Kontakter
Manualerna beskriver hur du arbetar med kontakter – från att skapa, redigera och ta bort kontakter, hantera kommunikationsuppgifter, relationstyper, grupperingar, klientanteckningar och massuppdateringar till att söka och förstå kontaktinformationen i systemet.
Senaste uppdatering: Capego Practice Management
Ta bort en kontakt
Dokumentet beskriver hur man i Capego Practice Management hanterar kontakter, inklusive att ta bort, arkivera och återställa kontakter. Kontakter kan raderas permanent om de inte är kopplade till jobb eller relationer, annars måste de arkiveras. Arkivering inaktiverar kontaktprofilen men möjliggör återaktivering senare. Instruktioner ges för att ta bort, arkivera (individuellt eller i grupp) och återställa arkiverade kontakter via systemets gränssnitt, med tips om att förhindra synlighet av arkiverade klienter.
Capego Practice Management
Skapa grupperingar
Dokumentet beskriver hur företag kan skapa och använda anpassade grupper för att organisera kontakter, uppdrag och handläggare i grupper såsom kontor eller avdelningar. Det förklarar hur man skapar, redigerar, tar bort, döljer och visar gruppalternativ i inställningarna. Grupper kan tilldelas kontakter, uppdrag och handläggare, och användas som filter på kontaktlistor, uppdragslistor och i rapporter för enklare hantering och sökning. Funktionen stödjer maximalt två anpassade grupper för effektiv organisering i företaget.
Capego Practice Management
Sök i din kontakt-lista
Dokumentet beskriver hur man söker kontakter i systemet genom att klicka på "Kontakter" > "Alla kontakter". Snabbsökning görs via ett sökfilter där man kan välja att söka på klientnamn, klientnummer, telefon, adress, personnummer eller organisationsnummer. Standardsökningen styrs av användarinställningar som kan redigeras i profilen. För avancerad sökning används en särskild ikon för att öppna fler filteralternativ. Resultatet kan sorteras genom att klicka på kolumnrubriker. Länkar och bilder stöder instruktionerna.
Capego Practice Management
Relationstyper
Tabellen visar vilka relationstyper som kan registreras för olika företagsformer såsom aktiebolag, ekonomiska föreningar, enkelt bolag, enskild firma, handelsbolag, kommanditbolag, privatpersoner, registrerade trossamfund, stiftelser och filialer. Relationerna omfattar roller som ordförande, ledamot, VD, revisor, kontaktperson, ägare, bankrådgivare med flera. Relationer kan ställas in i båda riktningarna och typen av företag avgör vilka relationer som kan registreras. Informationen är kopplad till Capego Practice Management för hantering av relationer.
Capego Practice Management
Redigera kommunikationsdetaljer
Dokumentet beskriver hur man hanterar och uppdaterar kommunikations- och adressuppgifter för klienter i ett system. Användaren kan lägga till information vid klientens skapande eller senare. Snabblänkar på fliken Grunddata ger snabb åtkomst till kommunikationssätten. Via Kontakter > Alla kontakter öppnas klientens Grunddata-flik, där man genom ikoner kan redigera detaljer. Funktioner inkluderar karta (Google Maps för fysisk adress), webbplatslänk, e-post och LinkedIn-profil, vilka underlättar åtkomst och kontakt med klienten.
Capego Practice Management
Massuppdatera kontaktuppgifter
Funktionen för massuppdatering på sidan Kontakter är inte tillgänglig än, men planeras i produktion i slutet av 2025. Följande fält kan massuppdateras: Partner, Klientansvarig, Leveransmetod, Kontor och Team (de två sista ställs in under Inställningar > Byråinställningar > Grupperingar). Processen innebär att välja kontakter, fält och värde att uppdatera, använda filter för att specificera urvalet, granska lista över valda kontakter och slutligen verkställa uppdateringen.
Capego Practice Management
Lär dig mer om kontakter
Capego Practice Managements modul "Kontakter" är en central databas för registrering och hantering av alla kontakter, inklusive klienter och prospekt. Modulen ska konfigureras innan andra funktioner används. Kontakter kan importeras via importverktyg eller CSV, eller läggas till manuellt. Varje kontakt har en profil med flikar för grunddata, uppdrag, fakturering, relationer, resurser, anpassade fält, anteckningar, dokument och kommunikation. Modulen möjliggör effektiv överblick och hantering av kundrelationer och faktureringsinformation. Länkar till detaljerade guider för användning, inställningar och massuppdatering finns tillgängliga.
Capego Practice Management
Lägg till en kontakt manuellt
Dokumentet beskriver hur man kan lägga till kontakter i Capego Practice Management, antingen manuellt eller genom import från befintliga databaser som Byrå, vilket sparar tid. Manual för import finns via länkar till migreringsverktyg och CSV-import. Vid manuell registrering klickar man på "Kontakter" > "Alla kontakter" > "+ Kontakt", fyller i uppgifter under flikarna Detaljer, Profil, Fakturering och Övriga adresser, och väljer sedan mellan olika sparalternativ för att spara eller lägga till nya kontakter.
Capego Practice Management
Kontaktrapporter
Dokumentet beskriver olika typer av rapporter för kontaktuppgifter som kan skapas och anpassas via rapportfunktionen under fliken Kontakter. Rapportalternativen inkluderar egna kontaktuppgiftsrapporter, telefonnummerlistor, klientanteckningar, namn- och adresslistor, branschfördelningar samt kommande födelsedagar. Användare kan använda filter för att begränsa urval och spara egna rapporter för enkel åtkomst. Födelsedagsrapporten baseras på datum lagrade i klientprofiler. Rapportverktyget möjliggör effektiv sammanställning och export av kontaktinformation baserat på användarens behörighet.
Capego Practice Management
Klientanteckningar
Dokumentet beskriver funktionen för anteckningar på kontaktflikar i ett program. Användare kan skapa anteckningar och välja kategorier, både förinställda (Kundbesök, Notering, Telefon, Påminnelse) och egna kategorier via byråinställningar. Varje anteckning visar datum och användare för senaste uppdatering, samt historik vid ändringar. Redigering och borttagning av andras anteckningar kräver högre behörighet. En sökfunktion finns för att filtrera anteckningar efter kategori, handläggare och datum, vilket underlättar hantering av anteckningslistan.
Capego Practice Management
Inställningar för kontakter
Denna guide beskriver administratörens ansvar att anpassa inställningar under "Inställningar > Kontakter" i Capego. Viktiga punkter är hantering av automatisk klientnumrering, anpassning av adressetiketter, aktivering och begränsning av kontaktbehörigheter. Vidare går den igenom hantering av företagstyper, anteckningskategorier, branscher och SNI-koder. Kontaktbehörigheter kan begränsas per handläggare. Slutligen finns möjlighet att skapa egendefinierade fält för kontakter, med hänvisning till en separat guide för mer detaljer.
Capego Practice Management
Importera kontakter med CSV
Dokumentet beskriver hur man importerar kontakter till Capego Practice Management via en csv-fil. Det innefattar att ladda ner en csv-exempelfil som mall, exportera data från det gamla systemet, förbereda och rensa datan enligt specificerade formatkrav, och slutligen importera filen i Capego. Viktigt är bland annat att undvika dubbletter, använda rätt företags- och datumformat, ta bort specialtecken och säkerställa obligatoriska kolumner. För Wolters Kluwer Byrå-användare rekommenderas istället ett särskilt migreringsverktyg. Felhantering och korrigeringar beskrivs också.
Capego Practice Management
Fältförklaring vid import av kontakter via csv-fil
Dokumentet är en guide för import av kontakter via CSV-fil i ett system, med detaljerade fältförklaringar. Det listar obligatoriska och frivilliga fält som klientnummer, företagstyp, namn, kontaktuppgifter, grupper, faktureringsinformation och andra relevanta attribut. Dataformat och längdbegränsningar anges för varje fält. Användare uppmanas att endast inkludera nödvändiga fält för effektiv import och påminns om att Wolters Kluwer Byrå-användare ska använda ett annat migreringsverktyg. Funktionen finns under Inställningar > Installation > Importera Klienter.
Capego Practice Management
Egendefinierade fält för kontakter
Dokumentet beskriver hur man kan lägga till, organisera och hantera egendefinierade fält och fältgrupper för kontakter i ett system. Det går att skapa upp till 85 fält i olika typer (ja/nej, textfält, datum etc.), knyta dessa till fältgrupper och styra deras visning och behörigheter. Fälten kan sorteras alfabetiskt eller manuellt. Det förklaras också hur man skapar dynamiska fältgrupper som kan visas på kontaktens huvudsida och hur dessa grupper kan organiseras. Guiderna inkluderar steg-för-steg instruktioner och visuell exempelmaterial.
Capego Practice Management
Använd sidan Kontakter
Denna guide beskriver hur man hanterar relationer mellan kontakter i Capego Practice Management, såsom kopplingar mellan funktionärer och klienter. Du lär dig lägga till, redigera och se relationer, inklusive start- och slutdatum samt ägarandelar. Relationerna kan även automatiskt överföras till Capego Bokslut och Skatt om motsvarande funktionärstyp finns i båda systemen. Relationer hanteras endast i Capego Practice Management och kan inte redigeras i Capego Bokslut och Skatt. Dokumentet innehåller länkar till ytterligare information och instruktioner för olika företagstyper.