Starten met Twinfield - Overstapservice - De conversie

De conversie aanvragen

Voordat de conversie wordt aangevraagd, zorg dat de voorbereiding is gedaan: Overstapservice - Voorbereiding

De volgende stap hangt af van welk type conversie moet worden uitgevoerd.

Conversie type A of B: een conversie van type A en B wordt aangevraagd via een formulier in ons Support portaal: Direct regelen
Let op: Wil je na de conversie gaan werken met meerdere valuta's in de administratie? Vermeld dit dan als opmerking tijdens het invullen van het formulier.

Conversie type C: Een conversie van type C wordt aangevraagd bij de accountmanager, of via het Sales contactformulier: Twinfield advies

Om de aanvraag goed te verwerken ontvangen we per administratie graag de volgende informatie:

• In welke omgeving moet deze administratie komen te staan?
• Welke administratiecode moet de administratie krijgen?
• Welke naam moet de administratie krijgen?
• Welke boekjaren moeten geconverteerd worden?
• Wat zijn de grootboekrekeningen voor debiteuren, crediteuren en uit te zoeken posten?

Op basis van de aanvraag wordt de conversie uitgevoerd op de afgesproken conversiedatum. 

Er wordt bericht gestuurd zodra de conversie is voltooid.

Na de conversie - Controles

Na een conversie moeten de nodige gegevens en instellingen worden gecontroleerd voordat de administratie in gebruik kan worden genomen.

• De grootboekrekeningen en relaties
• Saldo's

Controle grootboekrekeningen en relaties

Alles gegevens uit de auditfile(s) zijn overgezet. Sommige pakketten voegen het volledige rekeningschema toe aan de auditfile, andere geven alleen de grootboekrekeningen waarop geboekt is. Hier vallen dan de grootboekrekeningen buiten waar niet op geboekt is in het aangeleverde boekjaar.
Voor de stamgegevens van debiteuren en crediteuren geldt dat deze in Twinfield gevalideerd worden. Als deze gegevens incorrect zijn, bijvoorbeeld met foutieve IBAN of BIC codes dan wordt de gehele deb- of crediteur geweigerd.

• Er wordt een rapportage opgeleverd van welke relaties dit betreft en waarom.
• Indien er grootboekrekeningen, debiteuren en crediteuren ontbreken, dan kunnen die eenvoudig worden aangemaakt. 

Controle saldo's van de grootboekrekeningen

• Beginbalans

In een auditfile staat geen eindbalans voor het boekjaar en we hebben alleen de beginbalans klaargezet voor het eerste (oudste) boekjaar dat is aangeleverd. De eindbalansen voor alle boekjaren en de beginbalansen van volgende boekjaren moeten worden aangemaakt met behulp van de jaarafsluitingsfunctie in Twinfield.
Voor meer informatie, zie: De Jaarafsluiting

• De saldo's controleren

Alleen voor het oudst aangeleverde boekjaar is de beginbalans ingevoerd. Controleer daarom eerst of de saldo's van alle grootboekrekeningen van het oudste boekjaar in Twinfield overeenkomen met de saldo's voor dat jaar in het vorige pakket.
Als dit overeenkomt, doe dan in Twinfield een concept jaarafsluiting voor dat jaar. Nu wordt de beginbalans klaargezet voor het eerstvolgende boekjaar.

Controleer of er ook een aansluiting is voor dit boekjaar.

• Is er een verschil tussen de beginbalansen? Neem op met Support of met de consultant die de conversie heeft uitgevoerd.
• Komt de beginbalans overeen met de waardes in het vorige pakket? Dan kan je de jaarafsluiting definitief maken in de functie jaarafsluiting.

Herhaal deze stappen totdat de saldo's voor alle geconverteerde boekjaren zijn gecontroleerd.
Goed om te weten: Zijn bijvoorbeeld de btw- of privé-rekeningen in het vorige boekhoudpakket leeggeboekt tijdens het afsluiten van een boekjaar? Maak hiervoor dan ook een boekingsinstructie voor aan in de instellingen voor de jaarafsluiting in Twinfield: Jaarafsluiting - Instellingen
 

Na de conversie - Instellingen 

Voordat de administratie in Twinfield kan worden gebruikt, moeten de volgende instellingen worden gecontroleerd, zodat deze direct goed staan.

1. Systeemrekeningen
2. Dimensietypen
3. Btw-codes
4. Bankrekening toevoegen
5. Vreemde valuta
6. Conversieboekingen definitief maken

1. Instellen van de systeemrekeningen

We adviseren alle systeemrekeningen te controleren en in te stellen voordat de administratie in gebruik wordt genomen.

Ga in de administratie naar Instellingen > Administratie-instellingen > Administratie-instellingen: Systeemrekeningen.

2. Instellen van het formaat dimensietypen

Om te voorkomen dat er in de toekomst een wildgroei aan grootboekrekening-, debiteur- en crediteurnummers in de administratie ontstaat, raden we je aan om hiervoor een toegestane nummerreeks in te stellen.
In Twinfield heet deze nummerreeks “het formaat van het dimensietype”. Dit wordt apart toegelicht in het onderdeel: Dimensietypen

3. Controleer de btw-codes

Controleer of de btw-codes in de administratie volledig zijn en controleer daarnaast of alle btw-codes zijn gekoppeld aan de juiste grootboekrekening. Waar nodig kun je zelf nieuwe btw-codes aanmaken.
Dit wordt apart toegelicht in het onderdeel: Btw-codes

Belangrijk: Bevestig voor jezelf dat de btw-codes goed zijn ingesteld voordat je nieuwe boekingen toevoegt aan de administratie.

4. Toevoegen bankrekeningen

We raden aan om bankrekeningen toe te voegen aan de administratie. Dit wordt toegelicht in het onderdeel: Nieuwe bankrekening toevoegen
Wist je dat voor diverse banken een boekhoudkoppeling bestaat waardoor bankafschriften automatisch dagelijks voor je worden klaargezet in de administratie? Voor meer informatie, zie het onderdeel: De bankkoppeling - Algemeen

5. Vreemde valuta

Is er sprake van vreemde valuta transacties?
Maak dan eventueel direct de instellingen voor vreemde valuta in de administratie. Zie hiervoor het onderdeel: Valuta's

6. Conversieboekingen definitief maken

We raden aan om de conversieboekingen zo snel mogelijk definitief te maken.

Omdat de historische inkoop- en verkoopfacturen alleen op grootboekniveau zijn geconverteerd, kan er bij het definitief maken van deze boekingen de volgende foutmelding worden gegeven: De boeking is niet verwerkt. Grootboekrekening Debiteuren/Crediteuren met nummer #### vereist de specificatie van een relatie of kostenplaats.

Deze melding wordt veroorzaakt door de instelling 'Verdere analyse' op de grootboekrekeningen voor debiteuren en crediteuren. Door middel van deze instelling bepaal je of je het wel of niet toestaat dat er op deze grootboekrekeningen geboekt wordt zonder een relatie op te geven.
We raden aan dit niet toe te staan, zodat elke inkoop- en verkoopfactuur op een relatie geboekt wordt.

Voor het definitief kunnen boeken van de geconverteerde boekingen is het nodig om dit tijdelijk wel even toe te staan.
Dit kan als volgt:

1. Ga in Twinfield naar Financiële professionals > Dimensies > Balans.
2. Open de grootboekrekening voor de debiteuren.
3. Ga naar het tabblad 'Koppelingen'.
4. Zet de optie 'Verdere analyse' op 'Af en toe'.
5. Klik op [Opslaan]
6. Herhaal deze stappen voor de grootboekrekening voor de crediteuren.

Je kunt nu de geconverteerde boekingen definitief maken. Nadat je dit gedaan hebt, stel je de Verdere analyse in op 'Ja'.

Door deze optie op 'Ja' te zetten, moet er verplicht een relatie wordt ingevuld als op deze grootboekrekeningen wordt geboekt.

Klaar?

De administratie is nu gereed voor gebruik!