Tidsrapportering
Manualerna beskriver hur tidsregistreringen fungerar, inklusive att registrera tid med timer, kopiera och redigera tidrapporter, låsa upp uppdrag för tidsregistrering, importera aktivitetskoder samt hantera timpriser.
Senaste uppdatering: Capego Practice Management
Timpriser
Dokumentet beskriver hur man hanterar och prioriterar timpriser för handläggare inom Tid & Fakturering. Prisstrukturen har fyra nivåer med olika åsidosättningsordning: (1) timpris på en kontakt, (2) timpris per tidskod och handläggare, (3) timpris per tidskod och (4) standardpris per handläggare. Instruktioner ges för att lägga in timpriser på dessa nivåer via systemets gränssnitt, inklusive hur man definierar priser för olika tidsperioder och per handläggare. Behörigheten krävs för att visa och redigera budgetar, priser och tidrapporter.
Capego Practice Management
Tidrapport: Importera tidkoder
Denna guide beskriver hur man förbereder och importerar tidkoder via en .csv-fil i systemet. Viktiga punkter inkluderar att granska och eventuellt redigera standardtidkoder innan import, att följa specifika krav för .csv-filen (inga rubrikrader, korrekt kolumnordning: tidkod, beskrivning, debiteringspris, kodtyp), och att kodtyp måste vara "Debiterbar (B)", "Icke-fakturerbar (N)" eller "Betalt ej fakturerbart (P)". Importen sker via Inställningar > Installation > Importera Tidkoder. Efter import ska data kontrolleras och vid behov redigeras eller tas bort.
Capego Practice Management
Tidsregistrering
Dokumentet beskriver steg-för-steg hur man registrerar tid i systemet under "Tid och Fakturering" -> "Min tidrapport". Användaren kan ändra handläggare, välja typ av tidregistrering (debiterbar eller interntid), och ange tid enligt tre metoder: faktisk tid, enheter eller decimaler. Tidkod anges genom att skriva in eller söka upp koden. Anteckningar om arbetsinsatsen kan läggas till. Efter registrering visas posten med sammanställning och timpris, och användaren kan öppna uppdrag eller klientkort via länkar. Daglig tidrapportering och övervakning av ofullständiga rapporter rekommenderas.
Capego Practice Management
Redigera tidskoder
Dokumentet förklarar hantering av tidkoder i tidsregistrering: hur man lägger till, redigerar, tar bort och inaktiverar dem. Tidkoder representerar specifika arbetsmoment och kan vara debiterbara eller interna. Vid behov anges timpris. Tidkoder kan importeras och hanteras under Inställningar - Byråstöd - Tidkoder. Radering är möjlig endast om tidkoden inte använts; annars bör den inaktiveras och flyttas till en separat flik för framtida återaktivering. Manualen innehåller steg-för-steg-instruktioner för varje funktion.
Capego Practice Management
Redigera eller ta bort en tidsregistrering
Dokumentet beskriver hur man redigerar tidrapporter i ett system, förutsatt att rapporten inte är låst eller fakturerad. För att redigera eller ta bort tidrapporter måste uppdraget vara öppet och rapporterna olåsta. Användaren ska gå till sidan "Min tidrapport", välja handläggare, navigera via flikarna Dagligen, Veckovis eller Månatlig för att hitta rätt dag, klicka på tidsregistreringen och antingen redigera eller ta bort den, och avsluta med att spara ändringarna vid redigering.
Capego Practice Management
Lås upp ett uppdrag för tidsregistrering
Dokumentet förklarar att knappen "Tidsregistrering" på sidan "Uppdragsdetaljer" inte visas om tidsregistrering är låst för uppdraget. För att kunna registrera ny tid måste tidrapporter först låsas upp, vilket görs via "Uppdragshantering" genom att välja uppdrag och klicka på "Öppna tidsregistrering". Tidrapporter låses automatiskt när ett uppdrag är slutfört eller stängt.
Capego Practice Management
Kopiera en tidsregistrering
Denna guide beskriver hur du kopierar tidsregistreringar i tidrapporter för samma eller tidigare dagar, vilket sparar tid vid återkommande poster som ledighetsanteckningar. Stegvis visas hur man navigerar till "Min tidrapport", väljer dag, markerar en post, kopierar och anger nytt datum samt eventuellt kommentarer. Den kopierade posten fyller automatiskt i jobb- och aktivitetskod, och kan redigeras innan man lägger till den nya tidrapportposten.
Capego Practice Management
Automatiska priser, lägsta pris, fast pris
Dokumentet beskriver hur resurshanterare kan konfigurera automatiska standardpriser för fakturor hos klienter genom att ange lägsta pris, avtalat pris eller fast pris för olika uppdragstyper. Lägre pris säkerställer minimibelopp på fakturor, avtalat pris tillämpas oavsett pågående arbete och kan ge upp- eller nedskrivning, medan fast pris prioriteras vid fakturering om det finns fastprisavtal. Instruktioner för varje prisinställning ges stegvis via klientens resurs- och prisflik i systemet, vilket förenklar fakturahanteringen och sparar tid.
Capego Practice Management
Använd tidrapportstimer
Denna manual beskriver hur du använder timers i Capego Practice Management för att spåra tid på uppdrag och klienter, underlätta tidrapportering och fakturering. Du kan starta, pausa, stoppa, redigera tid och namn på flera timers samtidigt. Timers måste aktiveras i inställningarna. Från en stoppad timer kan du skapa tidrapportsregistreringar som matchar timerdatumet. En timer som är kopplad till en tidrapport kan inte tas bort förrän tidrapporten tas bort. Manualen innehåller steg-för-steg-anvisningar för alla funktioner.