Dokument
Manualerna beskriver dokumenthantering, inklusive behörigheter, mappar och mallar, fil- och versionshantering, taggar, sök och filtrering, papperskorg, lagringsperioder, utrymmesövervakning samt integrationer och molnbaserad PDF‑redigering.
Senaste uppdatering: Capego Practice Management
Versionshantering av filer
Dokumentfunktionens versionshantering gör det möjligt att spara flera versioner av samma fil vid redigering, uppladdning eller namnändring. Användare kan visa versionshistorik, ladda ner, återställa eller kopiera tidigare versioner beroende på behörighet, vilket underlättar felkorrigering. Systemet sparar som standard obegränsat antal versioner, men administratörer kan begränsa detta till ett maxantal, där äldsta versionen raderas när gränsen uppnås. Inställningar för versionskontroll nås via Dokumenthantering i systemets inställningar.
Capego Practice Management
Ställ in arkiveringsperioder
Dokumenthantering i systemet möjliggör inställning av arkiveringsperioder för uppladdade dokument med en standardperiod på 7 år. Dokument flyttas automatiskt till papperskorgen när perioden uppnås, där de kan återställas eller raderas permanent efter en standardperiod på 1 år. Arkiveringstidens hierarki styr prioritet mellan manuella datum, taggar och uppdragstyper. Användare kan lägga till, ändra eller ta bort arkiveringsperioder via inställningarna under Automatisk arkivering, med flexibilitet att anpassa perioderna för olika dokumenttyper och kategorier. Papperskorgen kan tömmas manuellt eller genom schemalagd borttagning.
Capego Practice Management
Skapa egna mallar för mappstrukturer
Dokumentet beskriver hur man skapar, anpassar och hanterar egna mappmallar för kontakter och uppdrag i ett dokumenthanteringssystem. Mallarna baseras på skräddarsydda mappstrukturer och kopplas till bolagskategorier eller uppdragstyper, där en standardmall kan definieras för varje kategori. Användaren kan lägga till, ändra och ta bort mallar via inställningarna, med möjlighet att dra och släppa mappar för organisering. Ändringar i mallar påverkar inte befintliga mappar med filer, och mallar kan endast tas bort om de inte används.
Capego Practice Management
Redigera PDF-dokument som finns lagrade i dokumentarkivet
Dokumentet beskriver hur användare i Capego Practice Management kan redigera PDF-filer direkt och spara dem tillbaka till dokumentarkivet. Användaren kan välja mellan en molnbaserad PDF-redigerare eller lokal applikation via synkroniseringsverktyget. Funktioner inkluderar att sammanfoga, dela, redigera text och bilder, infoga kommentarer och formulär, samt skriva ut. Redigeringen sker i en ny flik och filerna måste sparas i verktyget för att uppdateras korrekt i systemet. Användarinställningar styr vilket redigeringsalternativ som används.
Capego Practice Management
Lär dig mer om CaseWare-integration
Denna guide beskriver integrationen mellan Capego Practice Management och CaseWare, som möjliggör hantering av CaseWare-filer via Dokumenthanteraren. Den täcker hur man ställer in åtkomst till delad nätverksplats, komprimerar filer före uppladdning, laddar upp och söker efter CaseWare-filer i systemet. Användare kan öppna filer direkt i CaseWare och hantera låsning, inklusive att låsa upp filer vid behov, med särskilda instruktioner för hantering av delade filer och behörigheter. Integrationens funktioner syftar till att effektivisera arbete med CaseWare-filer inom Capego Practice Management.
Capego Practice Management
Läs om Dokumenthantering
Dokumenthanteringen i Capego Practice Management, levererad av Wolters Kluwer, erbjuder säker och lättillgänglig lagring av digitala företagsdokument. Den är integrerad med kontakt- och uppdragsmoduler, vilket möjliggör lagring av dokument både på kontakter och specifika uppdrag. Nyckelfunktionerna inkluderar uppladdning i olika mappar, snabb förhandsgranskning och redigering av PDF och bilder, versionshantering, sök- och filtreringsfunktioner samt integration med Office365. Dokumentflikar finns både på kontakter och uppdrag för smidig åtkomst och hantering.
Capego Practice Management
Hantera filer
Denna användarmanual beskriver hur man hanterar filer i Capego Practice Management, inklusive uppladdning, öppning, redigering, och nedladdning av filer. Den täcker även hur man hanterar låsta filer, visar sparade e-postmeddelanden, byter namn på och tar bort filer, samt kopierar fil-länkar och infogar hyperlänkar i dokumentmappen. Manualen förklarar steg-för-steg-procedurer för varje funktion och nämner att versionshantering finns tillgänglig för att hantera tidigare filversioner. Filtyper som körbara filer accepteras inte och säkerhetsbehörigheter styr åtkomst till filer och redigeringsmöjligheter.
Capego Practice Management
Hantera taggar
Dokumenthantering med taggar underlättar organisering, sökning och kategorisering av filer. Taggar kan automatiskt tilldelas baserat på uppdragstyp eller mappplacering och anpassas via särskilda inställningar. Användare med behörighet kan skapa, ändra och ta bort valbara taggar. Taggar kan läggas till vid uppladdning eller i efterhand på befintliga filer, även för flera filer samtidigt i samma mapp. Office 365-tillägg för Outlook, Word och Excel möjliggör tagghantering direkt i programmen. Taggfiltret i sökfältet hjälper att snabbt hitta dokument med specifika taggar.
Capego Practice Management
Hantera mappar
Dokumentvyn innehåller automatiskt genererade systemmappar (gröna) som inte kan bytas namn eller tas bort, samt användarskapade undermappar (gula). Mapphantering sker inom kontakt- eller uppdragsvyer, där standardmappar som "Att tilldela", "Permanent" och "Kontaktdokument" finns för att organisera filer. Användare kan skapa, byta namn på och ta bort egna mappar inom dessa standardstrukturer, men inte påverka systemmapparna. Ta bort mappar hamnar i papperskorgen för återställning eller permanent radering (med rätt behörighet). Mappnamn dupliceras automatiskt med suffix för unik identifiering.
Capego Practice Management
Fliken Byrådokument
Dokumenthanteringens flik Byrådokument erbjuder mappar för interna dokument, HR-dokument och handläggardokument, med åtkomst baserad på användarens säkerhetsroller. Interna dokument är byrågemensamma och kräver särskilda behörigheter för visning och redigering. HR-dokument lagras i individuella mappar tillgängliga endast för HR Managers. Handläggardokument är privata för varje användare, utom för administratörer med särskild roll. Mappar som HR-dokument och Handläggardokument kan aktiveras eller inaktiveras i inställningarna. En mapp kan även markeras som permanent för att filer ska sakna utgångsdatum och lagras utan tidsbegränsning.
Capego Practice Management
Filtrera och sök på mappar och filer
Dokumentet beskriver hur man söker och filtrerar dokument och mappar inom en applikation, särskilt via fliken "Dokument" på relevanta sidor som Kontaktuppgifter eller Uppdragsdetaljer. Användare kan söka efter filer och mappar med nyckelord, samt filtrera resultat baserat på kriterier som senast uppdaterad användare, datumintervall, taggar, filtyp, status och tilldelning. Det går att kombinera sök- och filterfunktioner för att snabbt hitta relevanta dokument. Instruktioner för att rensa sökord och återställa filter finns också med för enkel navigering.
Capego Practice Management
Behörigheter för dokumenthantering
Dokumenthanteringsbehörigheter styrs på handläggarnivå via Behörighetsadministration. Roller inkluderar bland annat visning, uppladdning, redigering, borttagning samt återställning av dokument och mappar. Särskilda behörigheter finns för undermappshantering, bulk-nedladdning, låsning, HR-dokumentåtkomst och interna dokument. Vissa funktioner, såsom importverktyg, är kommande funktionaliteter. En rollmatris finns för översikt av rollernas möjligheter. Behörigheterna underlättar anpassad åtkomst och kontroll över dokument inom organisationen.
Capego Practice Management
Övervaka din Lagringsanvändning
Dokumentet beskriver hur man kan se och hantera lagringsutrymme i Dokumenthantering via fliken Lagringsanvändning. Ett stapeldiagram visar historik över lagringsanvändning per månad, uppdelat på utrymme som används exklusive papperskorgen och utrymme i papperskorgen. En lista visar de 100 största filerna på arbetsytan, där användare kan öppna och undersöka filstorlek. Filer kan tas bort permanent utan att gå via papperskorgen, genom att markera filerna, klicka på "Ta bort permanent" och bekräfta.
Capego Practice Management
Papperskorgen
Dokumenthanteringens papperskorg visar raderade filer och mappar sorterade efter borttagningsdatum. Användaren kan sortera objekt via kolumnrubriker (utom Ursprunglig plats) och filtrera efter exempelvis filtyp. Genom att markera filer med kryssrutor kan man sedan återställa eller permanent radera dem. Papperskorgen nås via menyn till vänster under fliken "Papperskorg".
Capego Practice Management
Arbeta med Officedokument filer i Dokumenthanteringen
Dokumentet beskriver hur handläggare kan öppna och arbeta med Word-, Excel- och PowerPoint-filer via Office skrivbordsapplikation eller Microsoft Office 365 Online. Det förklarar inställningar för att välja öppningsmetod, hur filer öppnas och redigeras i online-versionen, samt hantering av OneDrive-samtycke. Användare kan installera tillägg för bättre integration och återkalla samtycke för Office 365 vid behov. Filtyper som stöds online är .docx, .xlsx och .pptx. Ändringar sparas och versionhanteras automatiskt när filer redigeras online.