Aankoopfacturen
Laatst bijgewerkt:Adsolut SuiteExpert/M
Startershandleiding: 5. ingave aankoopfactuur / verkoopfactuur
Het ingeven van een aankoop- of verkoopfactuur gebeurt op een gelijkaardige manier.
Expert/M
Hoe wordt bepaald of een UBL-bestand verwerkt wordt als factuur of als creditnota?
Bij de verwerking van een UBL-bestand in Expert/M wordt bepaald of het document als factuur of creditnota wordt geboekt aan de hand van de syntax van het bestand. Bij de "Invoice" syntax is het verplichte veld bepalend: waarde 380 betekent factuur, 381 betekent creditnota. Bij de "CreditNote" syntax wordt het document altijd als creditnota verwerkt, ongeacht de waarde in , mits het bestand voldoet aan de minimumvereisten (Peppol BIS 3.0 - EN16931) voor verwerking in Wolters Kluwer-applicaties.
Expert/M
Expert/M: het previewscherm activeren om te boeken vanuit een bestand
Dit document beschrijft hoe u het previewscherm activeert en configureert in een dossier via het menu Configuratie > Gekoppelde documenten in Expert/M. Het bevat instructies voor het instellen van bron- en doelmappen voor digitale documenten, waarbij automatisch verplaatste en gekoppelde bestanden worden beheerd. Dynamische paden kunnen worden samengesteld met parameters zoals [Dossierpath] en [Winuser]. Opties voor automatische bijvoeging en stempelplaatsing van documenten worden besproken. Ook wordt uitgelegd hoe UBL-bestanden in bulk verwerkt kunnen worden, met automatische boeking en bevestiging per document. Het document koppelt bestanden via links naar de doelmap, niet direct in de database.
Expert/M
Expert/M, UBL: Grootboekrekening - Koppelen aan artikel
Deze uitleg beschrijft de functie van de optie "Koppelen aan artikel" in het veld "Grootboekrekening" binnen Expert/M bij de verwerking van UBL-bestanden. Wanneer deze optie is geselecteerd, controleert het systeem of een artikel voorkomt in de koppelingstabel "Artikels". Als het artikel gevonden wordt, stelt Expert/M automatisch de gekoppelde grootboekrekening voor, en bij wijziging wordt de koppeling aangepast. Als het artikel niet gevonden is, gebruikt het systeem een grootboekrekening uit de leveranciersfiche, klantfiche of het dagboek, en bij handmatige wijziging wordt een nieuwe koppeling aangemaakt voor toekomstig gebruik. Links naar aanvullende informatie en gerelateerde onderwerpen zijn toegevoegd.
Expert/M
Documenten verwerken en boeken (UBL, PDFen e-invoicing): Voorbereidende instellingen
Dit document beschrijft de verwerking van documenten in Expert/M, met twee hoofdmethoden: manuele verwerking van PDF, JPG, JPEG, BMP en TTF-bestanden, en automatische verwerking van UBL-bestanden (e-invoicing). Voor UBL-bestanden zijn specifieke configuraties vereist, waaronder instellingen voor klanten, leveranciers, grootboekrekeningen, nummeringsregels en het verwerken van detaillijnen. Er wordt ook aandacht besteed aan het automatisch koppelen of aanmaken van klanten/leveranciers, het gebruik van grootboekrekeningen uit UBL, en het bepalen van het boekjaar op basis van documentdatum. Extra opties zoals het opnemen van bijlagen en het overnemen van eenheden zijn eveneens beschreven.
Expert/M
Documenten verwerken en boeken (UBL, PDFen e-invoicing): Na verwerking
Dit document beschrijft het automatische verwerkingsproces van documenten in Expert/M na bevestiging van een boeking. Bestanden worden automatisch verplaatst naar een doelmap en hernoemd met een prefix die module, documenttype, dagboeknummer en boekingsnummer aangeeft. Een digitale stempel met het documentnummer kan worden toegevoegd. Documenten kunnen als bijlage aan de boeking gekoppeld worden en zijn op verschillende manieren te openen, onder meer via detailweergave, overzicht en afdrukvoorbeeld. Voor financiële documenten geldt een aparte, meer manuele verwerkingswijze vanwege beperkingen van het UBL-formaat.
Expert/M
Documenten verwerken en boeken (UBL, PDFen e-invoicing): De verwerking
De handleiding beschrijft hoe UBL-bestanden in Expert/M automatisch of handmatig verwerkt kunnen worden, met opties voor bulk- of individuele verwerking. De automatische verwerking stopt bij handmatige acties, niet-herkende relaties, investeringen/voorraadelementen, controlemeldingen, of als "Iedere boeking bevestigen" aanstaat. Bij niet-herkende UBL-klanten/-leveranciers verschijnt een tussenscherm waarin je kunt koppelen aan een bestaande relatie of een nieuwe aanmaken. Dit scherm biedt geavanceerde zoek- en filtermogelijkheden in een instelbare grid. Optioneel kan nieuwe klant-/leveranciersnummering handmatig worden ingegeven als geactiveerd in de configuratie.
Expert/M
Documenten verwerken en boeken (UBL, PDF,...): Activatie
Deze handleiding beschrijft hoe Expert/M digitale facturen en creditnota’s automatisch kan tonen en bij boeking als bijlage koppelen, waarmee afdrukken wordt vermeden. Het preview-scherm ondersteunt PDF, JPG, JPEG, BMP en TIFF en kan UBL-bestanden automatisch boeken. Activatie gebeurt via het menu 'Configuratie > Gekoppelde documenten', waarbij bron- en doelmappen worden ingesteld. Documenten kunnen na verwerking automatisch als bijlage worden toegevoegd, met optie voor bevestiging. Expert/M voegt desgewenst een documentnummerstempel toe aan bijlagen. UBL-bestanden kunnen in bulk verwerkt worden, automatisch of met bevestiging per boeking.
Expert/M
Documenten verwerken en boeken (UBL, PDF en e-invoicing): Hoe begin je eraan?
Deze handleiding beschrijft hoe je aankopen en verkopen kunt inboeken in Expert/M software via twee methodes: de tegel "Te verwerken bestanden" op het startscherm en het menu Dagboeken. Het preview-scherm toont bovenaan een grid met documenten en onderaan de visualisatie ervan, met mogelijkheid tot aanpassing van verhouding, maximalisering en loskoppelen. In de grid kunnen documenten tijdelijk worden uitgesloten om verwerking te vermijden. De visualisatie biedt functies zoals opslaan, mailen, zoeken en navigeren. Instellingen zijn dossier- en dagboektypegebonden en kunnen tijdelijk of definitief aangepast worden.
Expert/M
XML importeren: Aankopen
Dit document beschrijft de structuur en vereisten voor het xml-bestand "aankopen" binnen Expert/M software. Het behandelt belangrijke velden zoals journal, leverancier, muntcode, documenttypen, boekjaren, btw-periodes en detaillijnen met accounts en btw-codes. Specifieke aandacht gaat uit naar Intrastat-gegevens en VAT Refund-codes. Daarnaast wordt uitgelegd hoe verplichte en optionele velden functioneren bij de import, waarbij sommige kritieke velden leeg kunnen blijven tot het moment van import. Hierdoor wordt gecontroleerde en correcte verwerking van aankoopgegevens en fiscale rapportages gewaarborgd.
Expert/M
Hoe kan ik een nieuw aankoopdagboek aanmaken in Expert/M?
Dit document beschrijft het aanmaken en configureren van aankoopdagboeken in een boekhoudsysteem via Ingave > Basisgegevens > Aankoopdagboeken. Gebruikers kunnen dagboeken nummeren en voorzien van een alfacode, velden zichtbaar maken, standaard grootboekrekeningen instellen en controles op documentnummers en data activeren. Opties zoals melding bij blanco btw-rooster, refertekopieën en controles op dubbele referenties en gestructureerde mededelingen helpen fouten voorkomen. Referte-instellingen bepalen welke referenties verplicht zijn en hoe ze gekopieerd worden bij inboeken van aankoopfacturen. Hiermee wordt een nauwkeurige en gecontroleerde boekhouding ondersteund.