Interpretar facturas
Reconocimiento de datos de facturas para convertirlas en información contable.
Última actualización: a3asesor Scana3innuva Doc
Gestión de facturas con a3innuva Doc y a3asesor Scan
La versión 4.3 de a3asesor Scan permite importar facturas directamente desde a3innuva Doc, optimizando la contabilización. El proceso inicia con la subida de facturas por el cliente en a3innuva Doc, etiquetadas según su tipo. Luego, en a3asesor Scan se selecciona el origen y etiqueta para importar y contabilizar las facturas automáticamente. Los estados (sin estado, importada, contabilizada) se sincronizan entre ambas plataformas, facilitando la gestión y seguimiento. Además, a3innuva Doc ofrece filtros, historial y acciones (borrar, descargar, editar etiquetas) para las facturas según su estado, mejorando el control y trazabilidad.
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Asignar cuentas de cliente o proveedores masivamente
El documento explica cómo asignar una misma cuenta de cliente o proveedor a facturas que no tienen identificado ni NIF ni cuenta durante el proceso de interpretación. En la ventana "Identificación de facturas", se seleccionan las facturas y se pulsa "Asignar cuentas". Luego, se marca la opción para asignar cliente o proveedor a las facturas seleccionadas o a todas las que no tengan información, y se elige la cuenta correspondiente del cliente o proveedor para completar la asignación.
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Pestaña Varios dentro de las Opciones de programa
Este documento explica las opciones de configuración del software a3asesor Scan en el apartado "Varios". Incluye funciones para ajustar la anchura y orden de columnas, desbloquear facturas, exportaciones y cuentas bloqueadas en entornos en red, así como borrar informes de exportación. Además, permite configurar cadenas para reconocer meses en diferentes idiomas y establecer un semáforo ámbar para marcar facturas con importes superiores a un umbral definido (por defecto 3.000 €), facilitando el control de operaciones con importes elevados. Las imágenes ilustran cada opción y los mensajes de confirmación correspondientes.
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Cómo configurar ajustes especiales en cuentas contables
El documento explica cómo parametrizar cuentas desde la opción "Interpretación de facturas" en "Ajustes Especiales" de a3asesor Eco Con Conasesor plus. Permite configurar texto identificativo, teléfono/fax, tipos de IVA, retenciones, suplidos, cuenta de local, última fecha y número de factura procesados, decimales del proveedor y tolerancia en céntimos de la cuota de IVA. Se accede desde "Ajustes especiales" o con botón derecho sobre la factura, y los cambios quedan guardados para facilitar la identificación y procesamiento correcto de facturas.
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Métodos para interpretar las facturas
El documento explica cómo interpretar facturas en a3asesor Scan mediante cuatro métodos: área fija de datos, posición, etiquetas y ajustes especiales. El área fija permite seleccionar rectángulos para datos clave, guardándose para futuras interpretaciones. La posición usa clic derecho para asignar datos a coordenadas específicas. Las etiquetas configuran textos para identificar números de factura automáticamente. Los ajustes especiales definen el formato esperado del número de factura para detectar incidencias. Estas herramientas facilitan la correcta extracción y reconocimiento de datos en facturas expedidas y recibidas, optimizando la gestión documental.
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Cómo enseñar a a3scan a reconocer el número de factura
Este documento explica cómo verificar y solucionar problemas si a3scan no reconoce el número de factura al interpretar una factura. Indica revisar primero el OCR haciendo clic derecho sobre la línea de factura para confirmar si detecta el número. Dependiendo de si el número contiene espacios, se recomienda seleccionarlo directamente o con la tecla CTRL. Finalmente, para facturas con la misma estructura, se aconseja ingresar el último número de factura procesado en "Ajustes especiales" para mejorar la interpretación automática.
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Signo de admiración en la Fecha o Número de factura
El documento explica que durante la interpretación de facturas con a3asesor Scan, si se detecta un dato incoherente en la fecha o número de factura, se muestra un signo de admiración junto al campo afectado. Por ejemplo, si se importan facturas del ejercicio 2025 pero alguna tiene fecha de 2024, aparecerá esta alerta en el campo de fecha. La fecha que prevalece para la importación es la que aparece en la factura, por lo que dicha factura se asignará al ejercicio 2024, aunque se importe en 2025.
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Cómo exportar facturas ya revisadas o interpretadas
Este documento explica cómo exportar facturas desde a3asesor Scan a a3asesor Eco, Con o Conasesor plus. Solo pueden exportarse facturas en estado "Interpretada" o "Revisada". Para hacerlo, en la ventana principal se debe pulsar el botón "Contabilizar", donde es posible filtrar las facturas por estado, empresa y rango de fechas. Luego, se seleccionan las facturas deseadas y se confirma la exportación. Solo aparecerán para exportar aquellas facturas que estén en los estados mencionados.
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Cómo actualizar plan contable al interpretar facturas
Este documento explica cómo actualizar el plan contable en las aplicaciones a3asesor Eco o a3asesor Con al interpretar facturas con a3asesor Scan. Si se han creado nuevas cuentas desde el "Mantenimiento del Plan Contable", es necesario pulsar el botón "Plan Contable" en la ventana "Identificación de facturas". Al hacerlo, aparecerá un mensaje de alerta que debe ser aceptado para completar la actualización de la información, asegurando que el plan contable refleje los cambios realizados.