De Jaarafsluiting

Instructievideo

Belangrijk: Zorg dat alle instellingen zijn gecontroleerd voordat de jaarafsluiting wordt gedraaid: Jaarafsluiting - Instellingen

De opties voor het draaien van een jaarafsluiting zijn als volgt:

Concept (Actualiseren), bij een concept jaarafsluiting kan er nog in het betreffende boekjaar worden geboekt. Hiermee kan je zo vaak als gewenst eerder gedraaide concept jaarafsluitingen actualiseren.
Concept (Nieuw jaar), Het volgende jaar concept afsluiten.
Definitieve jaarafsluiting: doe de definitieve jaarafsluiting na de controle van de concept jaarafsluiting en er geen wijzigingen meer nodig zijn. Als een boekjaar definitief is afgesloten, dan kan er in het betreffende jaar niet meer worden geboekt.

Concept jaarafsluiting

Ga naar Financiële professionals > Jaarafsluiting > Jaar afsluiten.
De optie [Concept] (Actualiseren) staat standaard aangevinkt.
Bepaal of er een nieuwer jaar ook concept afgesloten moet worden.
Kies [Jaar afsluiten].
Er zal om een bevestiging worden gevraagd: klik op [Jaar afsluiten] om de concept jaarafsluiting te draaien.

De volgende boekingen worden aangemaakt:

De Winst- en verliesrekeningen worden tegengeboekt,
Er wordt een eindbalans gegenereerd,
Er wordt een beginbalans voor het opvolgende jaar aangemaakt.

De journaalposten van de jaarafsluiting zijn terug te vinden bij de conceptboekingen: Gebruik de zoekfunctie of ga naar Financiële professionals > Boekingen > Conceptboekingen

Standaard worden de volgende drie boekingen gemaakt:

Totalisering van de winst- en verliesrekeningen in periode 56 van het lopende boekjaar.
Totalisering van de balansboekingen in periode 56 van het lopende boekjaar.
De openingsbalans in periode 0 van het nieuwe boekjaar.

Het resultaat van de winst- en verliesrekeningen wordt automatisch overgeboekt naar de Tegenrekening Winst- en verlies.

Belangrijk: Het is niet mogelijk om wijzigingen aan te brengen in de boekingen van de concept jaarafsluiting. Dit moet in de originele boekingen worden aangepast.

Tip: Wanneer na het concept afsluiten van het boekjaar nog boekstukken of correcties worden aangebracht, kan de begin- en eindbalans worden bijgewerkt door de concept actualisering te draaien.

De eerder gegenereerde jaarafsluiting, eind- en beginbalans worden overschreven:

De eerdere conceptboekingen worden automatisch verwijderd en zullen te vinden zijn in het rapport 'Verwijderde boekstukken' in het dagboek Jaarafsluiting (JAAREIND-BAL of JAAREIND-PNL).

Definitieve jaarafsluiting

Belangrijk: Nadat een boekjaar definitief is gesloten kan er in het betreffende boekjaar niet meer worden geboekt.

Conceptboekingen in de administratie worden tijdens het draaien van de definitieve jaarafsluiting automatisch definitief gemaakt.

Let op: de uitzondering hierop zijn de gespreide boekingen. Deze moeten nog gecontroleerd worden en definitief worden gemaakt.

Als de oorspronkelijke verkoop- of inkoopboeking in het volgende jaar ligt, dan moet deze definitief gemaakt te worden: Dit zal er voor zorgen dat alle bijbehorende spreidingsboekingen ook definitief worden gemaakt.
De oorspronkelijke verkoop- of inkoopboeking kan worden achterhaald vanuit de gespreide boeking (indien geopend staat er rechtsbovenin een referentie naar de oorspronkelijke verkoop- of inkoopboeking):
- Tip: gebruik het rapport 'Overzicht gespreide boekingen' om de gespreide boekingen in te zien en vanuit het rapport de boeking te openen.
- Ga naar Rapporten > Rapporten> open de categorie Grootboek en ga naar het rapport 'Overzicht gespreide boekingen'. Meer informatie over het gebruik van dit rapport is beschikbaar in een apart kennisartikel: Overzicht gespreide boekingen

De definitieve jaarafsluiting draaien

Ga naar Financiële professionals > Jaarafsluiting > Jaar afsluiten.
Vink de optie [Definitief] aan.
Het is mogelijk om de eventuele conceptboekingen mee te nemen in de totalen.
Kies [Jaar afsluiten].
Er verschijnt een pop-up met informatie in welke dagboeken voor dat jaar conceptboekingen aanwezig zijn.
- Deze conceptboekingen worden automatisch definitief gemaakt op de achtergrond.
Kik op [Maak transacties definitief en sluit het jaar af] om de definitieve jaarafsluiting te draaien.

De boekingen die worden gemaakt:

De winst- en verliesrekeningen (PNL) worden getotaliseerd in de systeemperiode 56.
Het totaal saldo winst- en verlies wordt geboekt naar de Tegenrekening winst&verlies.
De eindbalans wordt geboekt in periode 56 van het boekjaar dat wordt afgesloten.
Het resultaat van de winst- en verliesrekeningen is terug te vinden op het Resultaat vorig boekjaar.
De Eindbalans wordt automatisch de beginbalans voor het nieuwe boekjaar. De beginbalans is terug te vinden in periode 0 van het nieuwe boekjaar.
Boekingen gemaakt via boekingsinstructies:
- De (optioneel) ingestelde boekingsregels zorgen dat er, naast de boeking van de jaarafsluiting, ook nog een aantal grootboekrekeningen wordt leeggeboekt in periode 0 van het nieuwe boekjaar.
- In de omschrijving op de grootboekkaarten wordt de omschrijving gegeven: Jaareinde 20XX, overgenomen van grootboek 15XX.

Twinfield geeft een melding zodra het proces is afgerond.