Expedientes
Gestión y control de expedientes, incluyendo creación, seguimiento y documentación asociada.
Última actualización: a3asesor Ges
Alta de un expediente
El documento explica cómo crear un expediente en el software desde el apartado Datos/Expedientes, usando el botón "Nuevo". Detalla que se debe seleccionar el cliente, el tipo de expediente (con posibilidad de generar movimientos de facturación predefinidos y cuotas), y asignar un código cuya estructura puede ser configurada. Además, se asignan automáticamente la serie contable y el domicilio de la remesa. También se indica si el expediente está listo para facturar y si debe emitir factura independiente. Al aceptar, se accede a la ficha del expediente para completar más datos relacionados.
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Descuento en cuotas
La actualización permite informar descuentos porcentuales en las cuotas desde la ficha del cliente en "Datos del cliente / Cuotas", excepto para pagos delegados. Los descuentos se reflejan en el importe total tras su aplicación. Cuotas anteriores a la versión 5.93 no aplican descuentos automáticamente. Además, los listados de cuotas, tanto internos como exportados a Excel, incluyen el nuevo campo de descuento y el importe recalculado con dicho descuento, facilitando una gestión más detallada y precisa de las cuotas con descuentos aplicados.
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¿Cómo cambiar masivamente la codificación de expedientes?
El documento explica cómo modificar masivamente la codificación de expedientes en una aplicación. Desde el menú Utilidades / Parámetros Generales, se pueden definir los parámetros para la codificación automática de nuevos expedientes. Además, si se modifica esta codificación, la aplicación ofrece la opción de aplicar estos cambios a los expedientes ya existentes, facilitando la actualización homogénea de toda la base de datos. Se incluyen imágenes ilustrativas del proceso.
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Cómo cerrar un expediente
El documento explica cómo cerrar un expediente informando una fecha de cierre para evitar que aparezca al dar de alta nuevos datos, aunque siempre podrá ser consultado. Si el expediente tiene saldo, se puede traspasar a otro expediente o liquidar generando un asiento contable. En caso de traspaso, se debe indicar el código del expediente destino; si se liquida, se debe proporcionar fecha, cuenta del cliente y de tesorería. También se menciona la opción de cerrar automáticamente el expediente al facturar cuando se use factura independiente.
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Cómo se informa el Saldo Disponible Inicial de un Expediente
Este documento explica cómo introducir el saldo disponible inicial en un expediente dentro del programa a3asesor Ges. Al crear un expediente, se debe asignar el saldo inicial desde la “Ficha del Expediente” pulsando el botón para modificar el campo "Saldo". Se aclara que este saldo representa movimientos contables ya realizados previamente, por lo que la aplicación muestra un aviso para recordar que esos movimientos ya están contabilizados. Así, se asegura que el saldo inicial refleje correctamente la situación financiera al comenzar a trabajar con el expediente.
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Alta masiva de pagos delegados periódicos
Este documento explica cómo crear pagos delegados periódicos de forma masiva para múltiples clientes usando la opción "Cuotas / Alta masiva de cuotas" en el menú principal. Detalla los pasos para seleccionar "Pago Delegado", ingresar la información de la cuota, definir criterios de selección, elegir los clientes y expedientes correspondientes, y finalmente generar un listado con los asociados. Para completar, se pulsa "Terminar" para ejecutar el proceso y dar de alta las cuotas conforme a los criterios indicados, facilitando así la gestión masiva de pagos periódicos delegados.
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Fecha Próxima Generación y Fecha Fin de Vigencia de las Cuotas
El documento explica dos conceptos clave para la gestión de cuotas: la Fecha Próxima Generación, que indica cuándo se generará la siguiente cuota y se actualiza automáticamente tras cada facturación según el periodo; y la Fecha Fin de Vigencia, que determina la última cuota a generar, pudiendo ser ilimitada si se indica 00/00. También se destaca que si se factura con una fecha mayor a varios periodos, se crearán varias cuotas facturables de acuerdo a dicha periodicidad. Además, se señala que para evitar nuevas cuotas, la Fecha Fin de Vigencia debe situarse antes de la próxima emisión.
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¿Cómo realizar el alta de Cuotas Periódicas de forma masiva?
Este documento describe el proceso para crear cuotas periódicas masivamente a clientes mediante un asistente en el menú Cuotas. Permite registrar conceptos facturables o pagos delegados como cuotas periódicas. El usuario selecciona clientes o cliente/expediente según el tipo de relación y define en qué cliente o expediente se generarán las cuotas. También se puede obtener un listado de clientes asociados. Finalmente, al pulsar "Terminar", se generan las cuotas conforme a los criterios seleccionados. El proceso facilita la gestión masiva y automatizada de cuotas periódicas.
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¿Cómo dar de alta Cuotas de Pagos Delegados Periódicos?
El documento explica cómo crear cuotas de pagos delegados periódicos desde la opción "Datos / Clientes / Cuotas", destacando que al seleccionar Pago Delegado, la cuota se genera como PREVISTO. Además, resalta que antes de facturar estas cuotas, es necesario generar los pagos delegados periódicos mediante la opción "Facturación / Generar pagos delegados periódicos". Se incluye una imagen ilustrativa para facilitar el proceso.
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Simulación de Cuotas del nuevo ejercicio
El documento describe la función "Simulación de Cuotas" dentro de la opción "Cuotas / Actualización de Cuotas", que permite generar un listado con la previsión de ingresos mensuales por cuotas para un nuevo ejercicio empresarial. La herramienta calcula los importes con la fecha de próxima generación y aplica el tipo de actualización deseado, como un porcentaje. Si se deja en cero, muestra la previsión sin modificar los importes actuales. Se inicia el proceso con un botón específico y el resultado muestra una estimación visual de los ingresos anuales por cuotas.
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Al generar las facturas de cuotas aparece el nombre del mes incompleto
Este documento explica cómo configurar las facturas de cuotas para que en su descripción aparezca el mes completo. Los pasos son: acceder a "Datos/ Clientes/ Cuotas", modificar la cuota insertando espacios entre los corchetes de la fórmula y guardar los cambios. Incluye una imagen ilustrativa del proceso.
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Cómo dar de baja una cuota para que no vuelva a facturarse
El documento explica cómo informar la baja de una cuota para evitar que se facture en periodos futuros, indicando que se debe registrar la fecha de fin de vigencia en los datos del cliente. La fecha debe corresponder al último mes en que se desea facturar; por ejemplo, para que no se facture en agosto, la fecha de fin será julio. También se menciona que si la fecha de fin es agosto, ese mes sí se facturará, pero no en septiembre. Se incluyen enlaces para más información sobre fechas y gestión de cuotas relacionadas.
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Listado de cuotas
El documento explica cómo obtener un listado de cuotas periódicas desde la opción "Cuotas / Listado de Cuotas" del menú principal, filtrando por fechas y agrupado por cliente. Permite exportar el listado a Excel mediante un botón específico. Además, ofrece la función de simulación de cuotas a generar en la próxima facturación, indicando la fecha correspondiente. Se pueden listar cuotas de la empresa actual o de todas las definidas, y ordenar el listado por código o razón social del cliente.
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Alta masiva de expedientes
Este documento explica el proceso para la creación masiva de expedientes en una aplicación. Se accede desde "Expedientes / Alta masiva de expedientes" a un asistente que guía en la generación de expedientes para clientes seleccionados o que cumplan ciertos criterios. Se debe definir el sistema de codificación, ingresar datos del expediente, establecer filtros para elegir clientes y seleccionar a quienes se les creará el expediente. Antes de concluir, se puede listar los clientes con nuevos expedientes o aquellos con incidencias que impidieron la creación. Finalmente, se pulsa "Terminar" para completar el proceso.
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Pagos Delegados
El documento explica los Pagos Delegados, que son pagos realizados por un profesional en nombre del cliente, principalmente impuestos y cuotas de Seguridad Social. Estos pagos pueden ser previstos (no pagados aún) o pagados (ya cubiertos por el despacho). Se describe la gestión de pagos mediante remesas, facilitando la provisión con saldos disponibles y la inclusión de estos pagos en facturas para recordar al cliente. Además, se señala la función para entrada masiva de datos y se ejemplifica el manejo de un pago delegado previsto, con la posibilidad de cambiar su estado a pagado, generando un asiento contable correspondiente.
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Cómo eliminar o cerrar un expediente y gestionar su saldo
El documento explica cómo eliminar un expediente desde el apartado Datos/Expedientes seleccionando y pulsando el botón eliminar. Si el expediente contiene datos, no se podrá borrar; en ese caso, se sugiere informar una Fecha de Cierre para que no aparezca en entrada de datos pero pueda consultarse. Al cerrar un expediente con saldo, se puede traspasar a otro expediente o liquidarlo generando un asiento contable. También se indica que al facturar con factura independiente, se puede cerrar automáticamente el expediente marcando "Cerrar al facturar".