga naar Kas & Banken > Typen.
- Selecteer het gewenste betaaltype
- Verander de instellingen onder Betaalspecificatie:
- Voeg het Word-sjabloon toe dat eerder is opgeslagen
- Vul een e-mailadres in waarop relaties kunnen reageren.
- Klik op [Opslaan].
De instellingen op de relatie
- Voor leveranciers: Ga naar Inkoop > Leveranciers. Klik op de specifieke leverancier en ga naar 'Betaalspecificatie'.
- Voor klanten: Ga naar Verkoop > Klanten. Klik op de specifieke klant en ga naar 'Betaalspecificatie'
De beschikbare instellingen:
- Verstuurmethode: Stel in of de relatie de betaalspecificatie per e-mail ontvangt.
- De optie 'Bestandsbeheer' zorgt dat de specificatie wordt aangemaakt in het Bestandsbeheer. De specificatie wordt dan niet verstuurd.
- E-mailadres: vul het e-mailadres is waarop de relatie de betaalspecificatie wil ontvangen.
- Let op: hier kan één e-mailadres worden ingevuld. Het is niet mogelijk om de betaalspecificatie naar meerdere e-mailadressen tegelijk te sturen.
Als alternatief:
- Ga naar Financiële Professionals > Dimensies
- Klik op Debiteuren of Crediteuren (afhankelijk van wat voor type de relatie is)
- Selecteer de relatie waar het om gaat
- Ga naar het tabblad Betaalspecificatie
- Vul het e-mail adres in waarop de klant de betaalspecificatie wil ontvangen.
- Let op: voor betaalspecificaties kan slechts één e-mailadres worden opgegeven.
- Selecteer bij verzendmethode de optie per e-mail
- Klik op [Opslaan]
Wanneer er nu een betaal- of incassorun aangemaakt en geautoriseerd wordt, dan kan met de tweede button, rechts naast het icoon om het betaalbestand te maken, gekozen worden voor 'Betaalspecificatie aanmaken'.
Door op dit icoontje te klikken wordt de betaal - of incassospecificatie aangemaakt.
Op basis van de instelling op de relatie zal de betaalspecificatie in het bestandsbeheer aangemaakt worden of per e-mail verstuurd worden.
Goed om te weten:
- Als er in één betaal- of incassorun een relatie zit waarop is ingesteld dat deze de betaalspecificatie per email ontvangt, en een relatie waarop is ingesteld dat de specificatie naar het bestandsbeheer dient te gaan, dan worden beide acties uitgevoerd.
- Na deze actie zal er in het bestandsbeheer ook een .log bestand aangemaakt worden waarin staat of de betaalspecificatie succesvol verstuurd is of niet.
De klant ontvangt de volgende mail wanneer de betaalspecificatie per e-mail verstuurd wordt:
Wanneer de klant wil reageren op de mail, dan zal het antwoord worden verstuurd naar het e-mailadres dat bij het betaaltype is ingesteld.
Nuttige bronnen
Gerelateerde documenten
Technical Support - Contact met Twinfield Support
Dit document biedt informatie over hoe gebruikers ondersteuning kunnen krijgen voor Twinfield Boekhouden, waaronder het indienen van vragen en het aanmaken van support cases.
Bankboekingsinstructies
Dit document biedt instructies voor het gebruik van bankboekingsinstructies in Twinfield Boekhouden. Het behandelt het proces voor het bekijken, aanpassen, creëren en verwijderen van boekingsinstructies. Belangrijke elementen zijn de volgorde van uitvoering, criteria voor aflettering, en mogelijkheden om te filteren op verschillende kolommen. Het document omvat ook een instructievideo en visuele hulpmiddelen om gebruikers door de verschillende stappen te begeleiden.
Omschrijvingen bij bankregels
Dit artikel geeft meer informatie en toelichting over het toevoegen van omschrijvingen bij het verwerken van bankregels. Hiermee kunnen terugkerende bankregels vooraf makkelijker worden herkend op basis van de criteria, en nadat deze zijn geboekt op basis van de omschrijving.
Toewijzen bankregels
Dit document beschrijft het proces van het toewijzen van bankregels in Twinfield Boekhouden na het importeren van een bankafschrift. Het legt de verschillende tabbladen uit: "Toe te wijzen", "Voorgesteld", "Uitzoeken" en "Toegewezen", elk met specifieke kleuren en functies voor het beheren van banktransacties. Er worden instructies gegeven voor handmatige toewijzing, het omgaan met openstaande posten, en het boeken van het bankafschrift. Video-instructies zijn beschikbaar voor verdere verduidelijking van het toewijzingsproces.
Verkoopfactuur sjabloon ontwerpen
Dit document biedt een gedetailleerde handleiding voor het vormgeven van factuursjablonen in Twinfield.