Verkoopfactuur ontwerpen voor de Classic facturatie module

Classic facturatie module

In de Classic facturatie module, de oranje tegels, worden facturen gemaakt op basis van een word-sjabloon. Om facturen te kunnen printen of te kunnen mailen naar klanten dient er een word-sjabloon voor de facturen in de administratie aanwezig te zijn. 

Belangrijk: Een word-sjabloon dient zelf ontworpen te worden op basis van het standaard Twinfield sjabloon zoals te vinden in de bijlage onderaan dit artikel.

Toch hulp nodig?

Het word-sjabloon kan ook ontworpen worden door een Twinfield consultant. Dit kan worden aangevraagd via het volgende webformulier.

Ontwerpen

1. Download een van de bijgesloten standaard sjablonen.
2. Pas het sjabloon aan naar eigen wens.
3. Gebruik Alt + F9 om mergevelden zichtbaar te maken.
4. Verwijder of verplaats velden, maar bewerk ze niet inhoudelijk.
5. Raadpleeg het uitlegdocument voor extra velden en ontwerpregels.

Tip: Bij het aanpassen van het Word-sjablonen kiest men er vaak voor om de omschrijving van het mergefield/samenvoegveld aan te passen. Echter past dit de functie van het veld niet aan en vervolgens wordt er vaak andere informatie getoond dan gewenst. Wij raden aan om altijd de gewenste velden uit de uitleg Word-sjablonen te kopiëren.

Welk btw-nummer wordt er op de factuur getoond?
Met de introductie van het btw-identificatienummer voor eenmanszaken heeft dit type ondernemingen niet meer een standaard btw-nummer, maar een omzetbelastingnummer en een btw-identificatienummer. Het btw-identificatienummer is specifiek voor communicatie en mag dus op de verkoopfactuur worden gebruikt.
In deze module bepalen de gebruikte velden in de administratie-instellingen wat er wordt getoond op de factuur.

1. Is het veld “Zzp btw-nummer” ingevuld? Dan wordt deze waarde gebruikt in de verkoopfactuur.
2. Is het veld “Zzp btw-nummer” leeg? Dan wordt de waarde van het veld Btw-nummer gebruikt in de verkoopfactuur.

Ga voor het inzien of instellen van deze velden naar Instellen via: Instellingen > Administratie-instellingen > Belasting 

Word-sjabloon beschikbaar maken in Twinfield

Een word-sjabloon dient opgeslagen te worden als een word 97-2003 bestand met de extensie '.doc'. Twinfield zal een d-melding geven wanneer het sjabloon met een ander bestandsformaat wordt ingelezen.

Als er al een .docx of ander bestand is aangemaakt, kan deze op de volgende wijze worden geconfigureerd naar een .doc bestand:

1. Open het bestand in Word,
2. Ga linksboven naar Bestand > Opslaan als,
3. Geef het bestand een nieuwe, herkenbare naam en kies in dit venster 'opslaan als type: Word 97-2003 document (*.doc)',
4. Sla het bestand op. Dit bestand is nu klaar voor gebruik.

Het sjabloon wordt als volgt in Twinfield geladen:

1. Ga naar Verkoop > Word-sjablonen.
2. Voer een nieuwe, unieke code in.
   • Let op: de code kan alleen uit letters en cijfers bestaan, zonder leestekens of spaties.
3. Kies [Volgende].
4. Voul de naam van het sjabloon in en geef aan of dit sjabloon voor alle administraties binnen de omgeving geldig is (in de meeste gevallen zal per administratie een eigen of meerdere unieke word-sjablonen wenselijk zijn).
5. Kies het lokaal opgeslagen sjabloon via [Bestand kiezen] en selecteer het gewenste .doc bestand.
6. Klik op [Opslaan].

Een bestand vervangen gaat op vergelijkbare wijze, dan is de volgende stap voor instellen van het word-sjabloon op het factuurtype niet van toepassing.

Om gebruik te kunnen maken van dit sjabloon dient het sjabloon vervolgens gekoppeld te worden aan een factuurtype:

1. Ga naar Verkoop
2. Klik rechts naast de oranje tegel Facturen op 'Typen'
3. Selecteer het gewenste type
4. Ga naar Factuurbriefontwerp
5. Koppel het zojuist aangemaakte sjabloon
6. Klik op [Opslaan]

Vanaf nu zal het sjabloon gebruikt worden wanneer er een factuur aangemaakt wordt met het factuurtype waar het sjabloon aangekoppeld is. Er kunnen overigens ook meerder sjablonen worden ingesteld onder factuurbriefontwerp.

Gebruik van een logo in het word-sjabloon

Een logo kan op twee manieren in een word-sjabloon worden opgenomen: 

1. Het logo in word invoegen via de optie invoegen
2. Gebruik maken van de functionaliteit kopiëren of knippen en plakken

Het is niet mogelijk een logo op te nemen in de koptekst, het logo zal niet worden getoond.

Het formaat van het logo kan er soms voor zorgen dat deze bij elektronisch factureren foutief wordt getoond. Dit kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat deze in zwart-wit en verwrongen getoond wordt. Wij raden aan om het logo opnieuw op te slaan in .JPEG formaat en deze opnieuw toe te voegen aan het sjabloon.

Stel dat de facturen zonder logo moeten worden afgedrukt, omdat het logo al op het briefpapier staat voorgedrukt. Maak dan een sjabloon zonder logo, importeer deze bij de word-sjablonen, en stel deze in op het factuurtype. Het is ook mogelijk een bestaand word-sjabloon te vervangen door op het slotje te klikken en een nieuw bestand te kiezen, dan is een wijziging in het factuurbriefontwerp op het factuurtype niet nodig.

Mocht een beschreven functie niet zichtbaar zijn in de administratie, neem dan contact op met de beheerder van de omgeving. De beheerder kan dan de gewenste instellingen maken.