Fakturering
Manualerna beskriver hur fakturering hanteras, inklusive arbete i området för pågående arbete, användning av fakturatexter, automatiska priser och ränteinställningar samt hur man skapar, redigerar, granskar, slutför, raderar och återöppnar fakturor och fakturautkast, både enskilt och i bulk.
Senaste uppdatering: Capego Practice Management
Slutför fakturor
Dokumentet beskriver hur man slutför fakturor i ett system, både individuellt och i bulk. Det förklarar att fakturautkast kan granskas och slutföras av partner eller chefer, samt att flera fakturor kan hanteras samtidigt. För bulkhantering ska användaren gå till "Tid och fakturering" > "Fakturor", välja önskade utkast och klicka på "Slutför faktura". För individuell granskning öppnas varje faktura var för sig innan slutföring. Efter slutförandet flyttas fakturorna till fliken "Slutförda fakturor". Det går även att skriva ut fakturautkasten för detaljerad granskning.
Capego Practice Management
Skapa flera fakturautkast samtidigt
Dokumentet beskriver hur man skapar fakturautkast i bulk via två metoder: sidan "Fakturering" och sidan "Pågående arbete" inom systemet "Tid och fakturering". Det förklarar steg-för-steg hur användare kan söka och filtrera uppdrag, markera dessa och skapa fakturor, där flera uppdrag för samma kund kan sammanföras på en faktura. Vid fakturering för kunder i samma faktureringsgrupp slås dessa fakturor ihop under huvudklientens namn. Dokumentet betonar också möjligheten att lägga till interimstext på fakturor och fortsätta bearbeta utkasten under sidan "Fakturautkast".
Capego Practice Management
Redigera ett fakturautkast
Dokumentet beskriver hur man visar och redigerar fakturautkast i systemet. Stegvis instruktion ges för att navigera till Fakturautkast via Tid & Fakturering > Fakturering, samt att klicka på en rad för att öppna utkastet. I redigeringsläget kan man lägga till eller ta bort fakturaposter (från Pågående arbeten eller manuellt), ändra fakturalayout, ändra fakturadatum och lägga till kommentarer. Dessutom går det att ta bort, slutföra eller skriva ut fakturautkastet.
Capego Practice Management
Radera faktura och radera fakturautkast
Dokumentet beskriver hur man tar bort en faktura i systemet genom att först flytta den till fliken "Fakturautkast". Steg för steg visas hur man hittar fakturan under "Tid och fakturering" > "Fakturor", väljer och bekräftar borttagning. Vid borttagning återgår fakturerade händelser till klienten för eventuell ny fakturering, annars krävs kreditposter. Dokumentet förklarar även hur man flyttar en faktura från fliken "Slutförda" till "Fakturautkast" genom att öppna fakturan och klicka på "Återöppna Faktura" för att möjliggöra borttagning.
Capego Practice Management
Fakturering: Ändra ränteinställningar
Dokumentet beskriver hur man ställer in och justerar dröjsmålsränta i systemet. Först anges globala ränteinställningar via Byråstöd under Kundfordringar, där man bestämmer räntesats, ränteperiod och om ränta ska tas ut som standard på kunder. Därefter kan räntan och ränteperioden anpassas för enskilda kunder via kontaktlistan, med möjlighet att aktivera eller inaktivera ränta per kund. Tips ges om att regelbundet uppdatera vilka kunder som ska debiteras innan ränteberäkning sker.
Capego Practice Management
Automatiska priser, lägsta pris, fast pris
Dokumentet beskriver hur resurshanterare kan konfigurera automatiska standardpriser för fakturor hos klienter genom att ange lägsta pris, avtalat pris eller fast pris för olika uppdragstyper. Lägre pris säkerställer minimibelopp på fakturor, avtalat pris tillämpas oavsett pågående arbete och kan ge upp- eller nedskrivning, medan fast pris prioriteras vid fakturering om det finns fastprisavtal. Instruktioner för varje prisinställning ges stegvis via klientens resurs- och prisflik i systemet, vilket förenklar fakturahanteringen och sparar tid.
Capego Practice Management
Återöppna en slutförd faktura
Dokumentet beskriver hur man redigerar eller tar bort en faktura med status "slutförd" genom att först återöppna den. Stegen inkluderar att navigera till "Tid och fakturering > Fakturering", gå till fliken "Slutförda", öppna önskad faktura, klicka på "Återöppna faktura" och bekräfta. Vid återöppning tas fakturatransaktioner och eventuella betalningstilldelningar bort från kundfordringar och kan raderas från fakturan.
Capego Practice Management
Använda fakturatexter
Dokumentet beskriver hur man lägger till och använder fakturatexter i ett faktureringssystem. Fakturatexter kan sparas och återanvändas på fakturarader eller kopplas som standardtext för olika uppdragstyper, vilket sparar tid och förenklar arbetet. Texten kan kompletteras med fältuttryck för automatisk ifyllnad, t.ex. räkenskapsår eller periodslut. Fakturatexter hanteras under Byråstöd > Fakturamallar > Fakturatext, och kan sedan väljas på specifika uppdragstyper eller direkt på enskilda fakturarader via ett redigeringsverktyg. Länk till vidare instruktioner finns för anpassning av uppdragstyper.
Capego Practice Management
Använd området för pågående arbete
Dokumentet beskriver hur man använder och navigerar i systemets område "Pågående arbete" under Tid och fakturering. Det förklarar hur man visar och filtrerar pågående arbete-data via olika flikar: Grunddata, per kontaktgrupp, faktureringsgrupp och individuell klient. Det beskrivs hur man söker, filtrerar och skriver ut rapporter för pågående arbete samt vilka uppgifter som visas för varje jobb. Slutligen förklaras menyn Åtgärder där man kan utföra funktioner som fakturering, uppskrivningar, nedskrivningar och avsluta uppdrag. Dokumentet underlättar hantering och rapportering av pågående arbete inom organisationen.