Starten met Twinfield - Overstapservice - Voorbereiding

Het is mogelijk om administraties uit andere software pakketten over te laten zetten naar Twinfield Boekhouden.

Afhankelijk van het bronpakket zijn er verschillende opties:

• Zet de administratie zelf over met de Conversietool: De Conversietool - Introductie en voorbereiding
• Onze overstap service kan het overzetten voor je uitvoeren.

De overstap service

Bepaal wat je wilt laten converteren.

Conversies worden onderverdeeld in Type A, B of C, afhankelijk van de gegevens. Type A zijn alleen stamgegevens, Type B is inclusief transacties, Type C is maatwerk. Zie de tabel hieronder.

Ga hier direct naar het formulier om een conversie aan te vragen voor de conversietypen A & B.

Belangijk: Type C moet via de accountmanager worden aangevraagd.

Conversie typen

Er zijn drie soorten conversies, van basis tot maatwerk.

Kosten:
Type A - Stamgegevens: 95 euro
Type B - Stamgegevens, grootboekmutaties en openstaande posten: 202,50 euro.
Type C - Maatwerk: prijs op aanvraag bij de accountmanager, of via het Sales contactformulier: Twinfield advies

Stap 1. De voorbereiding

Een conversie wordt gedaan op basis van een auditfile. Elk boekhoudpakket is verplicht om een auditfile beschikbaar te kunnen stellen. Bij voorkeur werken wij met versies 2 of 3.0 of hoger. Bij twijfel altijd de hoogst mogelijke versie kiezen.

Wat kun je verwachten van een conversie uitgevoerd door Support?

Een overstap naar Twinfield begint met een conversie:

• Het overzetten van de boekhoudgegevens uit een ander pakket naar Twinfield. Dit gebeurt via een auditfile.
• Let op: Omdat deze file beperkt is in welke gegevens het kan bevatten, is het belangrijk te weten wat er wel en wat niet wordt overgezet. Voor Type A en B wordt alleen het Twinfield sjabloon NLLEEG gebruikt, hier kunnen geen andere boekingen, grootboekrekeningschema's of andere data in aanwezig zijn voor de conversie of voor bevestiging van voltooiing.
• Via een conversie Type C – maatwerk is soms meer mogelijk. 

Conversie datum:

De conversiedatum is het moment waarop je stopt met boeken in je oude pakket en begint in Twinfield. Tussen het aanleveren van de auditfiles en het moment dat je administratie in Twinfield klaarstaat, kun je geen boekingen verwerken. Een goede planning voorkomt ontbrekende of dubbele administratie.

Tip: Ontkoppel op de conversiedatum alle gekoppelde software om fouten of ontbrekende data te voorkomen

Wat wordt er overgezet?

• Transacties: Alle boekingen worden in Twinfield geplaatst in het dagboek CONV. Als beschikbaar, worden ook het oorspronkelijke dagboek, boekingsnummer, deb- crediteurennummer factuurnummer en de eerste 40 tekens van de omschrijving meegenomen (in vrije tekstvelden).
• Grootboekniveau: Alleen boekingen op grootboekrekeningen worden overgezet. Subadministraties (zoals klant- of leveranciersspecificaties) worden niet meegenomen, tenzij je kiest voor een maatwerkconversie (type C).
• Openstaande posten: We gaan uit van één actuele lijst. Deze bevat ook posten uit eerdere jaren. Je hoeft dus geen aparte lijsten per boekjaar aan te leveren. We boeken deze posten van de grootboekrekening debiteuren/crediteuren naar dezelfde rekening, maar dan met relatie. Het saldo op de grootboekrekening blijft gelijk maar je hebt daarmee een openstaande post.
• Btw: In Twinfield wordt de btw-aangifte automatisch samengesteld op basis van de btw-code waarop een bedrag is geboekt. Dit betekent dat de btw-code zelf bepalend is voor de aangifte, niet het grootboek waarop geboekt wordt.

Bij een conversie via een auditfile worden echter alleen boekingen op grootboekniveau overgenomen. Een btw aangifte kan dus niet op basis van geconverteerde data. Zorg er dus voor dat de aangifte btw in de bron administratie wordt gedaan tot de conversiedatum.

• Jaarafsluiting: In sommige softwarepakketten worden er nog mutaties geboekt op het moment dat er hiervoor een actie wordt ondernomen. Goed dus om eerst dat te doen alvorens de auditfile te draaien.
• Stamgegevens:
  • Debiteuren/crediteuren: NAW-gegevens worden meestal goed overgenomen. Instellingen zoals kredietlimieten of bankgegevens kunnen afwijken of ontbreken, vooral bij buitenlandse rekeningen.
  • Grootboekrekeningen: Worden 1-op-1 overgenomen, inclusief eventuele fouten uit het bronsysteem. Correcties (zoals het omzetten van een winst-en-verliesrekening naar een balansrekening) moeten ná de conversie handmatig worden geboekt.

Wat doen we niet automatisch?

• Omnummeren van rekeningen gebeurt pas ná de conversie, op verzoek. Zie stap 4 hieronder.
• Conceptboekingen of niet-definitieve data worden soms niet meegenomen. Controleer dus goed wat je exporteert (auditfile) uit je bronpakket.

Tot slot: Een conversie is een technisch proces met duidelijke grenzen. Door vooraf goed te plannen en de juiste bestanden aan te leveren, zorgen we samen voor een soepele overstap naar Twinfield.

Stap 2. Een auditfile genereren

Een standaard conversie wordt gedaan op basis van een auditfile. De meeste boekhoudpakketten kunnen een administratie exporteren naar een auditfile.

Raadpleeg de handleiding van het huidige boekhoudpakket voor specifieke informatie over de opties voor het genereren van een auditfile. Indien er geen auditfile gegenereerd kan worden, dan kunnen de opties worden doorgenomen met één van onze consultants op basis van maatwerk, conversie type C.

 

Auditfile versies

Er zijn meerdere versies van de auditfile in omloop. De bekendste zijn versie 1, versie 2, versie 3.1 en versie 3.2. Vanaf versie 2 wordt de auditfile gegenereerd in XML-formaat. In elke nieuwe versie wordt extra informatie over de administratie toegevoegd aan de auditfile. Er staat dus meer informatie over de administratie in een auditfile van versie 3.2 dan in een auditfile van versie 1.

Zijn er meerdere versies beschikbaar, dan gaat de voorkeur altijd uit naar een zo hoog mogelijke versie.

 

Wat staat er in een auditfile?

Een auditfile wordt per boekjaar gegenereerd. Als je twee boekjaren wilt laten converteren, dan heb je twee auditfiles nodig.
In een auditfile staat deze informatie:

• Alle grootboekrekeningen die in het betreffende boekjaar gebruikt zijn.
• Alle debiteuren en crediteuren die in het betreffende boekjaar gebruikt zijn.
• Alle boekingen die in het betreffende boekjaar geboekt zijn.

Waar moet ik op letten?

1. Relevantie voor het boekjaar
Het is goed om je er van bewust te zijn dat een grootboekrekening waar niet op geboekt is tijdens een boekjaar niet wordt geëxporteerd naar een auditfile. Hetzelfde geldt voor debiteuren en crediteuren.
Sommige pakketten exporteren wel alle niet-gebruikte grootboekrekeningen en relaties, maar veel pakketten doen dit niet. Als je door ons een conversie laat uitvoeren, is het dus raadzaam om ons de auditfiles voor het huidige en vorige boekjaar toe te sturen.
 
2. Controle grootboek

• Controleer voordat je de auditfile genereert of het grootboek in evenwicht is.
• Controleer of het saldo van de openstaande posten aansluit met het saldo van de grootboekrekeningen voor debiteuren en crediteuren.
• Controleer of alle boekingen definitief zijn verwerkt, want sommige boekhoudpakketten exporteren alleen definitieve boekingen naar een auditfile.

3. Overlap debiteur- en crediteurcodes

In Twinfield mogen debiteuren en crediteuren niet dezelfde code hebben. Als dit in het vorige pakket wel het geval was, moet één van de twee een andere code krijgen. Geef in dit geval tijdens het aanvragen van de conversie aan dat er moet worden omgenummerd. Zie stap 4 hieronder.

4. Encryptie

Met sommige boekhoudpakketten is het mogelijk om een encryptie voor de Belastingdienst toe te voegen aan de Auditfile. Deze encryptie kunnen wij niet ontgrendelen, dus zet deze niet aan.

Stap 3. Openstaande postenlijst genereren

De meeste boekhoudpakketten bieden de mogelijkheid om de openstaande postenlijst voor debiteuren en crediteuren te exporteren naar Excel. Met dit Excel-bestand kunnen we de openstaande posten klaarzetten in de nieuwe administratie in Twinfield.

Stap 4. Omnummerbestand opstellen

Tijdens een conversie worden gegevens overgenomen uit de auditfile met de instellingen van de stamgegevens zoals gebruikt in het huidige pakket. Tijdens een conversie kunnen we de codes van grootboekrekeningen, debiteuren en crediteuren omnummeren. Dit is optioneel, niet verplicht.

Met name accountants- en administratiekantoren maken vaak gebruik van standaardinstellingen, we kunnen daarom de te converteren administratie(s) omzetten naar deze instellingen. Met omnummeren bedoelen we het veranderen van grootboekrekening- en relatiecodes.
Aan een omnummering zijn extra kosten verbonden, deze bedragen 95 euro.

Wat wordt er omgenummerd?

• De grootboekrekeningen in de auditfile
• De debiteuren en crediteuren in de auditfile
• De boekingen in de auditfile

Wat hebben we nodig voor een omnummering?

Een overzicht met de om te nummeren codes. In dit overzicht kun je aangeven wat de huidige codes zijn en wat de nieuwe codes moeten worden. Geef bij het omnummeren van relaties per code aan of het om een debiteur of crediteur gaat en bij het omnummeren van grootboekrekeningen of het om een balans- of winst-en-verliesrekening gaat.
Zie de bijlage onderaan voor het sjabloon om in te vullen.

Toelichting kolommen in het sjabloon:

• Organization code: dit is de code van de omgeving.
• Company code: dit is de code van de betreffende administratie. Deze code wordt vermeld in de rapporten en is zichtbaar bij Administratie wisselen.
• Dimension type code: het type dimensie dat omgenummerd moet worden (BAS, PNL, DEB, CRD of KPL)
• Source code: dit is de huidige code in Twinfield die moet worden omgenummerd naar een nieuwe.
• Target code: dit is de gewenste nieuwe code na omnummering.

Belangrijk: het omnummerbestand moet aan meerdere voorwaarden voldoen. Het bestand wordt vooraf gecontroleerd. Als het niet voldoet aan de voorwaarden, dan kan de omnummering niet worden uitgevoerd.

Voorwaarden omnummerbestand

• Samenvoegingen of splitsingen van dimensies zijn niet toegestaan. Hierbij wordt gekeken naar alle codes in de administratie, ongeacht of deze ook daadwerkelijk moeten worden ongenummerd.
  • Een code mag maar één keer voorkomen als source code en als target code.
• Houd er ook rekening mee dat boekingen uit het verleden, bestaande instellingen en dimensies in boekingsregels worden omgenummerd.

Is alles gereed?

Dan kan een conversie worden aangevraagd: Overstapservice - De conversie