Starten met Twinfield - De Conversietool - Een conversie afronden (deel 3/3)

Na afloop van de conversie is ons advies om in Twinfield nogmaals een controle uit te voeren om na te gaan of alles aansluit en de conversie goed gelukt is.

In dit onderdeel worden de belangrijkste stappen doorgenomen en toegelicht om Twinfield Boekhouden verder in te richten.

Boekjaren definitief maken

Maak eerst de conversie boekjaren definitief, voordat je Twinfield gaat inrichten. Dit heeft te maken met instellingen die Twinfield wijzigt bij het opslaan van de administratie-instellingen, en dit kan botsen met het definitief maken van de conversie transacties. Als je meerdere boekjaren tegelijk hebt geïmporteerd, controleer dan het eerste boekjaar waarvan ook de beginbalans is meegenomen. Als alles klopt, maak dan het eerste boekjaar definitief door de functie Jaarafsluiting te gebruiken in Twinfield: De Jaarafsluiting. Herhaal dit proces voor alle geconverteerde boekjaren in de administratie.

Krijg je bij de jaarafsluiting een foutmelding op het niveau van Debiteuren/Crediteuren?

De boeking is niet verwerkt. Grootboekrekening Debiteuren/Crediteuren met nummer #### vereist de specificatie van een relatie of kostenplaats.

Deze melding wordt veroorzaakt door de instelling 'Verdere analyse' op de grootboekrekeningen voor debiteuren en crediteuren. Door middel van deze instelling bepaal je of je het wel of niet toestaat dat er op deze grootboekrekeningen geboekt wordt zonder een relatie op te geven.
We raden aan direct boeken op de grootboekrekening niet toe te staan, zodat elke inkoop- en verkoopfactuur op een relatie geboekt wordt.

Voor het definitief kunnen boeken van de geconverteerde boekingen is het nodig om dit tijdelijk wel even toe te staan.
Dit kan als volgt:

Ga in Twinfield naar Financiële professionals > Dimensies > Balans.
Open de grootboekrekening voor de debiteuren.
Ga naar het tabblad 'Koppelingen'.
Zet de optie 'Verdere analyse' op 'Af en toe'.
Klik op [Opslaan]
Herhaal deze stappen voor de grootboekrekening voor de crediteuren.

Je kunt nu de geconverteerde boekingen definitief maken. Nadat je dit gedaan hebt, stel je de Verdere analyse in op 'Ja'.

Door deze optie op 'Ja' te zetten, moet er verplicht een relatie wordt ingevuld als op deze grootboekrekeningen wordt geboekt.

De btw-codes instellen

Btw codes worden niet meegenomen in een auditfile conversie. Je dient voor een efficiënte werking van Twinfield de juiste btw-codes nog toe te voegen. Wanneer je gebruik maakt van ingericht btw-codes in Twinfield kun je bijvoorbeeld een automatisch gevulde btw-aangifte aanmaken. Lees hier hoe je de btw-codes toevoegt: Btw-codes

Openstaande posten importeren

Is de conversie uitgevoerd op basis van een audit file? Dan moeten de openstaande posten van debiteuren en crediteuren handmatig worden geïmporteerd. Hier zijn specifieke instructies en een import-sjabloon voor beschikbaar in het aparte kennisartikel: Hoe kan ik openstaande posten importeren?

Toevoegen bankrekeningen

Bankrekeningen worden niet ingesteld via de conversietool en dien je dus na afloop van de conversie nog in te richten. Dit wordt toegelicht in het onderdeel: Nieuwe bankrekening toevoegen
Wist je dat voor diverse banken een boekhoudkoppeling bestaat waardoor bankafschriften automatisch dagelijks voor je worden klaargezet in de administratie? Voor meer informatie, zie het onderdeel: De bankkoppeling - Algemeen

Vreemde valuta

Via de conversietool kun je kiezen voor een reeds aanwezige administratie. De administratie-instellingen zijn al ingericht voor vreemde valuta. Je kunt ook kiezen voor het aanmaken van een nieuwe administratie in de conversietool en dan heb je ook al een keuze moeten maken voor de vreemde valuta op de administratie-instellingen. Echter kun je ook vreemde valuta gebruiken op je transacties en dien je ook instellingen te doen. Lees hier welke en hoe je dit het beste kunt doen: Valuta's

Vaste activa verwerken in Twinfield