Documentinvoer en herkenning
Hier vind je documentatie voor automatische invoer en herkenning van je documenten.
Laatst bijgewerkt: Adsolut BoekhoudingExpert/MAdsolut KMO-beheer
Basecone: Werken met autorisatoren (vóór het boeken)
Dit document beschrijft het instellen en gebruiken van autorisatoren in Basecone. Eerst moeten autorisatoren en autorisatiebeheerders worden aangemaakt door de supergebruiker. Een (beperkt) klantgebruiker tagt documenten, wijst kostenplaatsen/projecten toe en koppelt autorisatoren aan documenten. Autorisatoren zien vervolgens een lijst van te autoriseren documenten, kunnen deze goedkeuren of afwijzen met verplichte opmerkingen bij afwijzing. Afgekeurde documenten worden teruggezet naar te taggen lijst. Het autorisatieproces wordt in de documenttijdlijn geregistreerd. Notificaties voor autorisatie worden periodiek verzonden, niet direct bij nieuw document.
Adsolut Boekhouding
Kan ik een excelbestand of pdf publiceren op het klantenportaal ?
Deze instructie legt uit hoe rapporteringscijfers via het portaal gedownload kunnen worden in PDF of Excel, bijvoorbeeld om naar een bank te mailen. Het proces omvat: 1) Exporteren van rapportering vanuit Boekhouding > Financiële rapportering naar Excel of PDF. 2) Uploaden van het bestand onder de tab Fiscaal in de folder Portal Uploads, met online publicatie aangevinkt. 3) Het dossier raadplegen via het klantenportaal onder Documenten > Archief > Boekhoud/fiscaal dossier. Hierbij worden ook relevante schermafbeeldingen getoond ter ondersteuning.
Adsolut Boekhouding
Hoe kan ik mijn financiële rapportering publiceren op het klantenportaal ?
Het document geeft advies over het publiceren van financiële rapportering in het Adsolut subdossier op het klantenportaal. Na het openen van de rapportering hoeft u alleen bij instellingen periodes de optie "publiceren (online)" aan te vinken. Hierdoor kan de klant via het klantenportaal onder de tab "boekhouding, rapporten" de financiële rapportering raadplegen.
Adsolut Boekhouding
E-facturen laten goedkeuren via Basecone wanneer je met Adsolut werkt.
Het document beschrijft hoe e-facturen automatisch vanuit het e-invoicingportaal naar Basecone kunnen worden doorgestuurd om daar een goedkeuringsflow te starten. Tussendoor kunnen facturen ook naar Adsolut worden gestuurd, ongeacht goedkeuring, die alleen invloed heeft op betaling. De stappen omvatten: 1) automatisch doorsturen naar Adsolut uitschakelen in het e-invoicingportaal om dubbele ontvangst te voorkomen; 2) het e-mailadres van Basecone toevoegen in het e-invoicingportaal om facturen door te sturen; 3) de goedkeuringsflow instellen in Basecone, met ondersteuning van diens helpdesk.
Adsolut Boekhouding
Adsolut : Factureren met een verschillende layout via het klantenportaal
Dit artikel beschrijft hoe via het klantenportaal in een on-premise omgeving gefactureerd kan worden met verschillende factuurlay-outs gekoppeld aan gebruikers. Hiermee kunnen bedrijven met meerdere activiteiten aparte factuurlay-outs en dagboeken per activiteit hanteren. Het instellen vereist meerdere gebruikers met facturatierechten en aparte factuurlay-outs per gebruiker. Daarnaast kunnen aparte verkoopdagboeken worden gekoppeld aan verschillende boeken. Het artikel illustreert dit aan de hand van een voorbeeld waarbij twee gebruikers verschillende factuurmodellen en verkoopdagboeken gebruiken, wat leidt tot gescheiden boekingen en factuurnummering per activiteit.
Adsolut Boekhouding
Startersgids Basecone
Deze handleiding beschrijft het gebruik van Basecone, een tool voor documentbeheer en boekhoudintegratie. Het behandelt het activeren van boekhoudsystemen, synchroniseren van dossiers, gebruikersbeheer met diverse rollen en het aanleveren, voorbereiden, taggen en boeken van documenten. Daarnaast worden functies zoals document splitsen/samenvoegen, boekingsregels, het archief, de workloadmatrix en validatie-overzicht toegelicht. Ook worden tips gegeven voor sneltoetsen, automatische e-mailbevestigingen en een eigen domeinnaam voor documentaanlevering. Hiermee kunnen accountants en gebruikers efficiënt hun administratieve processen stroomlijnen.
Adsolut Boekhouding
Hoe moet ik mijn klantenportaal publiceren?
Deze handleiding beschrijft stap voor stap hoe u interne en externe DNS-records, SSL-certificaten en port forwarding op een firewall configureert voor uw webservers Clientservice en Portal. De procedure omvat aanpassingen in IIS, het aanmaken van DNS-zones en A-records, firewallregels voor HTTP/HTTPS en het configureren van instellingen binnen Adsolut. Na voltooiing kunnen interne en externe gebruikers veilig via HTTPS toegang krijgen tot de websites. Verder wordt aanbevolen om vooraf uw IT-partner te raadplegen. De configuratie kan tot 24 uur duren voordat externe DNS-records actief zijn.
Adsolut Boekhouding
Hoe moet ik mijn klantenportaal updaten?
Deze handleiding beschrijft het stappenplan voor het updaten van een klantenportaal. Belangrijke stappen zijn: inloggen met een admin-account op zowel de webserver als SQL-server, openen van Internet Information Services (IIS), verwijderen van oude bestanden behalve "appsettings.json", kopiëren van nieuwe bestanden uit de SQL-server naar de webserver, uitvoeren van een IIS-reset, en controle van de update via de browser. IT-partnercontact wordt aanbevolen bij vragen. Het eindresultaat is een succesvolle update van het portaal, bevestigd door een specifieke webpagina. Links naar gerelateerde updates zijn ook inbegrepen.
Adsolut Boekhouding
Adsolut Hoe moet ik de OCR starten?
Deze handleiding beschrijft hoe de OCR (Optical Character Recognition) gestart wordt binnen Adsolut. Vooraf moet aan voorwaarden voldaan zijn, zoals het beschikken over OCR-licenties, een admin account en een juiste login op de PC. De stappen omvatten het activeren van de OCR-gebruiker in Adsolut via gebruikersbeheer, het controleren van licenties en het openen van de OCR-applicatie via de Adsolut share in Windows Verkenner. Na het dubbelklikken op de Adsolut OCR-app is het proces gestart en via het icoontje kan de status gevolgd worden. Links naar gerelateerde handleidingen worden meegegeven.
Adsolut Boekhouding
Adsolut : Optical Character Recognition [OCR] - schematisch overzicht
Dit document beschrijft het proces waarbij gebruikers PDF-facturen uploaden in Adsolut, waarna een OCR-systeem deze haalt, omzet naar XML en op een gedeelde map plaatst. Adsolut haalt vervolgens de XML weer op en slaat deze op in de database. Essentieel is dat de Windows-gebruiker die OCR en Adsolut uitvoert, toegang heeft tot de SQL-server en lees-/schrijfrechten op de gedeelde EFFF-map. De componenten omvatten SQL Server, Adsolut Client en OCR op specifieke Windows-besturingssystemen. Installatie en continuïteit worden deels door IT-dienst van de klant en deels door Wolterskluwer verzorgd, met aandacht voor juiste rechten en bereikbaarheid.
Adsolut Boekhouding
Adsolut : Hoe kan ik betaalopdrachten aanmaken en geboekte aankoopfacturen consulteren in het klantenportaal?
Deze handleiding beschrijft het gebruik van het Adsolut klantenportaal voor het raadplegen van geboekte aankoop- en verkoopfacturen en het aanmaken van betaalopdrachten. Na inloggen kiest u een dossier en navigeert u naar "Boekhouding" voor overzicht en toegang tot facturen. Betalingsopdrachten maakt u aan via "Aankopen" door facturen te selecteren en toe te voegen aan een betaalmandje. Vervolgens kunt u een betaalbestand genereren voor banksoftware of Isabel. Verkoopfacturen zijn ook te bekijken en filteren via het menu. Bijgevoegd is een instructievideo voor visuele ondersteuning.
Adsolut Boekhouding
Hoe kan ik Basecone activeren in Adsolut?
Deze handleiding beschrijft hoe gebruikers met toegang tot de Adsolut-module 'Boekhouding' (BH-BOEKH) Basecone kunnen activeren via het submenu 'Integraties' in een subdossier. Na inloggen met Basecone-gegevens genereert men een activatiesleutel en voert deze in om de koppeling te voltooien. Synchronisatie van dossiers kan een keer per 30 minuten plaatsvinden en vereist per dossier akkoord voor kosten. Elk dossier moet individueel gesynchroniseerd worden om via Basecone facturen te verwerken, ondanks dat éénmalige activatie geldt voor alle dossiers. De synchronisatie kan tot 30 minuten duren voordat gegevens zichtbaar zijn.
Adsolut Boekhouding
Adsolut en Basecone flow
Dit document beschrijft de integratie en workflow tussen Adsolut en Basecone. Het proces start met eenmalige activatie van Basecone in een subdossier binnen Adsolut, waarna synchronisatie van gegevens mogelijk is. Gebruikers kunnen documenten in Basecone taggen en verwerken (zoals inkoop- en verkoopfacturen), waarna de geboekte gegevens via Adsolut verder verwerkt worden. Specifieke instellingen en synchronisaties zijn aanpasbaar per subdossier. Verder geeft het document uitleg over waar gesynchroniseerde informatie zoals rekeningen, BTW-codes en relaties binnen Adsolut terug te vinden is, met ondersteunende afbeeldingen en verwijzingen naar gerelateerde artikelen.
Adsolut Boekhouding
Adsolut : Overstappen van Adsolut OCR naar Basecone
Deze handleiding legt uit hoe u Adsolut OCR per dossier kunt uitschakelen om dubbele kosten te vermijden wanneer u Basecone gebruikt. Bij betaling per dossier schakelt u Adsolut OCR uit via 'Kantoorbeheer' > 'Relaties' in Adsolut, door de OCR-gegevens onder 'Software' en 'Portal Import' te verwijderen. Bij vaste betaling voor meerdere dossiers neemt u contact op met Adsolut Support om de OCR-functie voor alle dossiers stop te zetten. Na uitschakeling kunt u Basecone activeren en het dossier synchroniseren. Voor verdere vragen is support beschikbaar via de aangegeven links.
Adsolut Boekhouding
Adsolut: Hoe kan ik in Adsolut specifieke instellingen doen voor Basecone?
Deze handleiding beschrijft de Basecone-instellingen binnen Adsolut, te vinden onder 'Integraties - Basecone - Instellingen' in het dossier. Hier kunnen algemene instellingen worden aangepast voor het importeren van EFFF-bestanden en Basecone-boekingen. Belangrijke opties zijn onder meer automatisch boeken via de Adsolut TaskService, het opslaan van documenten in het DMS met een specifieke naamgeving, en het downloaden van het Basecone-archief, vooral relevant bij conversie van andere Wolters Kluwer boekhoudpakketten. Dit laatste kan echter de databasegrootte aanzienlijk vergroten.
Adsolut Boekhouding
Adsolut: Hoe worden de Basecone boekingen gedownload in Adsolut?
Adsolut downloadt automatisch Basecone-boekingen via de 'Adsolut SyncService [MASTERKB]' volgens een adaptief pollingprincipe. De standaardpolling is elke 30 seconden, tien keer herhaald, waarna de interval stapsgewijs met 30 seconden wordt verhoogd tot maximaal 5 minuten. Bij detectie van een boeking valt de polling terug naar 30 seconden. Bij elke start van de dienst of dagelijkse eerste opstart begint de polling direct op de standaardinterval. Gebruikers kunnen ook handmatig wachten af te halen via het menu om de boekingen direct te downloaden en verwerken.
Adsolut Boekhouding
Basecone - Adsolut : gebruik van uitgesplitste rekeningen
In Adsolut kunnen algemene rekeningen, zoals autokosten, worden uitgesplitst naar specifieke categorieën zoals voertuigen, polis, verkeersbelasting, leningen en onroerend goed via "uitsplitsen naar" in het boekhoudplan. Deze uitsplitsing kan ook direct bij het boeken in Basecone worden geselecteerd, beschikbaar vanaf Adsolut versie 1.30.0 zonder extra handelingen. Bij import in Adsolut worden deze gegevens automatisch aangevuld. Polissen kunnen tijdens het boeken in Adsolut voorzien worden van een start- en einddatum, waarbij de factuurdatum in Basecone als standaard startdatum geldt, maar handmatig aangepast kan worden in Adsolut.