Administratie-instellingen

Administratie-instellingen

Bij een nieuwe administratie moeten de nodige instellingen nog worden bepaald.

Belangrijk: sommige instellingen kunnen alleen worden gedaan bij een nieuwe administratie, voordat in de administratie is geboekt. Zorg daarom dat deze instellingen vooraf correct en zo volledig mogelijk zijn ingevuld.

Ga naar Instellingen > Administratie-instellingen > Administratie-instellingen.

De beschikbare opties en velden worden per tab toegelicht.

Administratie informatie

• Code: De code die is gebruikt bij het aanmaken van de administratie. Deze code kan niet gewijzigd worden.
• Naam: Voer de naam van het bedrijf in.
• Verkorte naam: hier kan een nieuwe naam of een bestaande naam voor het bedrijf worden ingevuld.
  • Tip: De verkorte naam is niet verplicht, maar wel relevant voor bijvoorbeeld het instellen van rekening courant verhoudingen.
• Kamer van Koophandel: Optioneel veld. Hier kunt je het KvK-nummer invoeren.
  • Let op, dit veld moet verplicht worden ingevuld als een e-factuur wordt gewerkt.
• Administratiegroep: Als met administratiegroepen wordt gewerkt, kan hier een bedrijf aan een groep worden gekoppeld.
• Administratietype: Dit veld wordt automatisch ingevuld op basis van het gebruikerstype dat toegang heeft tot de administratie.
  • Interne administratie bij accountant (zonder klanttoegang) als het gebruikerstype Accountant is.
  • Extern bedrijf bij accountant (toegankelijk voor klant en accountant) als het gebruikerstype Klant bij accountant is.
• Branchecode: Indien gewenst kun je hier de branchecode voor dit bedrijf invullen.
• Standaardtaal: De voertaal voor de administratie.

Adresgegevens

• Adresregel 1-6: Voer hier de adresgegevens in.
  • Tip: Gebruik alleen het noodzakelijk aantal regels, in Nederland voldoet meestal 1 regel.
• Postcode: Voer hier de postcode van het bedrijf in.
• Plaats: Voer hier de plaats in waar het bedrijf is gevestigd.
• Land: Kies een land uit de lijst.
• Telefoonnummer/Fax nummer: Vul hier het telefoonnummer en faxnummer van het bedrijf in.

Belangrijk: De adresinstellingen worden overgenomen voor o.a. de btw aangifte. 

Ook voor de opgaaf ICP is het van belang dat ten minste de volgende velden zijn ingevuld:

• Adresregel 1
• Postcode
• Plaats
• Telefoon 

Financiële gegevens

• Basisvaluta: De valuta die wordt gebruikt in het land waar het bedrijf is gevestigd. Dit veld kan alleen worden ingesteld wanneer er nog niet in de administratie is geboekt.
• Rapportagevaluta: De valuta die wordt gebruikt voor rapportage en consolidatie. Dit veld kan alleen worden ingesteld wanneer er nog niet in de administratie is geboekt.
• Incassant ID: Wordt  gebruikt voor SEPA-incasso. Zie hiervoor het onderdeel Instellingen om te kunnen incasseren
• Is sjabloon: Geef hier aan of deze administratie ingesteld moet worden als sjabloonadministratie of dat deze administratie moet worden gekoppeld aan een sjabloonadministratie.
  • Administratie sjabloon: selecteer 1 van de aanwezige sjablonen. Dit biedt de mogelijkheid om in rapporten en rapportagestructuren meerdere administraties te selecteren; dit zijn allemaal administraties met hetzelfde administratie sjabloon.
  • Hiermee is het ook mogelijk om bankboekingsinstructies op omgevingsniveau in te stellen.
• Standaardbank: selecteer in dit veld de standaardbank van de administratie.
• Standaard rapportagestructuur: De rapportagestructuur bepaalt de groepering van de grootboekrekeningen. Als hier een rapportagestructuur wordt ingesteld, dan wordt die standaard toegepast in alle relevante rapporten.
  • Het is bij de rapport criteria nog steeds mogelijk om een andere structuur te kiezen, indien beschikbaar.

Vaste activa

Dit betreft de instellingen voor de vaste activa module. Zie ook het onderdeel Vaste activa module activeren

• [+ Grootboekrekening]: Wanneer een boeking (bijvoorbeeld een inkoopfactuur voor kapitaalgoederen) wordt gemaakt met een van de ingestelde grootboeken, is deze boeking beschikbaar voor gebruik in de activa module.
  • Er zit geen limiet aan het aantal grootboekrekeningen.
    
     
• Regimes: activeer de gewenste regimes.
  • LET OP: het is eenmalig mogelijk om regimes te activeren. Als niet alle regimes worden geactiveerd, is het niet mogelijk om later een ander regime te activeren.
  • Bedenk vooraf welke regimes nu en mogelijk in de toekomst gebruikt zullen worden.

Samenwerking

Dit gedeelte van de instellingen wordt beperkt gebruikt en is in de meeste situaties niet van toepassing.

Deze instellingen zijn alleen voor gebruikers die de functionaliteit van 'Twinfield GO' gebruiken voor het verwerken van inkoopfacturen. 

• Automatisch boeken:
  • Probeer transacties te boeken na goedkeuring als de informatie compleet is.
  • Niet automatisch boeken.
• Factuur informatie:
  • De ondernemer moet alle informatie aanleveren om de factuur als gecontroleerd te kunnen markeren:
     
    • Als automatisch boeken is ingeschakeld, worden alle transacties automatisch geboekt, mits de gegevens correct zijn.
  • De ondernemer kan onvolledige facturen als gecontroleerd markeren:
     
    • Als automatisch boeken is ingeschakeld, worden transacties automatisch geboekt mits er voldoende informatie aanwezig is.

Systeemrekeningen

Twinfield gebruikt vooraf gedefinieerde grootboeken voor specifieke financiële processen.

Belangrijk: Als een systeemrekening niet is ingesteld kan een foutmelding worden gegeven tijdens het boeken.

• Algemene systeemrekeningen
  • Debiteuren: de standaard grootboekrekening voor debiteuren
  • Crediteuren: de standaard grootboekrekening voor crediteuren
  • Uit te zoeken posten: de standaard grootboekrekening voor regels die nog moeten worden uitgezocht bij de bankafschriften. Dit is de standaardinstelling, per bankdagboek kunnen afwijkende instellingen worden gemaakt.
  • Onderhanden werk: de standaard grootboekrekening voor onderhanden werk, instellen bij gebruik van de module uren en onkosten.
  • Winstopslag projecten: de standaard grootboekrekening voor winst-en-verliesboekingen, instellen bij gebruik van de module uren en onkosten.
  • Artikel0-verkopen: de standaard grootboekrekening voor verkopen in de verkoopmodule zonder selectie van een artikel. Instellen bij gebruik verkoopmodule.
  • Uren- en onkostenkostenplaats: de standaard kostenplaats die wordt gebruikt voor de module 'Uren en onkosten'. Niet verplicht.
  • Vaste activa kostenplaats: de standaardkostenplaats die wordt gebruik voor de module Vaste activa Classic. Niet verplicht.
• Omzetverdeling: Deze instelling wordt gebruikt om de omzet te spreiden over meer dan één periode.
  • Door een vink te zetten bij 'Gebruik afleverdatum/leveringsperiode voor omzetverdeling' zal er een veld worden toegevoegd voor het instellen van een tussenrekening.
  • Deze functie werkt alleen in de verkoopmodule, de blauwe tegels.
• Koersverschillen
  • Koersverschillen: wanneer er een koersverschil ontstaat bij het verwerken van een bankafschrift of kasoverzicht, kan Twinfield het verschil boeken naar afzonderlijke debet- of creditrekeningen.
  • Afboekingen: wanneer er een betalingsverschil ontstaat bij het verwerken van een bankafschrift of kasoverzicht, kan Twinfield het verschil boeken naar afzonderlijke debet- of creditrekeningen.
  • Korting: wanneer er een korting wordt geregistreerd bij het verwerken van een bankafschrift of kasoverzicht, kan Twinfield het verschil boeken naar afzonderlijke debet- of creditrekeningen.
• Grootboekrekening bank
  Als een nieuwe bank automatisch wordt aangemaakt, dan is een grootboekrekening voor de bank vereist. Twinfield zal de eerstvolgend beschikbare grootboekrekening aanmaken, starten vanaf de ingestelde grootboekrekening bank. Dit veld is optioneel. 

Belasting

In Nederland kan de elektronische btw-aangifte alleen in euro's plaatsvinden, het is daarom belangrijk dat euro als basisvaluta ingesteld is. Controleer dit en vul de juiste gegevens in bij onderstaande velden in een nieuwe administratie.

De pagina bestaat uit meerdere secties, sommige velden en secties zijn optioneel.

• Aansprakelijke entiteit
  • Land Code: de code van het land wordt automatisch ingevuld op basis van de selectie van het land in de adresgegevens in de administratie-instellingen.
  • Btw-nummer: dit veld is bestemd voor het btw-nummer van ondernemingen. Dit is het nummer dat in de elektronische aangifte wordt gebruikt.
    • Bij eenmanszaken is dit het veld voor het omzetbelastingnummer, dat uitsluitend gebruikt wordt voor communicatie met de Belastingdienst.
    • Let op: Twinfield slaat het Nederlandse btw-nummer op zonder het voorvoegsel NL.
  • Btw-identificatienummer: dit is het veld voor het extra btw-id van eenmanszaken. Dit veld is niet verplicht.
    • De Belastingdienst heeft dit nummer in 2019 geïntroduceerd voor externe communicatie. Optioneel - alleen verstrekt aan eenmanszaken.
  • Naam: vul hier de naam van de belastingplichtige in.
  • Telefoonnummer: vul hier het telefoonnummer van de belastingplichtige in.
    • Belangrijk!: vul het telefoonnummer in zonder spaties of leestekens.
• Intermediair: Dit blok is volledig optioneel in te vullen, indien van toepassing.
  • BECON-nummer: hier komt het nummer van de belastingconsulent zoals ingeschreven bij de Belastingdienst.
  • Naam intermediair: hier komt de naam van de consulent.
  • Telefoonnummer: hier komt het telefoonnummer van de consulent.
• Servicebureau: Dit blok is volledig optioneel in te vullen, indien van toepassing. 
   
  • Nummer Servicebureau
  • Naam Servicebureau
  • Telefoonnummer
• Communicatie:
  • Standaardpoort: selecteer hier de digitale poort voor het versturen van de btw-aangifte.
• Conceptboekingen in btw- en ICP-aangiften: vink de gewenste opties aan voor het meenemen van de conceptboekingen in de aangiften van:
  • Inclusief inkoop en verkoop boekingen    
  • Inclusief kas en bank boekingen    
  • Inclusief memoriaal boekingen 
    • Let op: zodra een conceptboeking is meegenomen in een aangifte kunnen de volgende velden niet meer worden aangepast.
      • Factuurdatum
      • Debiteur/Crediteur
      • Het bedrag inclusief btw, het bedrag exclusief btw en het btw-percentage
    • Voor kas-, bank- en memoriaalboekingen geldt dat, naast de datum, de bedragen ex btw en het btw-percentage op ALLE regels niet meer kan worden aangepast. De bevriezing geldt dus ook voor de regels zonder btw.
• Anders: Hier zijn de laatste instellingen voor btw ondergebracht:
  • Fiscale eenheid: hier staat de naam van de fiscale eenheid wanneer de administratie wel onderdeel is van een fiscale eenheid. Zo niet, dan staat hier 'niet van toepassing'.
  • Betaalkorting: bij het gebruik van betalingskorting op inkoopfacturen kan voor de btw-aangifte een keuze worden gemaakt uit
    • Exclusief btw (korting wordt over het netto bedrag gerekend),
    • Inclusief btw,
    • Excl. btw (korting wordt over het bruto bedrag gerekend) en korting op btw (korting wordt over het bruto bedrag gerekend en de btw in de korting wordt als btw-correctie geboekt).
  • Btw-aangiftetijdvak: geef aan of de aangifte maandelijks, per kwartaal of jaarlijks moet worden gedaan.
  • ICP-aangiftetijdvak: geef aan of de aangifte maandelijks, per kwartaal of jaarlijks moet worden gedaan.
  • Regeling: dit is altijd factuurstelselregeling. Het is niet mogelijk dit aan te passen.

Facturatie

• Twinfield boekhouding is in gebruik voor deze administratie: Staat in Nederland altijd aan.
• Gebruik UBL voor verkoopfacturen: Voor het versturen van UBL facturen is een UBL configuratie van de verkoop btw-codes nodig. 
   
  • Tip: Bij het activeren van de UBL-facturatie, klik op 'Btw-codes configureren voor UBL' om deze direct in te stellen.
• Toon btw in basis valuta: vink deze optie aan om op een vreemde valuta factuur, die wordt opgesteld in de verkoopmodule, de btw ook in de basisvaluta te laten zien.
• In het btw-blok wordt een tweede regel getoond:

Algemene instellingen

• Sta meerdere hoofdrekeningen toe voor debiteuren/crediteuren: voor als meerdere hoofdrekeningen worden gebruikt in het rekenschema.
• Toestaan van bankafschriftenimport gestart in andere administratie: Optie om handmatig meerdere bankafschriften voor verschillende administraties te importeren vanuit één administratie.
• Aanpasbare dimensienaam: Schakel dit vakje in als andere gebruikers de namen mogen veranderen van bijvoorbeeld debiteuren, crediteuren en grootboekrekeningen.
• Word-facturen alleen lezen: Als facturen in de module Classic Facturen worden gemaakt en worden afgedrukt in Word-formaat maakt, kan de inhoud van de facturen niet worden gewijzigd.
• Datumformaat: Het soort scheidingsteken voor datums - alleen van toepassing op herinneringen en facturen in Word (Classic factureren).
• Scheidingstekens voor duizendtallen en decimalen: Het soort scheidingsteken voor duizendtallen en decimalen - alleen van toepassing op herinneringen en facturen in Word (Factureren Classic).
• Dagen na vervaldatum (aantal): Instelling voor het gebruik van de bellijst.
• Dagen na vervaldatum (bedrag): Instelling voor het gebruik van de bellijst.
• Dagen na deelbetaling: Instelling voor het gebruik van de bellijst. 

Tijdlijn

De tijdlijn laat alle wijzigingen zien die zijn aangebracht in de administratie-instellingen. Het is niet mogelijk om zelf informatie toe te voegen. Deze functie wordt automatisch uitgevoerd.