Herhalende boekingen

Waar kunnen herhalende boekingen voor gebruikt worden? 

De functie Herhalende boekingen kan worden gebruikt voor 'herhalende' boekstukken die per periode nagenoeg gelijk aan elkaar zijn:

• Een herhalende boeking is gelijk aan een eerder gemaakte boeking, alleen de datum en de periode voor de nieuwe boeking moeten worden ingegeven. 
  • Denk bijvoorbeeld aan salaris- of afschrijvingsboekstukken. 

Herhalende boekstukken kunnen ook worden gebruikt om boekingen te corrigeren:

• Een boekstuk met een groot aantal boekingsregels dat per abuis in een verkeerd jaar is geboekt kan op eenvoudige wijze worden gecorrigeerd, zonder de boeking opnieuw in te moeten voeren.
• Van het foutieve boekstuk kan een herhalende boeking worden gemaakt.
  • Vul op basis van de herhalende boeking de juiste periode in en verwerk het (nieuwe) boekstuk.
    • Heeft de oorspronkelijke boeking de status concept, dan is deze nu te verwijderen.
    • Maak in het geval van een definitief boekstuk een tegengestelde boeking aan.

Instructievideo

Aanmaken van een herhalende boeking

Een herhalende boeking wordt altijd aangemaakt op basis van een bestaand boekstuk, de 'bronboeking'. Hiervoor zijn de dagboekcode en het boekstuknummer nodig. Om deze te vinden:

1. Ga naar Financiële professionals > Boekingen > Boekingsregels.
2. Klik bij Invoerverslag op 'Openen'.
3. Vul de nodige zoekcriteria in.
   • Geef bijvoorbeeld de tijdspanne op en selecteer het dagboek die betrekking hebben op het boekstuk.
4. Klik op [Volgende >] voor het overzicht, om de juiste boeking te vinden.
5. Is de boeking gevonden, dan tonen de kolommen 'Dagboek' en 'Boekst nr' de gewenste gegevens.
6. Noteer deze gegevens

De dagboekcode en het boekingsnummer van de bronboeking zijn nu bekend.
Volg de volgende stappen om een herhalende boeking aan te maken:

1. Ga naar Financiële professionals > Boekingen > Herhalende boekingen.
2. Klik op oranje knop [Beheer]
3. Klik op [Toevoegen] om een nieuwe herhalende boeking aan te maken.
4. Aan de hand van de onderstaande velden zijn de specificaties van de herhalende boeking op te geven:
   • Naam: Vul een naam in.
     • Tip: zorg dat de naam de aard van de boeking representeert en goed herkenbaar is.
   • Dagboek: Selecteer het dagboek waarin de periodieke boeking wordt vastgelegd. Het geselecteerde dagboek moet hetzelfde zijn als het dagboek waarin de bronboeking is verwerkt.
   • Boekstuknummer: Geef op deze positie het boekingsnummer op van de boeking die als basis dient voor de herhalende boeking.
5. Klik op [Opslaan] om de herhalende boeking aan te maken.

Een herhalende boeking gebruiken

Als de herhalende boeking is toegevoegd aan de lijst, dan kan deze worden gebruikt voor nieuwe, herhalende boekstukken in de administratie:

1. Ga naar Financiële professionals > Boekingen > Herhalende boekingen.
2. Klik nu op de gewenste herhalende boeking, in dit voorbeeld de 'Salaris journaalpost'.
3. Vul de boekingsgegevens aan, bijvoorbeeld de datum en periode, of wijzig het boekstuk naar behoefte
4. Klik op  [concept] of [definitief] om het boekstuk te verwerken.
5. De boeking is succesvol als het systeem een pop-up geeft met het boekingsnummer.

Let op: wijzigingen die hier worden gedaan worden alleen bewaard in de huidige boeking. Deze worden niet opgeslagen in de herhalende boeking zelf. Dit moet apart worden aangepast.

Herhalende boekingen aanpassen

De instellingen van een herhalende boeking kunnen worden aangepast. Ook hier wordt uitgegaan van een dagboekcode en boekstuknummer.

Tip: Gebruik een boekstuk dat eerder met dezelfde herhalende boeking is aangemaakt om de gegevens te behouden, en de laatste wijzigingen mee te nemen in de volgende herhalende boeking.

1. Ga naar Financiële professionals > Boekingen > Herhalende boekingen.
2. Klik op de oranje knop [Beheer] om de instellingen van de herhalende boeking(en) te openen.
3. Pas in de lijst de specificaties van een herhalende boeking aan (naam, dagboek of boekingsnummer),
   • Alternatief: Voeg een nieuwe herhalende boeking toe met de oranje knop [Toevoegen]
4. Klik op [Opslaan] om de wijziging in de lijst vast te leggen.

Een herhalende boeking kan worden verwijderd door te klikken op het rode kruisje aan het begin van de regel.

Goed om te weten: het aanpassen of verwijderen van de herhalende boeking via beheer heeft geen invloed op het oorspronkelijke boekstuk (bron).