Instellingen voor het versturen van een verkoopfactuur (Classic)
Indien je het versturen van verkoopfacturen wil vereenvoudigen kunt je gebruik maken van elektronische facturering. De facturen worden dan rechtstreeks vanuit Twinfield via e-mail verstuurd naar de klanten.
Let op: vanuit de Classic facturatie module kunnen facturen alleen in het PDF-formaat worden verstuurd.
Instellingen
Om de facturen per e-mail te versturen zijn meerdere (eenmalige) instellingen nodig.
Een Word-sjabloon ontwerpen en uploaden,
Het factuurtype instellen,
De stamgegevens debiteuren instellen,
Factuuracties instellen (optioneel, als gebruik wordt gemaakt van de module Kredietbeheer),
De Electronic billing poort controleren (optioneel, is standaard ingesteld)
Word-sjabloon
Zorg dat er een word-sjabloon is aangemaakt en ingesteld op het factuur type.
Zie hiervoor het aparte artikel: Verkoopfactuur ontwerpen (classic)
Factuurtype
In het factuurtype moet ook de optie elektronisch factureren zijn ingesteld.
Ga naar Verkoop > naast de oranje Facturen tegel, klik op Typen.
Klik op het gewenste factuurtype.
Hier moet de optie 'Elektronisch factureren' worden aangevinkt en de velden moeten worden ingevuld.
Kredietbeheeractie: Als actiecode (factuuractie) wordt standaard code ‘303 – Elektronisch gefactureerd’ toegevoegd. Als de Kredietbeheer module wordt gebruikt, kan deze worden aangepast naar een eigen factuuractie.
Antwoorden op: Vul hier een eigen e-mailadres in. Hiermee kan de klant reageren op het factuurbericht.
Bericht: De tekst die wordt meegeven in de e-mail van de pfd-factuur.
Als alles in ingevuld, klik onderaan op de oranje knop [opslaan]
Stamgegevens debiteuren
Op de stamgegevens van de debiteuren moet voor iedere debiteur worden ingesteld of gebruik wordt gemaakt van elektronisch factureren.
Ga naar Financiële professionals > Dimensies > Debiteuren.
Klik op een debiteur.
Ga naar de 4e tab Overig.
- Vink de optie 'Elektronisch factureren' aan.
- Vul het e-mailadres in waar de factuur naar verstuurd moet worden.
Er kunnen meerdere e-mailadressen worden ingevuld, door deze met een komma te scheiden. De factuur zal naar alle e-mailadressen worden gestuurd.
Klik op [Opslaan].
Factuuracties (optioneel, als er gebruik wordt gemaakt van de module Kredietbeheer)
Na het elektronisch versturen van facturen wordt factuuractie ‘303-Elektronische factuur’ automatisch gekoppeld aan de factuur, zodat deze niet opnieuw zal worden verstuurd.
Als een elektronische factuur wel opnieuw moet worden verstuurd, bijvoorbeeld omdat de originele e-mail niet is aangekomen, dan kan een andere factuuractie aan de factuur worden gekoppeld die toestaat dat er (nogmaals) electronisch gefactureerd wordt.
Standaard is actie code ‘304-Factuur niet ontvangen’ aanwezig binnen Twinfield.
Ga naar Verkoop > Aanmanen - Factuuracties.
Ga naar actie met code 304.
Bij Elektronisch factureren: Vink dit vakje aan indien de factuur nogmaals elektronisch gefactureerd moet worden.
Deze actie kan handmatig aan de factuur worden gekoppeld.
Zie hiervoor het aparte artikel: Hoe koppel ik handmatig een actie aan een factuur?
De Electronic billing poort (optioneel)
In Twinfield is standaard een poort beschikbaar voor Electronic billing, ofwel E-Billing. Deze poort is standaard voor iedereen toegankelijk en te gebruiken. Indien gewenst kunnen de toegangsrechten hiervoor worden aangepast zodat alleen specifieke gebruikers de facturen elektronisch kunnen versturen.
- Ga naar BTW > Poorten: Elektronisch factureren.
- Hier staat standaard EBILLING
- Controleer de toegangsrechten en pas deze aan, indien nodig.
Een factuur versturen
Als alle instellingen zijn gecontroleerd, dan kunnen de facturen per e-mail worden verstuurd.
Ga naar Verkoop > Facturen.
Zoek de facturen die moeten worden verstuurd. Selecteer deze facturen, en klik op 'Facturen maken'.
Let op: De factuur moet zijn gejournaliseerd (definitief geboekt), om elektronisch te kunnen versturen.
Bij het aanmaken van de facturen is de poort ‘Elektronisch factureren - Electronic billing (EBILLING)’ beschikbaar.
Wanneer je klikt op [Volgende] worden de volgende acties uitgevoerd:
De elektronische factuur wordt gemaild naar de klant;
Een zip-bestand met facturen wordt in bestandsbeheer geplaatst;
Een logbestand wordt in het bestandsbeheer aangemaakt;
De ingestelde factuuractie wordt gekoppeld aan de elektronische factuur.
Hoe de factuur aankomt bij de klant:
De klant ontvangt een e-mail met daarbij als bijlage de elektronische factuur.
From: De naam van de administratie waaruit de facturen verstuurd worden.
Reply-to: Het e-mailadres opgegeven bij de factuurtype.
Subject: De klantnaam, factuurnummer en het debiteur nummer worden hier vermeld.
Let op: Er is geen bericht of melding waarin wordt aangegeven of de factuur bij de klant is aangekomen. Deze optie is alleen beschikbaar onder de blauwe Facturen tegel.
Facturen in het bestandsbeheer
Voor de definitieve facturen worden in het bestandsbeheer in de folder \facturen\definitief het zip-bestand met verstuurde facturen en een logbestand neergezet.
In het logbestand wordt aangegeven naar welke klanten de elektronische facturen verstuurd zijn. In het logbestand wordt ook gemeld als een factuur niet is verstuurd, bijvoorbeeld als deze eerder al verstuurd was.
Conceptfacturen en facturen voor debiteuren waarbij de stamgegevens niet zijn ingesteld worden niet verstuurd. Deze facturen worden alleen in een apart pdf-bestand in het bestandsbeheer geplaatst.