Betalen & Incasseren - Instellingen om te kunnen incasseren

Toestemming van de bank 

Om te mogen incasseren, is een incassant ID nodig. 
Belangrijk: het is niet mogelijk om een incassobestand aan te maken als je geen incassant ID hebt.
 

Een incassant ID aanvragen

Een incassant ID moet worden aangevraagd bij de bank. De bank kan informatie geven over het aanvraagproces en de voorwaarden waaraan moet worden voldaan om te mogen incasseren.

Let op: de eigenaar van de bankrekening moet de incassant ID aanvragen.

Een incassant ID instellen

1. Ga naar Instellingen > Administratie-instellingen > Administratie-instellingen: Financiële informatie.
2. Vul het nummer in bij het veld Incassant ID
3. Klik op [Opslaan].

Stamgegevens van klanten aanvullen

Voor het incasseren bij een klant is het noodzakelijk dat de bankrekening van deze klant in de administratie is vastgelegd.

1. Ga naar Verkoop > Klanten
2. Klik op de klant
3. Ga naar de tab 'Banken'
4. Kies het gewenste betaaltype.
   • Standaard is dit SEPA Incasso Nederland'.

Na de selectie van het betaaltype 'SEPA incasso Nederland' moeten de volgende velden worden ingevuld:

• Machtigingskenmerk: Vul een uniek kenmerk voor de incassomachtiging in. Standaard wordt de relatiecode ingevuld.
• Datum handtekening: Voer de datum in waarop de debiteur de machtiging heeft ondertekend.
• Incasso schema: Selecteer het incassoschema conform het incassorecht dat met de bank is overeengekomen: Core (standaard) of B2B (zakelijke incasso). 

Vul de velden in die van toepassing zijn voor de bank van de klant:

• Naam (Banknaam): Naam van de bank.
• Rekeninghouder (Tenaamstelling): Naam van de relatie zoals deze bekend is bij de bank.
• Rekeningnummer: Oude notatie van het rekeningnummer, alleen de cijfers (BBAN). Dit is niet verplicht.
• IBAN: Standaard notatie van het rekeningnummer.
• BIC (ook bekend als SWIFT-code): De Internationale identificatiecode van de buitenlandse bank.
• Nationaal bank ID-nummer (Nationale bankcode): Filiaalcode van de bank. Ook bekend als Switch-code.
• Adresregel 1 (Adres) / Huisnummer (Nr.) / Postcode / Staat: Geef hier de adresgegevens op van de (buitenlandse) bank.
• Plaats: De vestigingsplaats van de bank.
• Land: Het land van de bank. Bij de selectie 'Netherlands' controleert het systeem of het rekeningnummer (BBAN) en IBAN voldoen aan de voorwaarden voor een geldige Nederlandse bankrekening.

Standaard bankrekening: Bij meerdere bankrekeningen moet één bankrekening worden ingesteld als standaard met de optie: [Instellen als standaard]. Dit is de bank die zal worden gebruikt om te incasseren.

• Sla alle wijzigingen op.

Instellingen van het betaaltype voor incasseren

De instellingen van het betaaltype bepalen hoe er geïncasseerd wordt.

Voor de instellingen: 

1. Ga naar Kas & Banken > Betalen & incasseren > Typen.
2. Open het type SEPANLDD.
3. Gebruik de schermafdruk en de toelichting hieronder om je keuzes vast te leggen.

Goed om te weten: Bij elke instelling in de schermafdruk hieronder staat het vinkje 'Vragen'. Staat het vinkje aan, dan kan bij een nieuwe incasso ronde deze optie alsnog worden aangepast.

Als altijd dezelfde instellingen moeten worden gebruik, zet het vinkje dan uit. 

• Alle opties bij Algemeen kunnen op de standaard waarde blijven staan.
• Betaalwijze:
   
  • Detail: elke factuur wordt individueel geïncasseerd.
  • Groeperen: alle facturen op de relatie worden als één bedrag geïncasseerd.
  • Groeperen en verrekenen: alle facturen op de relatie worden als één bedrag geïncasseerd, nadat eventuele creditfacturen zijn verrekend.
  • Let op: de opties Detail en Groeperen houden dus geen rekening met eventuele creditfacturen.

• Inclusief conceptboekingen: mogen conceptboekingen worden geïncasseerd: zet deze optie aan.
• Verwijderen: als een incassobestand is aangemaakt, is het nog mogelijk om het bestand aan te passen en facturen te deselecteren.
  • 'Verwijderen' betekent dat een verwijderde factuur uit de lijst verdwijnt, en niet later opnieuw kan worden toegevoegd aan het bestand.
    • In een factuur per ongeluk uit de lijst verwijderd, dan zal een nieuw incassobestand moeten worden aangemaakt om die factuur alsnog te incasseren.
• Bank: Kies hier het bankdagboek dat hoort bij de bankrekening vanaf waar de incasso's worden uitgevoerd.
• Actiecode: als gebruik wordt gemaakt van de functie Kredietbeheer, dan kan een actiecode worden toegekend aan de facturen die worden geïncasseerd. Vul de actiecode in die moet worden toegekend.
  • Dit veld is geen filter voor welke facturen worden meegenomen in de incassoronde. Dit veld bepaalt welke actiecode een factuur krijgt nadat deze in de incassoronde is meegekomen.
  • Wordt de module Kredietbeheer niet gebruikt: Laat dit veld dan leeg.
• Incassoschema: Bij de stamgegevens van de klant heb je het incassoschema op Core of B2B ingesteld.
  • Stel in of het incassobestand alleen Core, B2B of allebei de klantentypen meeneemt.
• Betaalspecificatie: het is mogelijk om na een incassoronde een specificatie uit te sturen. Zie hiervoor: Betalen & Incasseren - Betaalspecificatie
• Dimensies: deze instelling bepaalt hoe de openstaande posten worden afgeletterd:
  • Moeten de facturen zichtbaar blijven als openstaande post om zelf af te letteren: vul dan een sterretje (*) in bij het veld Relatie/kostenplaats.
    • Tip: zet hierbij de betaalwijze op 'Detail', zodat de geincasserde bedragen overeenkomen met het factuurbedrag en tegen elkaar kunnen worden afgeletterd,
  • Moeten de facturen automatisch worden afgeletterd en dat het totaalbedrag van alle facturen bij elkaar naar een tussenrekening wordt overgeboekt? Vul dan de gewenste tussenrekening in bij het veld Grootboekrekening.
  • Let op: Vul slechts één veld in: grootboekrekening of relatie/kostenplaats.
    • Wanneer beide velden een waarde bevatten, dan zal Twinfield debiteurboekingen buiten de hoofdrekening om boeken en kan er een foutmelding plaatsvinden dat het formaat van de dimensies niet overeenkomt.

De omschrijving bepalen

Het is mogelijk om de omschrijving te bepalen wanneer de bank een factuur incasseert. Dit is de omschrijving die zichtbaar is op het bankafschrift van de klant. 

1. Ga naar Kas & Banken > Betalen & incasseren > Formaten.
2. Open het type SEPANLDD.
3. Klik op 'Omschrijving van de betaling'.
4. De volgende opties zijn beschikbaar:
    
   • Leeg:  De omschrijving wordt leeg gelaten.
      
   • Omschrijving: De omschrijving die in de boeking van de verkoopfactuur staat, zal gebruikt worden als omschrijving.
      
   • Relatie- en factuurnummer: De code van de debiteur en het factuurnummer zal gebruikt worden als omschrijving. Als er meerdere facturen zijn, wordt er een schuine streep tussen de factuurnummers geplaatst.
     • Let op: de bank kan een beperking stellen aan het aantal tekens dat gebruikt mag worden in de omschrijving van een bankafschrift. Als veel facturen tegelijk worden geïncasseerd, is er risico dat de code wordt afgekapt. Overweeg in dat geval om een betaalspecificatie te versturen.
        
   • Factuur: Alleen het factuurnummer zal als omschrijving worden gebruikt. Als het meerdere facturen zijn, wordt er een schuine streep tussen de factuurnummers geplaatst. Let hierbij ook weer op mogelijke beperkingen in het aantal tekens.
      
   • Vrij tekstveld 1, 2 of 3: Aan het verkoopdagboek kun je een vrij tekstveld toevoegen. De tekst die je hier invult, kun je ook vermelden in de omschrijving.
     • Ga hiervoor naar Instellingen > Administratie-instellingen > Dagboeken > Verkoopfacturen. Of kijk bij: Dagboeken