Dimensies - Grootboekrekeningen

Een nieuwe grootboekrekening aanmaken

1. Ga naar Financiële professionals > Dimensies
2. Kies vervolgens voor:
   • Balans
   • Winst & Verlies
   • Let op: Kies vooraf het juiste type grootboekrekening. Dit kan niet achteraf worden aangepast.
3. Vul een code in of kies voor "Eerste vrije code"
4. Klik op [Volgende].
5. Vul een naam in. Dit is een verplicht veld.
6. Klik op [Opslaan].
7. De grootboekrekening is nu aangemaakt. 

Codering van een grootboekrekening

Door gebruik te maken van de optie 'Eerste vrije code' stelt de toepassing een beschikbare code voor. Er kan ook zelf een code worden ingevuld.

De code van een grootboekrekening moet voldoen aan het ingestelde formaat dat is vastgelegd bij het dimensietype. Zie ook het onderdeel Dimensietypen

De standaardinstellingen zijn:

• Balansrekeningen (dimensietype BAS): [0-3][0-9][0-9][0-9]
  • [0-3] = het eerste karakter moet liggen tussen '0' en '3'.
  • [0-9] = de andere karakters moet tussen '0' en '9' liggen.
  • Voorbeelden: '0216', '3251'.
• Winst- en verliesrekeningen (dimensietype PNL): [4-9][0-9][0-9][0-9]
  • [4-9] = het eerste karakter moet liggen tussen '4' en '9'.
  • [0-9] = de andere karakters moeten tussen '0' en '9' liggen.
  • Voorbeelden: '4957', '9999'.

Instellingen van grootboekrekeningen

Na het aanmaken van de grootboekrekening zijn er vier tabbladen met opties beschikbaar:

1. Algemeen
2. Elektronische bankafschriften
3. Groepen
4. Koppelingen

1. Algemeen
Het tabblad 'Algemeen' bevat de volgende aanpasbare velden:

 

• Naam: De naam van de grootboekrekening.
• Geldigheid van de dimensie: Bepaal via deze velden eventueel binnen welke periode de grootboekrekening inzetbaar is. Voorkom hiermee dat er buiten de geselecteerde periode wordt geboekt op deze grootboekrekening.
  • Standaard is er geen limiet ingesteld en we adviseren deze optie beperkt te gebruiken. 

2. Elektronische bankafschriften
Dit tabblad wordt niet meer gebruikt. De elektronische bankafschriften worden verwerkt vanuit de Bankenmodule via Kas & Banken. 

3. Groepen
Het tabblad toont of de grootboekrekening onderdeel is van een rapportagestructuur en de daarin vastgelegde groep(en). 

• Rapportagestructuur: De structuur waar de grootboekrekening aan gekoppeld is., en binnen welke verdichting. 

Let op: Het is niet mogelijk om vanuit de grootboekrekening een koppeling met een rapportagestructuur te maken. Dit kan alleen via de functie 'Rapportagestructuren', zie ook Rapportagestructuren

• Groepen: Indien van toepassing is een grootboekrekening ook te verbinden aan één of meer dimensiegroepen.

Deze koppelingen vormen dan de basis voor bijvoorbeeld een uitwisseling met rapportagetools waarin een ander rekeningschema wordt gehanteerd. Zie ook het onderdeel Dimensiegroepen

4. koppelingen
Geef op dit tabblad aan welke koppelingen voor de grootboekrekening gelden. 

De volgende velden zijn beschikbaar:

• Verdere analyse: Maak met deze optie op de grootboekrekening een nadere specificatie (subadministratie) mogelijk op relatie (debiteuren/crediteuren) of kies voor een verdere uitsplitsing naar kostenplaatsen. De keuzelijst kent drie mogelijkheden:
  •  
    • Ja: verdere analyse is verplicht. Dimensie 2 (relatie of kostenplaats) moet altijd worden ingevuld.
    • Af en toe: verdere analyse is toegestaan, maar niet verplicht.
    • Nee: verdere analyse is niet toegestaan.
  • Let op: is deze optie ingesteld op 'Ja' of 'Af en toe', dan dient in de sectie 'Rekeningen koppelen' te worden aangegeven hoe deze grootboekrekening verder te analyseren. Zie verdere toelichting hieronder.
• Afletterbaar: Geef aan of de grootboekrekening 'Afletterbaar' of 'Niet afletterbaar' is.
  • Tip: Gebruik deze optie voor afletterbare tussenrekeningen, bijvoorbeeld de grootboekrekening 'Kruisposten'.
• Btw: Koppel de gewenste btw-code aan de grootboekrekening.
  • Tip: Bij invoer van bijvoorbeeld inkoop- en verkoopboekingen selecteert het systeem voor deze grootboekrekening automatisch de gekoppelde code.
  • Zet een vinkje bij de optie 'Vast' om te zorgen dat alleen deze btw-code bruikbaar is voor mutaties op deze grootboekrekening.
• Btw-type: Deze optie is niet van toepassing voor Nederland.
• Uitvoeringstype: Dit veld heeft verband met de intracommunautaire prestaties (opgaaf ICP), oftewel verkopen binnen EU. Geef met behulp van dit veld voor de grootboekrekening standaard aan of de prestatie (mits ICP van toepassing) een levering van goederen of van diensten betreft. 

Sectie 'Rekeningen koppelen'

Stel in deze sectie in hoe de grootboekrekening verder te analyseren, bijvoorbeeld:

• Verdere analyse op debiteuren (type DEB)
• Verdere analyse op crediteuren (type CRD)
• Verdere analyse op kostenplaatsen (type KPL)

Kies voor de volgende stappen om de verdere analyse in te stellen:

1. Klik op [Toevoegen] in de sectie 'Rekeningen koppelen'.
2. Geef op regelniveau aan om de grootboekrekening aan een 'Type', 'Code' of 'Groep' te verbinden. In het voorbeeld 'Verdere analyse op debiteuren' is de keuze 'Type'.
3. Vul vervolgens de gewenste waarde in, in dit geval dimensietype 'DEB'.

Een kostenplaats verplichten:

Een ander voorbeeld is de grootboekrekening '4100 - Huur' met de behoefte om deze rekening bij invoer nader te specificeren op een kostenplaats:
 

Mocht de behoefte bestaan om een grootboekrekening te verbinden aan één specifieke code, bijvoorbeeld een vaste kostenplaats, dan is de optie 'Code' de juiste keuze.

• Standaard wordt het dimensie-niveau ingesteld op 'Niveau 2'.
• Vul vervolgens de code van de kostenplaats in om de grootboekrekening standaard hieraan te verbinden.

Een project of activum verplichten:

Naast de koppeling met relaties en kostenplaatsen is het ook mogelijk om verband aan te brengen met een project of activum. Hiervoor dient altijd een koppeling te zijn naar kostenplaats (dimensie 2) alvorens een project of activa (dimensie 3) te verbinden.
Deze koppeling ziet er dan als volgt uit:
 

Belangrijk: Klik altijd op [Opslaan] om de gemaakte instellingen en wijzigingen te bewaren.

Grootboekrekening verwijderen of verbergen

Als een bepaalde grootboekrekening niet langer gebruikt wordt, dan is het mogelijk om deze te verwijderen of te verbergen. 

1. Ga naar Financiële professionals > Dimensies
2. Kies vervolgens voor:
   • Balans
   • Winst & Verlies
3. Kies de grootboekrekening die moet worden verwijderd of verborgen,
4. Klik onderaan op de beschikbare optie: [Verwijderen] of [Verbergen]
   • [Verwijderen]: Is de grootboekrekening nog niet gebruikt voor boekingen? Dan is de grootboekrekening te verwijderen en is de code van de grootboekrekening weer opnieuw te gebruiken.
     • Let op: Zodra er op een grootboekrekening is geboekt, kan deze niet meer worden verwijderd. Dit is inclusief conceptboekingen die op een later moment worden verwijderd of overgeboekt.
   • [Verbergen]: Op de grootboekrekening zijn al boekingen verricht. Aan de hand van deze knop is de grootboekrekening enkel te verbergen. Op de grootboekrekening kan niet meer worden geboekt en deze is niet meer zichtbaar in het dimensie overzicht. De boekingshistorie op de rekening blijft wel behouden.

Een verborgen grootboekrekening herstellen

Het is mogelijk om een verborgen grootboekrekening weer terug te halen. Dit gaat op basis van de dimensiecode, ofwel het grootboekrekeningnummer. 

1. Ga naar Financiële Professionals > Dimensies > kies dimensie type Balans of Winst&Verlies
2. Voer het originele grootboekrekeningnummer in en klik op [Volgende].
3. Nu wordt de verborgen dimensie getoond.
4. Klik op [Opslaan] om de verborgen dimensie te herstellen.
5. Nu is de grootboekrekening weer beschikbaar om op te boeken

Indien de dimensie code niet bekend is, kan deze worden opgevraagd via één van de onderstaande rapporten afhankelijk van het dimensietype:

• Grootboekrekeningoverzicht
• Crediteurenoverzicht
• Debiteurenoverzicht
• Kostenplaatsenoverzicht
• Projectenoverzicht
• Activiteitenoverzicht

Open het rapport en kies in de criteria bij Status voor 'Verborgen' en kies [Volgende]: alle verborgen dimensies zullen getoond worden.