Acties in rapporten en het exporteren van gegevens

Acties in rapporten

Vanuit diverse rapporten is het mogelijk om bepaalde acties uit te voeren. Zo bieden rapporten de optie om in te zoomen op een bedrag en zo bij de onderliggende boeking(en) uit te komen. 

In dit artikel worden deze handige acties toegelicht in een voorbeeld, op basis van de Kolommenbalans.

1. Open het rapport 'Kolommenbalans' via het onderdeel 'Rapporten'.

2. Of volg het menu-pad Financiële professionals > Kolommenbalans.

3. Geef de gewenste criteria op en klik op [Volgende] om de kolommenbalans te openen. 

4. Klik nu op één van de bedragen uit het rapport (zoals in de onderstaande afbeelding).

Vervolgens verschijnt een actiemenu waarbij de volgende acties voor het aangeklikte bedrag mogelijk zijn:

• Grootboekkaart

• Aanpassen

• Overboeken

Goed om te weten: 

• Afhankelijk van de gekozen criteria voor de kolommenbalans (opties bij 'Details weergeven van') zijn er ook mogelijkheden om direct vanuit het rapport naar de debiteurenkaart of de crediteurenkaart te gaan.

• Het rapport Afletteroverzicht geeft ook de optie om een aflettering terug te draaien. Zie hiervoor de functie Afletteren

De grootboekkaart openen

De actie 'Grootboekkaart' maakt het mogelijk om via het aangeklikte bedrag naar de detailgegevens van de betreffende grootboekrekening te navigeren. In het geval van de kolommenbalans wordt het rapport 'Grootboekkaart' geopend.

• Klik vanuit het rapport 'Grootboekkaart' wederom op één van de bedragen om een keuze te maken uit de volgende vervolgacties:

• Boeking bekijken: Klik op de actie 'Boeking bekijken' om het boekingsvenster te openen om de details van de boeking te bekijken.
  • Heeft het betreffende boekstuk de status 'Concept', dan kan de boeking worden aangepast en opnieuw worden opgeslagen met de status 'Concept' of 'Definitief'. 
  • Bij definitieve boekingen kan je gebruik maken van de acties 'Aanpassen' of 'Overboeken' om correcties door te voeren. 

Andere beschikbare acties zijn:

• Aanpassen: Zie hieronder omschreven
• Overboeken: Zie hieronder omschreven
• Verdelen over perioden: Maak rechtstreeks vanuit een rapport, in dit geval het grootboek, een verdeling van de boeking over perioden aan. Zie hiervoor het aparte artikel: Hoe kan ik boekingen verdelen over perioden vanuit het grootboek?

Een boeking aanpassen

Maak direct vanuit de rapportage, in dit geval de kolommenbalans, een correctieboeking aan via het dagboek 'Memoriaal'.

• Klik vanuit het rapport 'Kolommenbalans' op het te corrigeren bedrag en kies voor de actie 'Aanpassen'.

• Na de keuze voor actie 'Aanpassen' opent het invoerscherm voor de te maken correctieboeking waar enkel de grootboekrekening al op de eerste regel is ingevuld. Vul vervolgens de boeking zelf aan.

Een boeking overboeken

De actie 'Overboeken' is in grote lijnen hetzelfde als de actie 'Aanpassen'. Het verschil is dat er bij deze optie ervan uit wordt gegaan dat het volledige bedrag verplaatst dient te worden naar een andere grootboekrekening.

• Klik vanuit het rapport 'Kolommenbalans' op een bedrag en kies voor de actie 'Overboeken'.

• Bepaal vervolgens in welk dagboek de overboeking dient plaats te vinden door één van de dagboekopties aan te klikken.

• Nu wordt het totaalbedrag van de boeking (bestaande uit alle boekingen die aan het bedrag ten grondslag liggen) meegenomen in het invoerscherm (in tegengestelde richting). In de onderste regel hoeft alleen nog de gewenste tegenrekening ingevuld te worden.

Rapporten exporteren

Twinfield Boekhouden heeft de mogelijkheid om een rapport te exporteren in verschillende bestandstypen. 

Zodra een gewenst rapport is geopend, verschijnt boven in beeld een knoppenbalk met oranje buttons waarmee vervolgacties zijn uit te voeren. Zo ook de vervolgactie [Exporteren].

• Klik op de oranje button [Exporteren] om het geopende rapport vast te leggen in een bestand.
  • Dezelfde functie 'Exporteren' is ook vanuit het venster 'Criteria' (bij het openen van een rapport) direct aanklikbaar via de button [Exporteren] (zie onderstaande afbeelding).

In het volgende scherm kunnen de opties voor de export worden gekozen. 

• Selecteer eerst het gewenste bestandsformaat. De beschikbare bestandsformaten zijn:
  • Portable Document Format (PDF)
  • Webpagina (HTML)
  • Comma Seperated Values (CSV)
  • Excel Spreadsheet (XLS en XLSX)

• Geef bij 'Groep op nieuwe pagina starten' eventueel aan of het rapport zo wordt opgesteld dat groepen uit het rapport (zoals administraties en relaties) starten op een nieuwe pagina.
• Vervolgens vul je de oriëntatie en de lettergrootte van het rapport in en is een eventuele voettekst van de rapportage op te geven.
  • Tip: de voettekst en/of lettergrootte van het rapport kan standaard worden vastgelegd via het Rapportontwerp.
• Klik op [Volgende] om het rapport te genereren via het onderdeel Bestandsbeheer.

Zoek het rapport op in Bestandsbeheer

• Twinfield geeft een melding wanneer het rapport in het Bestandsbeheer klaar staat.
• Klik onder de melding op [Bestandsbeheer] om direct naar het bestandsbeheer te gaan.
• Het aangemaakte rapport is in Bestandsbeheer terug te vinden in de map 'Rapporten'.
• Klik op de bestandsnaam om het bestand te downloaden en vervolgens te openen op de computer.

Goed om te weten:

• In het bovenstaande voorbeeld is gekozen voor het exportformaat 'PDF'. De export in dit formaat bevat de volledige Twinfield lay-out en is gelijk aan de rapportweergave bij het openen van het rapport binnen de toepassing.
• Een export naar een Excel-formaat (XLS of XLSX) exporteert het rapport zonder lay-out, dit is standaard ook zonder subtotalen. Zie voor meer informatie het artikel: Kan ik een rapport met subtotalen exporteren naar excel?
• Het onderdeel Bestandsbeheer is een persoonlijke omgeving van de ingelogde gebruiker. Met andere woorden: het geëxporteerde rapport is in eerste instantie alleen zichtbaar voor de gebruiker die de export heeft uitgevoerd. Detailinformatie over Bestandsbeheer is te vinden in de Product Hulp handleiding, onder: Het bestandsbeheer