Rapporten - Rapportagestructuren beheren

Belangrijke informatie voor beheerders

Nadat een rapportagestructuur is bewerkt moeten de wijzigingen worden opgeslagen. Hier is het mogelijk om de wijzigingen in de structuur te delen met andere administraties.

Let op: deze opties kunnen invloed hebben op rekenschema's in andere administraties binnen de omgeving.

Neem de opties in dit artikel voor opslaan van koppelingen goed door.

Opties voor opslaan

Ga naar Rapporten > Rapportagestructuren
Kies de gewenste rapportagestructuur
Maak de gewenste aanpassingen
Klik op [Opslaan]
- Bij het [Opslaan] worden de opties voor opslaan in een nieuw venster getoond:

De basis

Bij het opslaan van een rapportagestructuur moeten de volgende punten worden gecontroleerd:

Administraties selecteren: Veranderingen in de koppelingen van grootboekrekeningen naar verdichtingen kunnen beschikbaar worden gemaakt voor andere administraties:
- Gekoppeld aan structuur (standaard ingesteld): Toont een lijst van administraties die al dezelfde rapportagestructuur hebben als de administratie waarin de aanpassingen worden doorgevoerd.
- Alle: Deze optie toont een lijst met alle administraties die voor de gebruiker beschikbaar zijn.
  - Vink de gewenste opties aan om de administraties te selecteren waar de veranderingen naartoe gekopieerd moeten worden.
- Via sjabloon: Een lijst met de beschikbare sjabloonadministraties wordt nu getoond. Bij elke sjabloonadministratie die wordt geselecteerd, worden veranderingen ook gekopieerd naar alle administraties die aan het sjabloon zijn gekoppeld en waar de betreffende gebruiker toegang toe heeft.
- Via groep: Een lijst met groepen wordt getoond. Bij elke groep die wordt geselecteerd, worden veranderingen ook gekopieerd naar de administraties die aan die administratiegroep zijn gekoppeld en waar de betreffende gebruiker toegang toe heeft.

Ook belangrijk:

Huidige administratie: de administratie of sjabloon waarin je staat; waar van uit je de acties doet.
Bestemmingsadministratie: de administratie(s) waarin je de veranderingen wilt doorvoeren.
Automatische koppeling van grootboekrekeningen:
- Niet-bestaande grootboekrekeningen aanmaken en koppelen: niet alleen de koppelingen tussen de grootboekrekeningen en de verdichtingen worden gekopieerd, maar ook worden er automatisch grootboekrekeningen aangemaakt voor zover deze rekeningen nog niet bestaan in de administraties waarnaar de veranderingen worden gekopieerd.
- Koppeling voor bestaande grootboekrekeningen aanmaken: alleen de koppelingen tussen grootboekrekeningen en de verdichtingen worden gekopieerd. Alle niet-bestaande grootboekrekeningen worden niet aangemaakt.
Synchronisatie:
- Volledig: Bij deze optie wordt gekeken naar het volledige rekeningschema en de gemaakte instellingen. Deze worden doorgevoerd naar de administraties die zijn aangevinkt bij de administratieselectie.
- Veranderingen: In dit geval wordt dezelfde actie uitgevoerd als hierboven, met dit verschil dat er nu alleen wordt gekeken naar de huidige wijzigingen die zijn doorgevoerd in de rapportagestructuur.

De opties voor opslaan en resultaten

Hieronder worden 6 scenario's omschreven van de verschillende combinaties van de opties voor Opslaan, en de resultaten hiervan.

1. De standaard instelling bij opslaan:

Automatische koppeling: Koppeling voor bestaande grootboekrekeningen maken
Synchronisatie: Veranderingen

Het systeem zal de verandering(en) die zijn gemaakt doorzetten naar de geselecteerde bestemmingsadministraties.

Let op: Alleen de huidige wijzigingen worden doorgezet. Eerdere wijzigingen die niet zijn gedeeld met andere administraties worden niet meegenomen.

TIP: als de verandering alleen in de huidige administratie moeten worden bewaard, selecteer dan “alle” bij de administratieselectie.

Standaard staat het vinkje van de huidige administratie aangevinkt.
Overige administraties uit deze omgeving staan standaard uit.

2. Aanvinken van:

Automatische koppeling: Niet-bestaande grootboekrekeningen aanmaken en koppelen
Synchronisatie: Veranderingen

Bij deze optie worden de volgende veranderingen doorgevoerd:

De nieuw aangemaakte grootboekrekeningen en de koppeling van deze rekeningen aan de rapportagestructuur worden doorgezet naar de geselecteerde bestemmingsadministraties.
- Als de grootboekrekening wel bestaat in de huidige administratie, maar nog niet in de bestemmingsadministratie zal deze worden aangemaakt.
  - Het betreft hier alleen de gemaakte koppeling van nieuwe grootboekrekening die in de handelingen van zojuist zitten.
- Het vinkje "Niet-bestaande grootboekrekeningen aanmaken en koppelen" doet niets met bestaande grootboekrekeningen.
  - Het eerste vinkje heeft alleen betrekking op niet-bestaande grootboekrekeningen.
  - Het tweede vinkje heeft alleen betrekking op wel-bestaande grootboekrekeningen.
    - Is bijvoorbeeld een bestaande rekening verplaatst en deze rekening bestaat ook al in de bestemmingsadministratie, zal deze rekening in de bestemmingsadministratie blijven staan op de oude plek omdat het tweede vinkje niet is geselecteerd.

3. Aanvinken van:

Automatische koppeling: Niet-bestaande grootboekrekeningen aanmaken en koppelen plus
Automatische koppeling: Koppeling voor bestaande grootboekrekeningen maken
Synchronisatie: Veranderingen

De wijzigingen die zojuist zijn gemaakt met bestaande en nieuw aangemaakte rekeningen (die nog niet in de bestemmingsadministratie bestaan) zullen worden doorgevoerd.
Rekeningen die niet zijn verplaatst blijven in de bestemmingsadministratie op dezelfde plaats staan. Nieuwe rekeningen die in een vorige wijziging zijn gemaakt worden niet doorgevoerd. Het betreft ten slotte alleen de handelingen van zojuist.

4. Aanvinken van:

Automatische koppeling: Koppeling voor bestaande grootboekrekeningen maken
Synchronisatie: Volledig

Alleen bestaande grootboekrekeningen die ook daadwerkelijk in de administratie van bestemming voorkomen zullen gekoppeld worden.

Let op:

Grootboekrekeningen die in de bestemmingsadministratie aan een andere verdichting is gekoppeld worden aangepast. Deze wordt nu gekoppeld aan de verdichting zoals ingericht in de huidige administratie of sjabloon waar van uit je de actie doet.
Er worden geen nieuwe grootboekrekeningen aangemaakt in de bestemmingsadministratie die wel voorkomen in de huidige administratie
Grootboekrekeningen die niet voorkomen in de huidige administratie, maar wel al gekoppeld zijn in de bestemmingsadministratie worden ontkoppeld.
- Met andere woorden, het systeem zet eerst alle rekeningen terug in het “bakje” grootboekrekeningen en bouwt de rapportagestructuur opnieuw volgens, in overeenstemming met de administratie of sjabloon waarin je staat voor de grootboekrekeningen die ook voorkomen in de bestemmingsadministratie. Er wordt dus nog niets gedaan met nieuw aangemaakte grootboekrekeningen. Grootboekrekeningen die niet voorkomen in de huidige administratie laat het systeem in de bestemmingsadministratie staan in het bakje grootboekrekeningen.

5. Aanvinken van:

Automatische koppeling: Niet-bestaande grootboekrekeningen aanmaken en koppelen
Synchronisatie: Volledig

Alle grootboekrekeningen die niet in de bestemmingsadministratie voorkomen zullen worden aangemaakt en gekoppeld. De overige koppelingen blijven op de plaats.

6. Aanvinken van:

Automatische koppeling: Niet-bestaande grootboekrekeningen aanmaken en koppelen plus
Automatische koppeling: Koppeling voor bestaande grootboekrekeningen maken
Synchronisatie: Volledig

Dit is een combinatie van 4 en 5: alle punten van scenario 4 en 5 worden uitgevoerd

Aandachtspunten:

PAS OP!
Bij de optie "Niet-bestaande grootboekrekeningen aanmaken en koppelen" in combinatie met "volledig" (scenario 5 of 6 hierboven), zal het systeem iedere grootboekrekening in de bestemmingsadministratie koppelen zoals in de huidige administratie.

Met de optie “Koppeling voor bestaande grootboekrekeningen aanmaken” zullen de grootboekrekeningen die al gekoppeld zijn in de bestemmingsadministratie en waarvan de koppeling NIET in de huidige administratie voorkomt worden ONTKOPPELD!

Dus alle later bijgemaakte grootboekrekeningen die op administratieniveau zijn gekoppeld in de bestemmingsadministratie zet het systeem terug.
- De ontkoppelde grootboekrekeningen zijn teruggezet onder het tabblad 'Grootboekrekeningen'. Er wordt dus echt gesynchroniseerd met de huidige sjabloon (of administratie).
- Dit is handig als alle administraties gelijk moeten worden gemaakt met het sjabloon. De bijgemaakte grootboekrekeningen die niet aan een bestaande grootboekrekening van het sjabloon zijn gekoppeld worden weer teruggezet, zodat deze opnieuw moeten worden vergelijken met het voorgeschreven sjabloon.

TIP 1: Maak een zo groot mogelijk allesomvattend sjabloon speciaal voor het onderhoud van de rapportagestructuren. Klant-specifieke grootboekrekeningen die ook generiek te gebruiken zijn kunnen dan in dit sjabloon worden opgenomen.

Let goed op bij het geregeld synchroniseren met de optie volledig van een sjabloon naar meerdere administraties, bijvoorbeeld bij het inrichten van het RGS-rapportagestructuur.
Staan de laatst bijgemaakte rekeningen in administraties niet in dit sjabloon (zie bovengenoemde tip), dan zullen deze rekeningen weer worden ontkoppeld. Synchroniseer naar een administratie één keer volledig en werk daarna alleen met de optie verandering.

TIP 2: Met scenario 2 ("Niet bestaande grootboekrekeningen aanmaken en koppelen" i.c.m. verandering) kunnen de bijgemaakte rekeningen in een administratie eenvoudig in het allesomvattende sjabloon zetten als deze zojuist gekoppeld. Het beste is deze actie te doen na de eerste synchronisatie. Het sjabloon is nu de bestemmingsadministratie.