Klienthantering
Manualerna beskriver hur Capego KYC används för att skapa, hantera, inhämta information om, arkivera och ta bort kunder, inklusive hantering av roller, ägarskap och den data som samlas in i kundkännedomsprocessen.
Senaste uppdatering: Capego KYC
Kundimport & -export
Denna guide beskriver hur man massimporterar kunder i Capego KYC via "Företagsinställningar" under fliken "Kundimport & -export". Användaren laddar ner en excelmall, fyller i kunduppgifter (minst tre obligatoriska kolumner) och laddar upp filen för import. Efter import kan riskbedömning och kundkännedom göras för varje kund. Guiden visar även hur man exporterar kundlistan till Excel genom en enkel knapptryckning. Excellistan innehåller åtta kolumner, där mallen är på engelska med svenska förklaringar.
Capego KYC
Skapa en ny kund
Instruktioner för att skapa en ny kund i systemet beskrivs. Genom att klicka på "+ Ny kund" öppnas en vy med flikar för Företag och Privatperson. För företag anges nationalitet, organisationsnummer och ansvarig konsult. Efter skapandet öppnas klientkortet där du kan skapa en ny riskbedömning och skicka ut kundkännedom. För privatperson fylls de fält i som är obligatoriska och ansvarig konsult väljs. Länkar till relaterade instruktioner och exempelbilder finns för tydlighet.
Capego KYC
Kundinformation som hämtas in
Dokumentet beskriver en översiktssida med fem flikar för kundinformation, där data samlats från flera myndigheter och källor. Flik 1 visar riskbedömningar med risknivå och skapare. Flik 2 innehåller generell företagsinformation som bolagsform och antal anställda. Flik 3 presenterar företagets roller och ägarskap, inklusive verklig huvudman, ägare och dotterbolag. Flik 4 visar firmatecknare, och flik 5 innehåller KYC-rapporter och möjlighet att ladda upp egna dokument som ID-handlingar. Syftet är att erbjuda en komplett bild av företaget för KYC och riskhantering.
Capego KYC
Roller och ägarskap
Dokumentet beskriver funktionaliteten på klientkortets flik "Roller och ägarskap", där man kan se och redigera personer med roller i företaget samt företagets ägarstruktur baserat på offentliga register. Vid redigering kan man komplettera information och begära ID-handlingar. Varje ändring triggar en ny sökning i PEP- och sanktionslistorna för att säkerställa efterlevnad och uppdaterad kontroll.
Capego KYC
Global kund
Dokumentet beskriver funktionen "Global kund" som möjliggör onboarding, verifiering och hantering av företag utanför Norden där automatiska företagsregister saknas. Processen innefattar manuell datainsamling, ID-verifiering via Freja passläsare, och manuella sanktionskontroller för regelefterlevnad. Global kund skiljs från nordiska kunder i KYC-portalen för enkel hantering. Viktiga steg tar upp onboarding, datainsamling och verifiering, ID-kontroll, sanktionskontroll samt slutförande av onboarding. Automatiska uppdateringar saknas för globala kunder, vilket kräver manuell hantering vid ändringar. Funktionen underlättar global KYC/AML-compliance och säkerställer korrekt verifierad och signerad företagshantering.
Capego KYC
Bevakning av kund
Denna text beskriver funktionen för automatisk bevakning av kunder i en lista med bolag/företag, där förändringar markeras med en röd punkt. Privatpersoner bevakas inte. Vid ändringar, t.ex. i styrelse eller verklig huvudman, får användaren notifieringar via en klockikon och kan se detaljer i granskningsloggen. Dessutom skickas veckovisa e-postuppdateringar som kan avaktiveras under inställningar. Det finns även instruktioner för hur man arkiverar eller tar bort kunder via länkar till Capego KYC-supportartiklar.
Capego KYC
Arkivera kunder
Instruktion för att arkivera kunder: Markera en eller flera kunder till vänster, klicka på "Arkivera" som visas till höger och bekräfta med "Ja". Arkiverade kunder flyttas till Arkiv-vyn. Efter fem år kan kunder tas bort, med instruktioner för borttagning tillgängliga via en länk till Capego KYC:s guide.
Capego KYC
Ta bort en kund
För att radera en kund i Capego KYC måste kunden först arkiveras enligt lagens krav på fem års arkivering efter riskbedömning. För att direkt ta bort felaktigt inlagda kunder kan arkiveringstiden tillfälligt sänkas till 0 år under Kundinställningar i Företagsinställningar. Därefter kan kunden tas bort från arkivlistan. Det är viktigt att återställa arkiveringstiden efteråt. En länk till en guide för arkivering av kunder finns också tillgänglig.
Capego KYC
Kundinställningar
Fliken Kundinställningar innehåller inställningar för hantering av kunder och säkerhet i Capego KYC. Här kan du bland annat:
* ange efter hur lång tid arkiverade kunder ska raderas,
* ställa in standardtid för nästa riskbedömning,
* välja om loggbilagor ska bifogas rapporter om misstänkta omständigheter,
* aktivera krav på multifaktorsautentisering för alla användare.
För mer information om en inställning, håll muspekaren över informationsikonen. Länkarna i avsnittet leder till fördjupad information om respektive område.