Jaarafsluiting - Instellingen

Instructievideo

Perioden openstellen en afsluiten

Voor het uitvoeren van de jaarafsluiting is belangrijk dat de volgende perioden open staan:

• Voor correcties via voorafgaande journaalposten moet periode 55 van het huidige boekjaar open staan.
• Voor de beginbalans van het volgende jaar moet periode 0 van het opvolgende boekjaar open staan.

1. Ga naar Instellingen > Administratie-instellingen > Perioden.
2. Controleer en wijzig indien nodig de periode-instellingen van de administratie.
   1. Een handmatig gesloten periode kan worden geopend door een blauw vinkje te zetten achter de gewenste periode(n), onder de rechterkolom 'Open'.
3. Klik op [Opslaan] om de aanpassingen op te slaan.

Grootboekrekeningen voor de jaarafsluiting instellen

Voor het doen van de jaarafsluiting is vereist dat is ingesteld op welke grootboekrekeningen de jaarafsluiting moet worden geboekt.

• Ga naar Financiële professionals > Jaarafsluiting > Grootboekrekening instellingen.

De volgende grootboekrekeningen moeten worden bepaald:

1. Resultaat vorig boekjaar: de balansrekening voor het resultaat. Verplicht.
2. Tegenrekening winst en verlies: de winst & verliesrekening. Verplicht.
3. Vreemde valuta jaarafsluiting: balansrekening, optioneel.
   • Deze grootboekrekening geeft de optie om de openingsbalans van specifieke grootboekrekeningen in de transactievaluta van de betreffende valuta te creëren. 

Tip: De grootboekrekeningen worden standaard overgenomen uit de sjabloonadministratie. Als altijd dezelfde grootboekrekeningen worden gebruikt, stel deze in in de sjabloonadministratie(s).

Boekingsinstructies instellen voor de jaarafsluiting

Via Financiële professionals > Jaarafsluiting > Instellingen kunnen ook Boekingsinstructies worden ingesteld. 

Met deze functionaliteit kunnen balansrekeningen automatisch worden leeggeboekt. Dit biedt gebruikers de functionaliteit om boekingen, iedere jaarafsluiting hetzelfde - en dus voorspelbaar - te automatiseren. 

De gemaakte boekingen krijgen de volgende omschrijving:

• Periode 56: Jaarafsluiting 20xx, geboekt naar yyyy
   
• Periode 00: Jaarafsluiting 20xx, geboekt van zzzz

Belangrijk:  Als een boekingsinstructie niet geldig is tijdens de verwerking van het Jaareinde proces, wordt het Jaareinde proces gestopt en zal de gebruiker worden geïnformeerd over de reden via een log-bestand. 

Instellen boekingsinstructies in een administratie

1. Ga naar Financiële professionals > Jaarafsluiting > Boekingsinstructies
2. Kies voor [Nieuwe instructies]
3. Klik op [ + Groep toevoegen].
4. Er moet altijd minimaal 1 instructiegroep worden aangemaakt: vul een groepnaam in.
5. Bepaal de "van" en de "naar" grootboekrekeningen,
6. Klik voor [Opslaan]
7. Klik op [+ Boekingsinstructie] om een regel toe te voegen
   • Let op: Er kunnen maximaal 100 regels met instructies worden ingevoerd.

Het resultaat ziet er bijvoorbeeld als volgt uit: 

Instellen boekingsinstructies op omgevingsniveau

Om de boekingsinstructies te kunnen gebruiken in soortgelijke administraties, maak je deze aan in de sjabloonadministratie(s):

1. Ga in een willekeurige administratie naar Instellingen > Omgevingsinstellingen > Jaarafsluiting Boekingsinstructiesets
2. Kies voor [Nieuwe set]
3. Vul de verplichte velden in:
   • Algemeen: vul een unieke code en naam in.
   • Boekingsinstructies:
     • Selecteer een administratie. In dit geval de sjabloonadministratie
     • Groep naam: vul een groepnaam in.
     • Selecteer bij 'Rekening van' en 'Rekening naar' de gewenste grootboekrekeningen.
4. Kies [+Boekingsinstructie toevoegen] om meer regels toe te voegen.
5. Klik op [Opslaan]

Boekingsinstructies overnemen uit de sjabloonadministratie - per administratie

Het is mogelijk om in de administratie boekingsinstructies achteraf over te nemen uit de gewenste sjabloon administratie. 

1. Ga naar Financiële professionals > Jaarafsluiting > Boekingsinstructies
2. Kies voor [Koppel boekingsinstructieset]
3. Selecteer de juiste instructieset
4. Klik op [Opslaan].
   • Tip: Als de koppeling niet (langer) wenselijk is, gebruik dan de optie [Ontkoppel boekingsinstructieset]

Boekingsinstructies overnemen uit de sjabloonadministratie - in bulk

Het is mogelijk om instructiesets 'uit te rollen' over meerdere administraties, vanuit iedere administratie naar iedere willekeurige andere administratie. 

1. Ga naar Instellingen > Omgevingsinstellingen > Jaarafsluiting Boekingsinstructies.
2. Ga naar de regel met de instructieset die op de administraties moet worden toegepast.
3. Kies voor [Link to company]
4. In dit overzicht staan alle beschikbare administraties.
5. Selecteer links de gewenste administraties
6. Klik onderaan op [Toepassen].

Overige functies

Wijzig boekingsinstructieset 

1. Ga naar Instelling > Omgevingsinstellingen > Jaarafsluiting Boekingsinstructiesets.
2. De lijst met de beschikbare boekingsinstructiesets wordt geopend.
3. Ga naar de gewenste boekingsinstructieset en kies aan het einde van de regel het menu, de drie puntjes. 
4. Klik op het menu-item [Wijzig]. 
5. Nu kan de boekingsinstructieset worden bewerkt.
   • Let op: de code kan niet aangepast worden.
6. Klik op [Opslaan] 

Verwijderen boekingsinstructieset

1. Ga naar Instelling > Omgevingsinstellingen > Jaarafsluiting Boekingsinstructiesets.
2. De lijst met de beschikbare boekingsinstructiesets wordt geopend.
3. Ga naar de gewenste boekingsinstructieset en kies aan het einde van de regel het menu, de drie puntjes. 
4. Klik op het menu-item [Verwijderen].
5. Er wordt een melding gegeven over hoeveel administraties de instructieset gebruiken en wordt gevraagd of je zeker bent dat de geselecteerde boekingsinstructieset(s) permanent moeten worden verwijderd.
6. Kies [Verwijderen].