Vaste activa - Methoden en types

Methoden vastleggen

De boekingsinstructies voor de activamodule worden vastgelegd in methoden. In een methode leg je vast welke grootboekrekeningen gebruikt moeten worden voor iedere basisactie en hoe het afschrijvingsbedrag moet worden berekend. Deze methoden zijn bepalend voor een efficiënt gebruik van deze module en van belang voor het standaardiseren van de verwerking van activa.

1. Welke afschrijvingsmethoden zijn er?
In de vaste activa module kunnen verschillende afschrijvingsmethoden worden gekozen:

Lineair
Lineair excl. restwaarde
Degressieve afschrijving
Degressieve afschrijving excl. restwaarde
Vast bedrag per afschrijving
Geen afschrijving

De afschrijving van een nieuw activum wordt ingevuld op basis van de gekozen methode, maar dit is een voorstel: deze instellingen zijn aanpasbaar per regime voor ieder activum. De methode helpt om efficiënt activa te activeren.

Een methode instellen

Ga naar het menu Vaste activa en klik op Activa methoden.

Klik daarna rechtsboven bij Gerelateerd op Nieuwe methode. De schermafdruk hieronder toont het scherm Nieuwe methode. In de schermafdruk hebben alle onderdelen een nummer gekregen. Gebruik de tabel onder de schermafdruk voor een toelichting op elk onderdeel.

Er kunnen meerdere methoden aangemaakt worden zodat er per activa-categorie aparte boekingsinstructies kunnen worden vastgelegd. Dit is handig als er bijvoorbeeld voor inventaris en vervoersmiddelen andere grootboekrekeningen gebruikt worden.

Goed om te weten: Vanuit het het menu Vaste Activa > Activa methoden is het ook mogelijk om activamethoden te exporteren en importeren. Op dit moment accepteert de import geen decimalen bij de percentages.

1: Geef de methode een unieke code en een naam. Gebruik als code bijvoorbeeld INVENTARIS en als naam Inventaris.
2: Deze instelling heeft betrekking op het activa-overzicht. Hier stel je in of het activum na het aanmaken eerst in het tabblad Te activeren moet verschijnen of dat het meteen gebruikt kan worden in het tabblad Actief.
3: Hier stel je de balansrekening in waarop de inkoopwaarde moet worden geboekt.
4: Hier stel je de balans- en winst-en-verliesrekening in waarop de afschrijving van de inkoopwaarde moet worden geboekt.
5: Hier stel je de balans en winst-en-verliesrekening in waarop een herwaardering geboekt moet worden.
6: Hier stel je de balans- en winst-en-verliesrekening in waarop de afschrijving van een herwaardering geboekt moet worden.
7: Hier stel je de balansrekening in waarop het nog te ontvangen verkoopbedrag moet worden geboekt en de winst-en-verliesrekening waarop het verkoopresultaat moet worden geboekt.
8: Hier stel je per regime in op welke manier er over hoeveel periodes moet worden afgeschreven. Als je een activum aan de methode koppelt dan worden deze instellingen als standaard instellingen gebruikt, maar je kunt per activum de afschrijvingsinstellingen naar eigen wens aanpassen. De afschrijvingsinstellingen in een activum zijn leidend.

Types

1. Types vastleggen
In de activarapporten kunnen activa gegroepeerd worden met behulp van categorieën. Dit kun je vergelijken met de rapportagestructuur in Twinfield. Elke categorie wordt vastgelegd als een activa-type. Ga naar het menu Vaste activa en klik op Activa types. Er kunnen tot drie niveaus diep categorieën ingesteld worden waarop gerapporteerd kan worden. De activatypes zullen vervolgens getoond worden wanneer je een activarapport opvraagt. De schermafdruk hieronder toont een voorbeeld over hoe ze kunt instellen.

Goed om te weten: Wanneer er vanuit het het menu Vaste Actia naar Activa types wordt gegaan, is het ook mogelijk om activatypes te exporteren en importeren. Laat voor nieuwe activatypes de kolommen B, C en D leeg in het Excel-bestand dat voor de import gebruikt wordt.

Nadat de activa-types zijn aangemaakt, kunnen ze worden gekoppeld aan activa.

2. Importeren/exporteren van activa-types
Het is ook mogelijk activa-types te importeren of exporteren. Het sjabloon voor een import kan zelf gegenereerd worden in Twinfield. Ga naar Vaste activa > Activa types en kies rechtsonder op de pagina voor het pijltje naast [Importeren]. Kies vervolgens voor 'Exporteer naar Excel'.

Goed om te weten: In het gedownloade Excel-bestand zijn waarden voor huidig en nieuw ingevuld.

Bij het maken van wijzigingen in de administratie waar de export is gemaakt kunnen de waarden voor huidig behouden blijven.
Bij het importeren van types in een andere administratie moeten alle waarden onder huidig leeg worden gehaald. De kolommen en kopregel wel laten staan.
In kolom A kan de administratiecode worden ingevuld of deze kolom mag ook leeg gelaten worden. Zo kunnen de activa types eenvoudig in meerdere administraties worden geïmporteerd.