Inställningar för byrån
Utforska alla inställningar för att anpassa Capego Practice Management efter din byrås behov.
Senaste uppdatering: Capego Practice Management
Timpriser
Dokumentet beskriver hur man hanterar och prioriterar timpriser för handläggare inom Tid & Fakturering. Prisstrukturen har fyra nivåer med olika åsidosättningsordning: (1) timpris på en kontakt, (2) timpris per tidskod och handläggare, (3) timpris per tidskod och (4) standardpris per handläggare. Instruktioner ges för att lägga in timpriser på dessa nivåer via systemets gränssnitt, inklusive hur man definierar priser för olika tidsperioder och per handläggare. Behörigheten krävs för att visa och redigera budgetar, priser och tidrapporter.
Capego Practice Management
Ställ in debiteringsgrad för handläggare
Denna guide beskriver hur man anger debiteringsgrad och arbetstider för handläggare, vilket är viktigt för resursallokering, kapacitetsplanering och effektivitetsrapporter. Debiteringsgraden anger andelen debiterbar arbetstid och kan justeras för olika perioder, t.ex. vid interna projekt. Arbetstider kan anpassas genom att skapa olika scheman med specifika startdatum, exempelvis för sommararbete eller frånvaro. Instruktioner för att lägga till debiteringsgrad och arbetstid finns under Inställningar > Handläggare, med möjlighet att ange procent och timmar per dag samt hantera förändringar över tid.
Capego Practice Management
Ställa in Prioriterade uppdrag
Dokumentet beskriver hur man prioriterar uppdrag i ett system. Uppdrag tilldelade användare listas under "Ej prioriterade uppdrag" och kan markeras som "Prioriterade uppdrag" för att skapa en tydlig att-göra-lista. Viktiga eller brådskande uppdrag kan flyttas högst upp i listan via drag-och-släpp. Steg för att prioritera inkluderar att välja användare, markera uppdrag, flytta dem till prioriterade och omorganisera ordningen. Uppdrag kan även flaggas med röd, blå eller grön prioritet för bättre tydlighet.
Capego Practice Management
Ställ in arkiveringsperioder
Dokumenthantering i systemet möjliggör inställning av arkiveringsperioder för uppladdade dokument med en standardperiod på 7 år. Dokument flyttas automatiskt till papperskorgen när perioden uppnås, där de kan återställas eller raderas permanent efter en standardperiod på 1 år. Arkiveringstidens hierarki styr prioritet mellan manuella datum, taggar och uppdragstyper. Användare kan lägga till, ändra eller ta bort arkiveringsperioder via inställningarna under Automatisk arkivering, med flexibilitet att anpassa perioderna för olika dokumenttyper och kategorier. Papperskorgen kan tömmas manuellt eller genom schemalagd borttagning.
Capego Practice Management
Redigera tidskoder
Dokumentet förklarar hantering av tidkoder i tidsregistrering: hur man lägger till, redigerar, tar bort och inaktiverar dem. Tidkoder representerar specifika arbetsmoment och kan vara debiterbara eller interna. Vid behov anges timpris. Tidkoder kan importeras och hanteras under Inställningar - Byråstöd - Tidkoder. Radering är möjlig endast om tidkoden inte använts; annars bör den inaktiveras och flyttas till en separat flik för framtida återaktivering. Manualen innehåller steg-för-steg-instruktioner för varje funktion.
Capego Practice Management
Redigera uppdragsinställningar
Dokumentet beskriver inställningar för uppdrag i Capego Practice Management. Det täcker val av uppdragslistor (pågående arbete eller timmar), standarduppdragsansvarig vid skapande, hantering av pågående arbete vid avslut, och aktivering av uppdragsmallar för automatisk uppdragsskapande. Dessutom finns möjlighet att aktivera "Tillfälligt ansvarig" för att temporärt byta ansvarig, dock med rekommendation att undvika vid processmallar. Hänvisningar till manualer och var inställningarna finns i systemet ingår också. Målet är att underlätta och automatisera uppdragshantering för byråer.
Capego Practice Management
Inställningar för kontakter
Denna guide beskriver administratörens ansvar att anpassa inställningar under "Inställningar > Kontakter" i Capego. Viktiga punkter är hantering av automatisk klientnumrering, anpassning av adressetiketter, aktivering och begränsning av kontaktbehörigheter. Vidare går den igenom hantering av företagstyper, anteckningskategorier, branscher och SNI-koder. Kontaktbehörigheter kan begränsas per handläggare. Slutligen finns möjlighet att skapa egendefinierade fält för kontakter, med hänvisning till en separat guide för mer detaljer.
Capego Practice Management
Inställningar för e-postnotifieringar
Dokumentet beskriver hur man aktiverar och hanterar uppdragsnotifikationer och kommentarer, inklusive e-postvarningar till handläggare vid uppdragstilldelning, skapande och ändring av uppdragsansvarig. Det förklarar också användningen av uppdragskommentarer för intern kommunikation inom teamet. Vidare behandlas budgetnotifikationer som skickar meddelanden när resursers rapporterade tid överstiger en inställd procentsats. Slutligen beskrivs avvikelseorsak vid överskridna timmar då en popup ber användaren ange orsak vid uppdragets slutförande.
Capego Practice Management
Fakturering: Ändra ränteinställningar
Dokumentet beskriver hur man ställer in och justerar dröjsmålsränta i systemet. Först anges globala ränteinställningar via Byråstöd under Kundfordringar, där man bestämmer räntesats, ränteperiod och om ränta ska tas ut som standard på kunder. Därefter kan räntan och ränteperioden anpassas för enskilda kunder via kontaktlistan, med möjlighet att aktivera eller inaktivera ränta per kund. Tips ges om att regelbundet uppdatera vilka kunder som ska debiteras innan ränteberäkning sker.
Capego Practice Management
Automatiska priser, lägsta pris, fast pris
Dokumentet beskriver hur resurshanterare kan konfigurera automatiska standardpriser för fakturor hos klienter genom att ange lägsta pris, avtalat pris eller fast pris för olika uppdragstyper. Lägre pris säkerställer minimibelopp på fakturor, avtalat pris tillämpas oavsett pågående arbete och kan ge upp- eller nedskrivning, medan fast pris prioriteras vid fakturering om det finns fastprisavtal. Instruktioner för varje prisinställning ges stegvis via klientens resurs- och prisflik i systemet, vilket förenklar fakturahanteringen och sparar tid.
Capego Practice Management
Åtkomst från mobil eller surfplatta
Capego Practice Management erbjuder ett mobilt gränssnitt för iPhone, Android-telefoner och surfplattor, vilket ger enkel åtkomst till kontakter och funktioner var som helst. Användare kan ringa samtal, söka adresser på karta och lägga till Capego som genväg på startskärmen via instruktioner för Android och iPhone. På surfplattor finns sidopaneler borttagna för större visningsutrymme, med åtkomst via menyknappen till instrumentpanel, kontakter, jobb & fakturering, rapporter och inställningar, vilket underlättar mobil hantering av verksamheten.
Capego Practice Management
Egendefinierade fält för kontakter
Dokumentet beskriver hur man kan lägga till, organisera och hantera egendefinierade fält och fältgrupper för kontakter i ett system. Det går att skapa upp till 85 fält i olika typer (ja/nej, textfält, datum etc.), knyta dessa till fältgrupper och styra deras visning och behörigheter. Fälten kan sorteras alfabetiskt eller manuellt. Det förklaras också hur man skapar dynamiska fältgrupper som kan visas på kontaktens huvudsida och hur dessa grupper kan organiseras. Guiderna inkluderar steg-för-steg instruktioner och visuell exempelmaterial.
Capego Practice Management
Anpassa uppdragstyper
Dokumentet beskriver hantering av uppdragstyper, som är mallar för olika typer av uppdrag företag utför på klienter, exempelvis bokslut och inkomstdeklaration. Uppdragstyper underlättar kategorisering, sökning och rapportering. Standarden inkluderar mallar som inte kan raderas eller ändras fullständigt. Användare kan lägga till, redigera, ta bort eller inaktivera uppdragstyper via inställningar. Dokumentet förklarar också inställningar för tidsrapportering, fakturering och uppdragsstatus, samt hur man kopplar uppdragstyper till processer för bättre uppdragsstyrning.
Capego Practice Management
Anpassa uppdragsstatus
Denna manual beskriver hur administratörer kan anpassa och hantera uppdragsstatusar i systemet. Den täcker funktioner som att lägga till, byta namn på, ändra ordning, tilldela till uppdragstyper, ange handläggningstid mellan statusar samt ta bort egna skapade statusar. Manualen förklarar också standardstatusar som inte kan ändras och hur anpassade statusar kan användas för att följa byråns arbetsprocesser mer effektivt. Inställningarna görs via menyn Byråstöd under Inställningar, med tydliga steg för varje funktion.
Capego Practice Management
Anpassa hemskärm/dashboard
Dokumentet beskriver hur man anpassar startsidan (dashboarden) i Capego Practice Management genom att välja, ordna om, ta bort och redigera paneler samt lägga till eget innehåll såsom företagslogotyp och företagsinformation. Användare kan skräddarsy visningen och temat för att passa sina behov. Panelinställningar sparas per användarprofil och kan innehålla specifika filter beroende på paneltyp. Anpassning görs via inställningar och byråadministrationen, med möjlighet att lägga till multimedia och annan information ovanför eller under panelerna för att ge en personlig och relevant överblick av företagsaktiviteter.