Uppdrag
Beskrivning hur du skapar uppdrag, söker och listar dem, hanterar uppdragsdetaljer och kommentarer, och uppdaterar uppdragsstatus.
Senaste uppdatering: Capego Practice Management
Valbara listvyer i Uppdragshantering
Texten beskriver uppdragslistans organisation i Capego Practice Management, som är indelad i flikar beroende på användarens behörighet. Alla användare har tre huvudvyer: Mina prioriterade uppdrag, Mina allokerade uppdrag och Mina tidigare uppdrag. Användare med högre behörighet får även tillgång till ytterligare flikar såsom Alla uppdrag, Pågående - Öppna uppdrag, Veckovy, Ej allokerade uppdrag, Pågående uppdrag, Slutförda och Avslutade. Vyerna visar uppdrag baserat på tilldelning, status och tid, och hjälper användaren att enkelt följa och hantera sina uppdrag.
Capego Practice Management
Uppdragsmallar - skapa återkommande uppdrag
Dokumentet beskriver hur man skapar och hanterar återkommande uppdrag i Capego Practice Management genom Uppdragsmallar. Det förklarar steg-för-steg hur man lägger upp mallar för regelbundna uppdrag som årsredovisningar och löner, inklusive inställningar för periodlängd, start- och slutdatum, uppdragsansvarig och budget. Vidare beskrivs hur man hanterar dessa mallar, använder rapporter och gör massuppdateringar för effektiv administration. Funktionen automatiserar uppdragsgenerering, spar tid och säkerställer att relevanta uppdrag alltid är öppna och uppdaterade för kunder.
Capego Practice Management
Uppdragslistan
Detta dokument beskriver hur man använder Uppdragshantering i ett system för att hantera och söka uppdrag kopplade till kontakter. Det täcker funktioner som att visa uppdragslistan, välja kolumner för visning, göra snabba och avancerade sökningar, visa uppdragsdetaljer, samt hur man får tillgång till nyligen visade uppdrag. Vidare beskrivs hur man ändrar antalet uppdrag som visas per sida och justerar sorteringsordning för kontakter. Dokumentet innehåller även information om företagsgrupperingar och hur användarprofiler kan anpassas för bättre hantering.
Capego Practice Management
Uppdatera uppdragsstatus
Manualen förklarar hur uppdragsstatusar används för att följa och dokumentera uppdragets fas, med standardnivåerna Ej påbörjad, Pågående och Slutförd. Den beskriver hur man ändrar status för enskilda eller flera uppdrag via Uppdragshanteringen samt vid tidrapportering. Inställningar kan automatiskt ändra status till Slutförd vid avslut. För att återgå till en tidigare status krävs högre behörighet. Fler statusnivåer kan läggas till i byråinställningarna. Manualen ger steg-för-steg instruktioner för att hantera uppdragsstatus effektivt.
Capego Practice Management
Uppdragskommentar
Denna guide beskriver hantering av uppdragskommentarer i systemet. Användare kan visa, lägga till, läsa och ta bort kommentarer under Uppdragshantering. Automatiska e-postnotifikationer kan aktiveras för att informera ansvariga och handläggare (utom kommentarsförfattaren) vid nya kommentarer. Kommentarer visas i kronologisk ordning med senaste först och kan sökas i en särskild vy med filter för egna, alla och senaste 7 dagarna. Instruktioner för kommentarshantering och notifieringar syftar till att förbättra kommunikationen inom uppdragen.
Capego Practice Management
Uppdragsdetaljer
Dokumentet beskriver sidan Uppdragsdetaljer i ett uppdragshanteringssystem, där användarbehörighet styr vilka funktioner som är tillgängliga. På sidan finns all uppdragsinformation samlad, inklusive möjligheter att koppla resurser, göra anteckningar, samla dokument och lägga upp processer. Användare kan även tidrapportera, uppdatera status, fakturera och avsluta uppdrag. Vid behov av fler funktioner uppmanas man kontakta administratör för att få rätt behörighet.
Capego Practice Management
Sök uppdrag
Dokumentet beskriver steg-för-steg hur man söker uppdrag i Uppdragshantering med olika filter, sparar egna sökfilter, får tillgång till, byter namn på, flyttar och tar bort sparade filter. Det poängteras att sparade filter är unika för varje användare och inte delbara. Dessutom nämns att företag som använder klientgrupperingar har tillgång till ytterligare gruppalternativ vid sökning. Dokumentet är en användarmanual för effektiv hantering och anpassning av sökningar inom uppdragssystemet.
Capego Practice Management
Redigera uppdragsinställningar
Dokumentet beskriver inställningar för uppdrag i Capego Practice Management. Det täcker val av uppdragslistor (pågående arbete eller timmar), standarduppdragsansvarig vid skapande, hantering av pågående arbete vid avslut, och aktivering av uppdragsmallar för automatisk uppdragsskapande. Dessutom finns möjlighet att aktivera "Tillfälligt ansvarig" för att temporärt byta ansvarig, dock med rekommendation att undvika vid processmallar. Hänvisningar till manualer och var inställningarna finns i systemet ingår också. Målet är att underlätta och automatisera uppdragshantering för byråer.
Capego Practice Management
Överför pågående arbete
Dokumentet beskriver hur man hanterar funktionen "Överför Pågående arbete" i ett uppdragshanteringssystem. Det finns tre sätt att överföra arbete: från detta uppdrag till nytt uppdrag, till annat uppdrag eller från annat uppdrag till detta. Endast pågående arbete, inte tid, överförs, vilket kan påverka rapporter. Steg-för-steg instruktioner ges för att överföra arbete och för att ta bort en överföring om ett misstag begåtts, inklusive krav på att arbete inte får vara fakturerat för att tas bort. Rekommendation ges att begränsa överföringar och istället använda ändra pågående arbete vid behov.
Capego Practice Management
Lägg till flera uppdrag samtidigt
Dokumentet beskriver hur man massupprättar uppdrag i ett system. Processen inkluderar att välja uppdragstyp, processmall, periodslut, start- och slutdatum, grupperingar, pris, budget och uppdragsstatus. Användare kan även filtrera kontakter med kontakt- och egendefinierade fältfilter för att begränsa vilka klienter uppdrag skapas för. Vid behov kan man undvika dubbletter genom att markera relevant kryssruta. Slutligen granskas och bekräftas urvalet innan uppdragen skapas och visas på uppdragssidan.
Capego Practice Management
Lägg till ett uppdrag manuellt
Dokumentet beskriver hur man manuellt lägger till uppdrag i Capego Practice Management, antingen individuellt, i bulk eller som återkommande. Stegen inkluderar att välja klient, uppdragstyp, datum, uppdragsansvarig, status, prioritet, detaljer och ekonomiska uppgifter som avtalat pris och budget. Det betonas att använda massupprättande och återkommande uppdrag för att spara tid och undvika att missa uppdrag. Dessutom inkluderas instruktioner om hantering av ingående pågående arbete och hur dessa belopp syns i systemets dashboard.
Capego Practice Management
Anpassa uppdragstyper
Dokumentet beskriver hantering av uppdragstyper, som är mallar för olika typer av uppdrag företag utför på klienter, exempelvis bokslut och inkomstdeklaration. Uppdragstyper underlättar kategorisering, sökning och rapportering. Standarden inkluderar mallar som inte kan raderas eller ändras fullständigt. Användare kan lägga till, redigera, ta bort eller inaktivera uppdragstyper via inställningar. Dokumentet förklarar också inställningar för tidsrapportering, fakturering och uppdragsstatus, samt hur man kopplar uppdragstyper till processer för bättre uppdragsstyrning.
Capego Practice Management
Anpassa uppdragsstatus
Denna manual beskriver hur administratörer kan anpassa och hantera uppdragsstatusar i systemet. Den täcker funktioner som att lägga till, byta namn på, ändra ordning, tilldela till uppdragstyper, ange handläggningstid mellan statusar samt ta bort egna skapade statusar. Manualen förklarar också standardstatusar som inte kan ändras och hur anpassade statusar kan användas för att följa byråns arbetsprocesser mer effektivt. Inställningarna görs via menyn Byråstöd under Inställningar, med tydliga steg för varje funktion.