ADDISON Online | Bearbeitungslisten | Kanban-Board

Manche Zusammenhänge erkennt man schneller im Bild als in der Tabelle: Wie viele Mandate stecken gerade in der Qualitätskontrolle fest? Wo häuft sich die Arbeit vor der Übermittlung? Für genau solche Fragen bietet Ihnen die Bearbeitungsliste neben der gewohnten Tabellenansicht eine zweite, visuelle Ansicht an: das Kanban-Board.

Was ist das Kanban-Board?

Das Kanban-Board ist keine eigenständige Liste, sondern eine zweite Darstellung derselben Bearbeitungsliste. Über ein Umschaltsymbol oberhalb der Liste wechseln Sie jederzeit zwischen der Listenansicht und dem Kanban Board hin und her – die zugrunde liegenden Daten, Filter und Berechtigungen bleiben dabei identisch.

Im Kanban-Board wird jede Periode einer Servicevereinbarung als eigene Karte dargestellt. Die Karten sind in Spalten angeordnet, die den Ihnen bereits aus dem Artikel Grundbegriffe bekannten Bearbeitungsschritten entsprechen:

1. Vorbereitung
2. Bearbeitung
3. Qualitätskontrolle
4. Übergabe an den Mandanten
5. Übermittlung
6. Erledigt

Für die Steuerberatung gelten eigene, schlankere Bearbeitungsschritte. Entsprechend hat das Kanban-Board für diese Karten nur die vier Spalten aktiv: Vorbereitung, Beratung, Nachbearbeitung und Erledigt. Die Spalten „Qualitätskontrolle“ und „Übermittlung“ sind für die Steuerberatung grundsätzlich nicht vorgesehen und lassen sich für diese Karten nicht auswählen.

Eine Karte wandert umso weiter nach rechts, je weiter die Bearbeitung der jeweiligen Periode fortgeschritten ist, und landet nach vollständigem Abschluss in der Spalte „Erledigt“.

Was sehen Sie auf einer Karte?

Jede Karte fasst die wichtigsten Informationen einer Periode kompakt zusammen, ganz ohne dass Sie dafür das Sidepanel öffnen müssen:

• Sachgebiet und Mandant (Name und Kürzel),
• die Bearbeitungsperiode, auf die sich die Karte bezieht,
• alle für die Periode relevanten Fristen – gesetzliche Fristen ebenso wie ein eventuell hinterlegter Liefertermin Kanzlei – mit einem Ampelsymbol: ein grüner Haken bedeutet, dass alle Fristen eingehalten bzw. erledigt sind, ein oranges Warndreieck zeigt eine demnächst fällige Frist an, ein rotes Warndreieck eine bereits überfällige Frist,
• die zuständige Person für den nächsten anstehenden Bearbeitungsschritt,
• ein Hinweissymbol, sobald zu dieser Periode eine Notiz hinterlegt ist (siehe Artikel Aufbau der Bearbeitungsliste).

Ein Klick auf eine Karte öffnet – genau wie ein Klick auf eine Zeile in der Listenansicht – das Sidepanel mit allen Details zur gewählten Periode.

Welche Karten werden standardmäßig angezeigt?

Damit das Kanban-Board übersichtlich bleibt, zeigt es nicht automatisch alle jemals angelegten Perioden eines Mandanten an. Stattdessen gilt je Mandant und Sachgebiet (mit Ausnahme der Steuerberatung) folgende Regel:

• Sie sehen die zuletzt abgeschlossene Periode (sie liegt in der Spalte „Erledigt“) sowie die direkt darauf folgende, noch offene Periode.
• Wurde noch keine Periode abgeschlossen, zeigt das Board stattdessen die erste Periode der Servicevereinbarung an.
• Liegen nach der zuletzt abgeschlossenen Periode keine weiteren offenen Perioden mehr vor (oder wurde die Servicevereinbarung beendet), sehen Sie nur die zuletzt abgeschlossene Karte.

Ältere, bereits abgeschlossene Perioden werden also bewusst ausgeblendet, damit sich das Board auf die aktuell relevante Arbeit konzentriert. Zusätzlich zeigt die vordefinierte Ansicht „Standardliste“ zunächst nur die Mandate, für die Sie selbst zuständig sind.

Wie filtern Sie das Kanban-Board?

Oberhalb des Boards stehen Ihnen folgende Filter zur Verfügung:

• Sachgebiet – schränkt das Board auf ein einzelnes Sachgebiet ein,
• Mandant – hier können Sie mehrere Mandanten gleichzeitig auswählen,
• Sachbearbeiter – entspricht dem Ansprechpartner-Filter aus den Bearbeitungslisten,
• Status – filtert z. B. auf überfällige Fristen.

Zusätzlich steht Ihnen die vordefinierte Ansicht „Überfällige Fristen“ zur Verfügung: Sie zeigt gezielt alle Karten mit überfälligen Fristen an – auch dann, wenn die betreffende Periode nach der oben beschriebenen Standardregel eigentlich nicht angezeigt würde. Nutzen Sie diese Ansicht, wenn Sie gezielt nach Handlungsbedarf suchen, unabhängig von den beiden standardmäßig angezeigten Perioden.

Einen eigenen Periodenfilter wie in der Listenansicht gibt es im Kanban-Board bewusst nicht – welche Perioden angezeigt werden, ergibt sich automatisch aus der oben beschriebenen Regel.

Eine Karte in eine andere Spalte verschieben

Sie können eine Karte per Ziehen und Ablegen (Drag & Drop) in eine andere Spalte verschieben, um den Bearbeitungsstand einer Periode zu ändern.

Verschieben nach rechts (weiter in der Bearbeitung): Alle Bearbeitungsschritte der übersprungenen Spalten werden automatisch als erledigt markiert. Eine Rückfrage erscheint dabei nicht.

Verschieben nach links (zurück in eine frühere Phase): Da dadurch bereits erledigte Bearbeitungsschritte wieder auf „nicht erledigt“ zurückgesetzt werden, erscheint zunächst eine Sicherheitsabfrage mit dem Hinweis, dass alle Schritte der nachfolgenden Phasen zurückgesetzt werden. Über die Option „Nicht mehr anzeigen“ können Sie diese Abfrage bei Bedarf dauerhaft ausblenden.

Zwei Situationen lassen eine Verschiebung nicht zu:

• Die Zielspalte ist für dieses Sachgebiet nicht vorgesehen. Das betrifft z. B. die Spalten „Qualitätskontrolle“ und „Übermittlung“ bei der Steuerberatung (siehe oben). Ein Versuch, eine Karte dorthin zu verschieben, wird mit der Meldung „Diese Phase ist für diesen Prozesstyp nicht verfügbar.“ abgelehnt.
• Ein Bearbeitungsschritt auf dem Weg dorthin wurde bereits durch eine verbundene Fachanwendung bestätigt (einen sogenannten Checkpoint), z. B. weil die zugehörige Buchung in der Finanzbuchhaltung oder die Übermittlung über ELSTER bereits erfolgt ist. Ein solcher bestätigter Schritt lässt sich über das Kanban-Board nicht per Drag & Drop zurücksetzen.

Wann lohnt sich der Blick ins Kanban-Board?

Die Listenansicht eignet sich besonders gut, um eine kanzleiweite Übersicht über den Status der Arbeiten zu erhalten. Das Kanban-Board dagegen zeigt Ihnen auf einen Blick, wie sich Ihre eigene Arbeit über die Bearbeitungsschritte verteilt – etwa für die tägliche Abstimmung im Team oder um zu erkennen, wo sich Karten in einer bestimmten Phase stauen. Beide Ansichten greifen auf dieselbe Bearbeitungsliste zu, sodass Sie jederzeit zwischen beiden wechseln können, ohne Informationen zu verlieren.