Een herinnering of aanmaning versturen (Classic)

Dit artikel heeft alleen betrekking op de oranje Classic facturatie module. Dit betreft de opties op de pagina Verkoop, naast de tegel Aanmanen.
 

Een word-sjabloon uploaden

Een eigen Word-sjabloon kan worden aangemaakt op basis van het standaard-sjabloon in de bijlage. Download de bijlage onderaan dit artikel en pas de opmaak naar wens aan. 

Let op: Een word-sjabloon dient opgeslagen te worden als een word 97-2003 bestand met de extensie '.doc'. Twinfield zal een d-melding geven wanneer het sjabloon met een ander bestandsformaat wordt ingelezen.

Als er al een .docx of ander bestand is aangemaakt, kan deze op de volgende wijze worden geconfigureerd naar een .doc bestand:

1. Open het bestand in Word,
2. Ga linksboven naar Bestand > Opslaan als,
3. Geef het bestand een nieuwe, herkenbare naam en kies in dit venster 'opslaan als type: Word 97-2003 document (*.doc)',
4. Sla het bestand op. Dit bestand is nu klaar voor gebruik.

Het Word-sjabloon wordt als volgt in Twinfield ingesteld:

1. Ga naar Verkoop > Word-sjablonen (kleine oranje tegel)
2. Voer een code in.
3. Klik op [Volgende]
4. Geef het sjabloon een naam.
5. Klik op [Choose file] en selecteer het Word-bestand.
6. Klik op [Opslaan].

Aanmaanscenario's

Aanmaanrondes worden gebaseerd op een aanmaanscenario. Het scenario bepaald welke acties er ondernomen worden voor een bepaalde factuur, bijvoorbeeld:

• Een eerste herinnering,
• Een aanmaning,
• Een ingebrekestelling of tweede aanmaning.

Het aanmaanscenario kan als volgt worden ingesteld:

1. Ga naar Verkoop

2. Klik naast de tegel 'Aanmanen' op Scenario's

3. Selecteer het standaardscenario

• Alternatief: maak een nieuw scenario door een code in te vullen en te klikken op [Volgende]

4. Vul bij het tabblad 'Algemeen' de criteria in.

• Als de optie 'vragen' aangevinkt staat, dan kan de criteria bij elke ronde afzonderlijk aangepast worden.

5. Geef aan of er elektronisch aangemaand dient te worden. Vink deze optie aan

• Als Elektronisch aanmanen is aangevinkt, vul het e-mailadres in waarop de reacties van de klant binnen moeten komen.
• Vul bij 'bericht' een standaard tekst in die getoond moet worden in de e-mail van de aanmaning.
  • In het onderwerp van de e-mail staat standaard "Elektronische herinnering/aanmaning van <administratienaam>", zodat deze herkenbaar is. Dit kan niet worden aangepast.

6. Ga naar het tabblad 'Aanmaningen'.

7. Klik bij een nieuw scenario op [Toevoegen]

8. Selecteer in de kolom 'Word-sjabloon' het gewenste Word-sjabloon voor de actie.

9. Geef in de kolom 'Actie' aan welke actiecode het betreft en geef bij E-aanmanen aan of de actie elektronisch verstuurd dient te worden of niet:

• Klik op [Toevoegen] om extra actie regels toe te voegen.
• Klik op het rode kruis om acties te verwijderen.
• Gebruik de blauwe pijlen om de volgorde van de acties aan te passen.

10. Klik nadat alles is ingevuld en geselecteerd op [Opslaan]

Het scenario is nu ontworpen en kan gebruikt gaan worden voor een aanmaanronde.
 

Instellingen op debiteurniveau

Om aanmaningen per mail te verzenden, zijn de volgende instellingen noodzakelijk:

1. Ga naar Verkoop > Debiteuren
2. Ga naar het tabblad Kredietbeheer.
3. Zet achter aanmanen/overzicht ''ja, per email'' .
4. Vul het e-mailadres in
5. Klik op [Opslaan].

Nieuwe aanmaanronde

Door een nieuwe aanmaanronde te maken zullen herinneringen en/of aanmaningen daadwerkelijk worden aangemaakt en, indien ingesteld, verstuurd. Een nieuwe aanmaanronde wordt als volgt aangemaakt:

1. Ga naar Verkoop
2. Klik naast Aanmanen op Ronden
3. Kies [Nieuw] en selecteer het gewenste scenario.
4. Wijzig eventueel de naam van de nieuwe aanmaanronde en selecteer de peildatum.
   • Geef eventueel extra criteria op. dit is niet verplicht.
5. Kies [Volgende]

De aanmaanronde wordt nu voorgesteld op basis van de instellingen en de openstaande facturen. Er is nu een aantal opties:

• Het potlood: Het voorstel bekijken en eventueel bewerken.
  • Het is mogelijk om op klantniveau of op factuurniveau facturen uit te sluiten van de aanmaanronde door de vinkjes te verwijderen.
• De stapel papieren: klik op 'Aanmaningen genereren' om het voorstel te verwerken, afhankelijk van de instellingen:
  • De aanmaningen worden gemaakt en klaargezet in het bestandsbeheer.
  • Of de aanmaningen worden naar de klanten gemaild, indien dit is ingesteld.
• De vlag: De aanmaanronde afronden. Door de aanmaanronde af te ronden worden de gekozen acties van het scenario verwerkt. Dit is van belang voor een eventuele volgende aanmaanronde; de afronding bepaalt de actiedatum. Deze actiedatum is, in combinatie met het aanmaanscenario, van belang voor de eventuele volgende acties.
  • Een aanmaanronde kan ook worden verwijderd door op het rode kruis aan het begin van de regel te klikken. Hiermee worden de gekozen acties niet uitgevoerd of verwerkt op de factuur.